Министр информатизации и связи республики Мордовия Олег Соколов о внедрении СЭД «ДЕЛО»: моя работа стала более эффективной

В республике Мордовия был реализован масштабный проект внедрения СЭД «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Всего на данный момент к системе подключено более 800 рабочих мест в 30 республиканских министерствах и Администрации г. Саранска, все руководители ведомств получили возможность работать удаленно с использованием мобильных клиентов iEOS.

О своем личном опыте работы в системе, результатах внедрения и дальнейших планах по реализации проекта нам любезно согласился рассказать Министр информатизации и связи республики Мордовия Олег Соколов.

Олег Александрович, расскажите, пожалуйста, о предыстории проекта, когда провели конкурс, почему выбрали ЭОС?

- После создания Министерства информатизации и связи Республики Мордовия, как отдельного органа государственной власти, было принято решение посмотреть, каким образом можно объединить в единую систему уже существующие на тот момент разрозненные системы документооборота различных органов власти. Поэтому мы провели анализ как существующих систем, так и всех доступных предложений на рынке с точки зрения функционала, опыта внедрения в региональных органах власти, совокупности прямых инвестиционных затрат и затрат на эксплуатацию. По совокупности этих критериев в рамках проведенного нами конкурса мы выбрали СЭД «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), в том числе и из-за широты ее функционала. Опять же, это была и самая распространенная система в республике, - на тот момент суммарно было внедрено около 400 рабочих мест. С СЭД «ДЕЛО» работала Администрация города Саранска, Министерство финансов и еще несколько органов власти. Кроме того, предложение ЭОС было и наиболее оптимальным с точки зрения соотношения «цена/качество».

Сколько было в итоге внедрено рабочих мест, где и кто работает сегодня в системе?

- На сегодняшний момент мы закупили около 540 дополнительных рабочих мест к тем, которые уже существовали. Всего – около 700 только в органах исполнительной власти. В целом мы довольны и взаимодействием как с ЭОС, так и с его региональным партнером, - компанией «Гарант», специалисты которой достаточно оперативно, профессионально и ответственно подошли к реализации проекта. Сегодня мы уже можем говорить, что система запущена в эксплуатацию во всех 30 республиканских органах исполнительной власти. Более того, уже есть пользователи системы, в том числе ваш покорный слуга, которым очень удобно ею пользоваться. Причем, очевидно, что система достаточно хороша именно с точки зрения информативности для руководителей, позволяя решать вопрос контроля документов быстрее и надежнее стандартного подхода.

Как понимаю, речь идет о мобильных рабочих местах для удаленной работы в СЭД?

- Да. Для всех членов Правительства мы закупили мобильные решения iEOS, всего 30 комплектов. В этом отношении у нас в республике сложилась очень благоприятная ситуация, поскольку Председатель Правительства Республики Мордовия В.Ф.Сушков является активным сторонником использования современных информационных систем и решений, для него это понятно и удобно. Приложение iEOS, как и любое другое решение, не оптимальное, но в целом радует, что ЭОС готов к сотрудничеству и все-таки улучшает свое решение. Если говорить о моем личном опыте использования, то сегодня пока разница между iEOS и моим рабочим кабинетом в веб-доступе еще существует. К сожалению, сейчас пока нет прямого ответа, почему это происходит, но некоторые документы напрямую в планшетное решение не попадают в принципе, хотя они есть на контроле в рабочем кабинете в веб-версии. Это, конечно, создает определенные сложности. Надеюсь, в ЭОС мобильное решение оперативно доработают.

Олег Александрович, вы не могли бы поподробнее рассказать, какие ведомства сегодня автоматизированы системой, как там осуществляется работа с документами?

- Как я уже сказал, проект внедрения системы, стартовавший во втором полугодии прошлого года, сегодня уже запущен в эксплуатацию. В каждом из 30 республиканских органов исполнительной власти внедрена СЭД «ДЕЛО». Конечно, есть и нарекания. Как правило, они связаны с необходимостью дообучения отдельных сотрудников. Но в целом внедрение системы прошло успешно. В Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия все рабочие места системой «ДЕЛО» закрыты. Мы перешли на внутренний безбумажный документооборот. Если и возникают проблемы, то они довольно оперативно решаются ЭОС и его местным партнером.

Удалось ли вам отследить возрастание эффективности работы госслужащих после перехода на электронный документооборот?

- Наверное, напрямую это отследить пока невозможно. Как я уже сказал, в республике электронный документооборот внедрен во всех министерствах, но не на всех рабочих местах. Сказать, что это привело к какому-то глобальному повышению эффективности работы госслужащих, я не могу. Сегодня документооборот электронный продолжает параллельно сосуществовать с бумажным. Следующий этап – это, конечно, переход на полностью безбумажный документооборот. И на этом этапе уже можно будет говорить о заметном повышении эффективности. Что касается лично меня, я считаю, что работа руководителя стала более эффективной. Я открываю свой личный кабинет в СЭД и вижу, какие документы у меня на контроле, в том числе и с истекающим сроком действия, - в итоге намного проще контролировать, организовывать их исполнение, осуществлять поиск документов и т.д.

Каковы дальнейшие планы по реализации проекта внедрения?

- Следующим шагом будут подведомственные учреждения и муниципальные органы власти, а затем подведомственные муниципальные учреждения. В целом, я рассчитываю, что единой системой электронного документооборота у нас будет закрыт весь государственный и муниципальный сектор. Хотелось бы верить, что это будет уже в 2014 году, но здесь уже вступают в силу бюджетные ограничения.

Вероятно, для этого вам потребуется еще и разработка новых регламентов для межведомственного электронного взаимодействия?

- В целом, - да. Но это общая проблема, которая нуждается в решении как нами, органами власти, так и тем разработчиком, который будет внедрять эту систему. Тем не менее, как таковые регламенты все-таки существуют, потому что документооборот по факту происходит, - может быть не всегда это закреплено какими-то решениями конкретных органов власти и муниципалитетов, но в целом работа идет. Наверное, не совсем правильно это было бы переложить на бумагу механически, поскольку в некоторых случаях этот процесс хаотичный. В этом случае, автоматизация хаоса приведет к автоматизированному хаосу, но, никоим образом, не к порядку. Поэтому мы считаем, что в ближайшее время от ЭОС, как разработчика нашей текущей платформы, должно поступить предложение о дальнейшем развитии проекта. Соответственно, - следующим шагом должна стать разработка некоего типового регламента, может быть по уровням (для поселковых администраций, районных администраций, органов власти, для региона в целом), который мы попробуем пилотным образом внедрить. И если это должным образом покажет свою эффективность, то следующим шагом станет развертывание системы в целом с той этапностью, которую я обозначил.

И последний вопрос, - есть ли планы по интеграции СЭД «ДЕЛО» с федеральными системами СМЭВ и МЭДО?

- Конечно да.

Олег Александрович, большое спасибо за беседу. Успехов в работе!

О проекте:

Проект был реализован «серебряным» партнером ЭОСа в Приволжском федеральном округе - компанией «Интэлс». Руководителем проекта был назначен генеральный директор ООО «Интэлс» Чайников Алексей. Специалисты компании «Интэлс» определили оптимальную технологическую схему построения системы электронного документооборота в органах государственной власти Республики Мордовия. После согласования с ЭОС и утверждения плана внедрения системы была произведена настройка серверов и системы «ДЕЛО» на базе ЦОД подведомственного Министерству информатизации Республики Мордовия государственного учреждения. Затем сотрудники компании «Интэлс» провели обучение пользователей системы «ДЕЛО» (около 500 человек). В настоящее время система сдана в эксплуатацию и передана местному партнеру на сопровождение.