Российское представительство LEDVANCE сокращает расходы с Synerdocs

Ведущий производитель люминесцентных ламп в России перешел на электронный документооборот с клиентами. Интеграционное решение Synerdocs и SAP позволило предприятию сократить канцелярские затраты, а также упростить и ускорить процесс отгрузки продукции.

LEDVANCE — один из крупнейших мировых производителей инновационных осветительных приборов и интеллектуальных решений по освещению помещений. Компания имеет представительства более чем в 140 странах. В России LEDVANCE работает с 1996 года. В 2003 году компания открыла собственное производство — завод в г. Смоленске (АО «ЛЕДВАНС»).

Более 70% офисных помещений в нашей стране освещаются лампами OSRAM от компании LEDVANCE. Российское предприятие выпускает около 75 млн люминесцентных ламп в год. Помимо них на заводе производят лампы накаливания и специальные лампы, а также сопутствующее оборудование — от стартеров до светильников. Продукция выпускается под торговой маркой OSRAM и распространяется по всей России, а также экспортируется в свыше 30 государств.
 

Документооборот с контрагентами: от сложного к простому

С момента открытия производства увеличивалось как количество контрагентов, так и число отгрузок со склада — сообщает Дмитрий Косилов, начальник отдела сопровождения приложений АО «ЛЕДВАНС». Сейчас на заводе ежедневно обрабатывается до 150 заявок на поставку продукции.

Руководство завода приняло решение оптимизировать процесс, в том числе за счет перехода на электронный документооборот с контрагентами. Перед предприятием встал вопрос: настроить обмен через оператора ЭДО (сервис Synerdocs) или EDI-провайдеров, решения которых уже используются в АО «ЛЕДВАНС»? Оценив правовые риски, остановились на первом варианте.

Подключение к сервису и интеграция с SAP

Проект перехода на электронный документооборот с контрагентами стартовал в 2017 году. Команда АО «ЛЕДВАНС» и Synerdocs выполнила настройку интеграции сервиса с системой SAP R/3. В качестве решения был выбран наиболее простой и надежный механизм обмена данными —через промежуточный сервер по защищенному протоколу SFTP. Сотрудник сохраняет документы в XML-формате на выделенном SFTP, затем сервис интеграции загружает их в веб-клиент Synerdocs — в раздел «К отправке», после чего пользователь может подписать и выслать их контрагенту.

«В данный момент в сервисе обмена отправляем клиентам свыше 50 документов (УПД) в месяц. Цифра небольшая, поскольку мы находимся в самом начале пути и пока перевели на электронный документооборот лишь малую часть наших клиентов — рассказывает Дмитрий Косилов.  — Однако уже сейчас решение Synerdocs зарекомендовало себя как надежный и удобный инструмент оптимизации документооборота. Именно поэтому мы планируем с каждым месяцем наращивать количество клиентов, подключенных к сервису».

Преимущества обмена электронными документами уже оценили и контрагенты предприятия. В их числе сокращение расходов на бумагу, снижение износа печатного оборудования и трудозатрат на подготовку, печать и сортировку документов, а также быстрый их поиск. Кроме того, в Synerdocs есть возможность отследить текущий статус документа, а использование сервиса освобождает от необходимости физически хранить огромное количество документов — все необходимое теперь доступно онлайн.

В ближайшее время предприятие планирует перевести на электронный документооборот не только большинство клиентов, но и подключить к сервису поставщиков. Также в АО «ЛЕДВАНС» рассматривают возможность перехода на обмен электронными транспортными накладными.