ЕВФРАТ внедряют в «Ясной Поляне»

В «Музее-усадьбе Л. Н. Толстого “Ясная Поляна”» началось внедрение системы электронного документооборота (СЭД) ЕВФРАТ. Для реализации проекта заказчик приобрел лицензию на одновременную работу 50 сотрудников. Установку и настройку системы осуществляет партнер Cognitive Technologies в Тульской области — компания Brevis.

Музей-усадьба «Ясная Поляна» — уникальный мемориальный и природный заповедник, входящий в число наиболее важных культурных объектов на территории Российской Федерации. Именно здесь Л. Н. Толстой написал романы «Анна Каренина» и «Война и мир». Кроме своей основной цели — реконструкции культурной среды, существовавшей в период жизни Толстого, в «Ясной Поляне» активно развиваются туристические и образовательные программы. В октябре 2010 года музей посетили более 20 000 человек.

Для обеспечения эффективного хранения и обработки документов руководство «Ясной Поляны» приняло решение внедрить СЭД. По результатам открытого конкурса, в котором участвовали ведущие игроки рынка, победителем была признана система ЕВФРАТ. Основными факторами, определившими это решение, стали функциональность системы, приемлемая цена и большое количество внедрений на территории РФ.

В настоящий момент начался первый этап внедрения, предусматривающий настройку системы ЕВФРАТ в соответствии с техническим заданием заказчика. После его окончания в «Ясной Поляне» планируется создать единый архив электронных документов, организовать учет входящей и исходящей корреспонденции, наладить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, а также автоматизировать внутренний документооборот. В результате пользователями системы ЕВФРАТ в «Ясной Поляне» станут более 100 человек.

Ожидается, что внедрение системы ЕВФРАТ позволит значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций с документами, и повысит уровень исполнительской дисциплины сотрудников. В результате скорость обработки документов в «Ясной Поляне» должна увеличиться в 2—3 раза.