Лента новостей 367 Публикация  

РУДН управляет потоком более 100 тысяч документов в год с помощью системы «1С», развернутой на 4700 рабочих местах

Группа компаний «1С-Рарус»: внедрение и сопровождение программ «1С», комплексная и отраслевая автоматизация (70 решений для 17 отраслей), автоматизация розничной торговли, 1С:Дистрибьюция, 1С:Франчайзинг, учебный центр, компьютеры, сети, системы безопасности и т.д.
 

© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2019

РУДН совместно с «1С-Рарус» автоматизировали управление документооборотом с помощью «1С:Документооборот государственного учреждения». Новая система объединила 4700 пользователей и решила задачи по созданию, маршрутизации и хранению более 100 тысяч документов в год.

Российский университет дружбы народов — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR. Это первый в России университет, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.

РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.  Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально. Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников.

Автоматизация потребовалась и для решения еще одной важной задачи. РУДН является участником национальной программы 5–100. Цель Проекта 5–100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.

Выполняя задачи программы 5–100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. 

Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации. С помощью информационной системы планировалось унифицировать документооборот и повысить его прозрачность, сократить время на подготовку документов и установить сроки жизненного цикла каждого документа. С помощью новой системы документооборота организация, проведение и распространение решений собраний должны были стать проще, а управление поручениями — результативнее. Дополнительно пользователи должны были получить возможность работать из любой географической точки. 

Для решения этих задач было использовано решение «1С:Документооборот государственного учреждения». Помощь по внедрению и настройке новой системы оказали специалисты «1С-Рарус». Agile-подход позволил организовать постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий, несмотря на сложность оргструктуры и многочисленность объектов документооборота.

В системе работает около 4 700 пользователей, из которых для 1,5 тысячи человек было проведено онлайн- и офлайн-обучение. Для всех пользователей работает горячая линия поддержки.

Результаты проекта:

1. Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:

  • Проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов.
  • Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде.
  • за счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза.
  • Повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов.
  • Выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм.
  • Для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
  • Ежемесячно в системе ЭДО разрабатываются новые шаблоны документов.


2. Университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, который требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.

Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.
 

3. В единой системе объединены потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета.

 

На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»:

С «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» реализован обмен данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам.

С «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» настроен обмен финансовыми показателямями проектов.

С «1C:Управление холдингом 8» реализован обмен служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится в «1С:Документооборот», а в «1C:Управление холдингом 8» документы поступают на исполнение.

 

Архитектор системы Р. Аглямов резюмирует: «Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения «1С:Документооборот», очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией «1С-Рарус» принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета».


 


Опубликовано 27.08.19 16:59
Просмотров 1293
Разместил xbox
Едим слона по кусочкам!
Едим слона по кусочкам!
Если вас, вашего бухгалтера или ИТ-специалиста обяжут работать по новым правилам, изменят устоявшиеся процессы, будет явно некомфортно. Поэтому, как говорится, ешьте слона по кусочкам. Именно эту идею и поддерживают проекты с масштабированием.
EDI: информация как стандарт
EDI: информация как стандарт
Наверняка вам часто приходилось слышать об обмене EDI-сообщениями. Что же это за способ взаимодействия? Чем он полезен и как сейчас применяется бизнесом в своих целях?
СДУ «Приоритет» внедрена в ТАСС
СДУ «Приоритет» внедрена в ТАСС
Специалисты «Диджитал Дизайн» успешно завершили проект по автоматизации процесса управления поручениями на базе системы документационного управления «Приоритет» (СДУ) в ведущем государственном информационном агентстве России ТАСС. Заказчик получил единое информационное пространство для работы и эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины.