DIRECTUM – основа единой межведомственной системы электронного документооборота Тюменской области

Новый этап развития СЭД в Правительстве Тюменской области объединил в одну базу 29 отдельных серверов. Теперь вся работа госорганов с электронными документами осуществляется в единой системе.

Тюменская область является одним из самых успешно развивающихся субъектов Российской Федерации. Для поддержания своих лидирующих позиций и обеспечения дальнейшего развития Правительство области активно использует в своей деятельности информационно-коммуникационные технологии. Существенным фактором прогресса информатизации в регионе стала принятая целевая программа «Основные направления развития информатизации в Тюменской области (Электронная Тюменская область)». Создание единой автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства было выделено в качестве отдельной задачи в рамках Программы.

Для решения этой масштабной задачи был утвержден проект внедрения системы электронного документооборота, стартовавший в 2005 году. В рамках проекта специалисты партнеров компании DIRECTUM «ФИНЭКС Качество» и «РАСТАМ-ИТ» разработали ряд специализированных решений на базе системы DIRECTUM. Ими стали модули «Обращение граждан», «Контроль», «Правительство», «Интеграция». На тот момент возможность создания единой базы для всех подразделений органов власти отсутствовала. Общий проект внедрения был разбит на точечные проекты, в рамках которых система устанавливалась поэтапно в каждый орган исполнительной власти, в зависимости от подготовленности их инфраструктуры.

В ноябре 2010 года стартовал новый этап развития проекта автоматизации, поставивший целью создание единой базы на основе систем всех органов исполнительной власти и организации межведомственного взаимодействия сотрудников госаппарата. В связи с тем, что каждая из баз данных имела свои особенности, на плечи ГКУ ТО «Центр информационных технологий Тюменской области» легла сложная задача проведения конвертации данных 29 отдельных баз, что требовало дополнительных процедур подготовки.

Особенности автоматизации комментирует руководитель отдела внедрения компании DIRECTUM Николай Пестерев: «Проект по объединению баз Правительства Тюменской области – один из самых технически сложных и масштабных проектов за всю историю внедрения. Объединение множества баз нам необходимо было выполнить без вмешательства в основную работу пользователей,  которые уже активно использовали систему, поэтому работа велась специалистами DIRECTUM круглосуточно. Непосредственно объединение баз реализовывалось поэтапно: в выходные и праздничные дни мы проводили миграцию данных, в рабочее время осуществляли поддержку системы, проводили обучение и консультацию сотрудников, затем продолжали подготовку к следующему этапу. Было похоже на непрерывный конвейер, и наши сотрудники с честью выдержали заданный темп».

Создание единого электронного пространства на уровне всей области позволило департаменту информатизации Тюменской области направить все материальные ресурсы на развитие единого решения, а, значит, использовать их более эффективно. Сегодня к единой базе данных системы DIRECTUM кроме органов исполнительной власти области подключены все органы местного самоуправления.

«Хочу сказать огромное спасибо ИТ-специалистам Центра информационных технологий, которые осуществляли поддержку пользователей. Благодаря их непосредственному участию, а также грамотному управлению Проектом со стороны департамента информатизации все технические и организационные вопросы, требующие совместной работы, решались быстро и квалифицированно, – продолжает свой комментарий Николай Пестерев. – Это был достойный вызов нашему опыту и профессионализму, и мы успешно и в срок решили поставленные Правительством Тюменской области задачи. В результате все сотрудники, а их более 2300, имеют возможность работать в единой системе, с едиными деловыми процессами и централизованным управлением».

Правительство Тюменской области планирует продолжать развитие электронного документооборота. На текущий момент уже осуществляется подключение к системе подведомственных учреждений органов исполнительной власти и территориальных подразделений федеральных органов власти – отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Тюменской области, ТФОМС Тюменской области, регионального управления ФСБ Российской Федерации по Тюменской области, главного управления МЧС по Тюменской области, Центра специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Тюменской области.

Директор департамента информатизации Тюменской области Александр Албычев рассказал о результатах проекта: «Внедрение системы DIRECTUM проходило в два этапа: на первом этапе мы унифицировали процессы и утвердили их как единые для всех, затем перевели департаменты области с ведения локального документооборота на работу по единым процессам и объединили данные в единую базу. Благодаря колоссальной работе, в которую были вовлечены специалисты органов исполнительной власти Тюменской области и Центра информационных технологий Тюменской области, специалисты компании DIRECTUM и ее бизнес-партнеров, функционирование госорганов Тюменской области осуществляется в единой системе и по единым правилам. И это предмет особой гордости. Таким образом, DIRECTUM стала ядром единой межведомственной системы электронного документооборота Тюменской области».

В мае 2010 года проект «Система единого электронного документооборота в органах исполнительной власти Тюменской области» был номинирован на 1-м Всероссийском конкурсе: «Лучшие решения по созданию систем коллективной обработки информации на федеральном, региональном и муниципальном уровне».