На базе IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture компанией «СИТРОНИКС Информационные Технологии» был создан единый центр документооборота для всех торговых точек Розничной сети МТС

IBM (NYSE:IBM). ABBYY и «СИТРОНИКС Информационные Технологии», один из крупнейших системных интеграторов и ведущих поставщиков продуктов, решений и услуг в области информационных технологий в Восточной Европе и СНГ, сообщают об успешном завершении проекта автоматизации системы документооборота в Розничной сети МТС.

Основной задачей в рамках создания системы электронного документооборота (СЭД) является повышение качества обработки первичной документации благодаря автоматизации большей части рутинных задач. Для организации централизованного управления корпоративным документооборотом и внедрения единой СЭД Розничная сеть МТС выбрала платформу IBM FileNet и систему потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture. По итогам тендера для проведения комплекса предпроектных работ и внедрения указанных решений была выбрана компания «СИТРОНИКС Информационные Технологии».

Широкие возможности IBM FileNet в области обеспечения долговременного хранения текстовых файлов, отсканированных документов, графиков, сообщений электронной почты и других типов документов наиболее полно отвечают требованиям розничного бизнеса. Кроме того, технологии IBM обеспечивают автоматизацию ключевых бизнес-процессов, позволяют контролировать бухучет в каждой торговой точке, обеспечивать достоверность данных и соблюдать сроки хранения деловых бумаг.

Для распознавания документов, поступающих в СЭД, в Розничной сети МТС используется система потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture. Широкие возможности решения по извлечению данных из структурированных документов и его гибкая клиент-серверная архитектура полностью соответствуют масштабным задачам и специфике проекта.

Система ABBYY FlexiCapture, интегрированная с IBM FileNet, сканирует и распознает 30 видов первичных бухгалтерских документов, поступающих из розничных точек МТС по всей России. Решение ABBYY автоматически определяет тип документа, причем документы разных типов могут обрабатываться подряд. ABBYY FlexiCapture извлекает из них все необходимые атрибуты (код точки, указанные в документе дату и сумму), после чего распознанные данные и скан-копии документов поступают в электронный архив для дальнейшей обработки.

Система рассчитана на несколько тысяч пользователей. В рамках сотрудничества проектных команд «СИТРОНИКС ИТ» и Розничной сети МТС на базе интегрированной платформы IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture было создано единое упорядоченное хранилище документов, состоящее из оперативного хранилища (открытый период) и архивного хранилища (архивные периоды)

Благодаря внедрению централизованной системы электронного документооборота на основе IBM FileNet удалось достичь автоматизации процесса сверки первичной документации (в автоматическом режиме сверяются скан бумажного документа и электронный документ в единой базе 1С) и обеспечить возможность составления оперативных отчетов о сверенной документации в режиме реального времени.

На данный момент аппаратную часть единой СЭД Розничной сети МТС составляют 8 серверов IBM X3650 и 2 сервера IBM X3200. Система имеет тесную интеграцию с существующей ИТ-инфраструктурой  и, в частности, с системой  1С. Так, реализована загрузка и автоматическое обновление справочников между 1С НСИ и IBM FileNet, обеспечена бесшовная интеграция с корпоративной системой информационной безопасности и разграничением прав доступа.

«Развертывание автоматизированной системы документооборота в Розничной сети МТС позволило сократить издержки и значительно сократить «ручной труд» по обработке первичной документации. Мы сформировали унифицированный и прозрачный документооборот, что повышает управляемость и эффективность работы компании», - отметил директор департамента информационных технологий Розничной сети МТС Олег Костин.

«Создание системы электронного документооборота в Розничной сети МТС – один из самых крупных проектов, реализованных с применением ABBYY FlexiCapture в России. Результаты внедрения продемонстрировали высокую эффективность его применения в составе решений для автоматизации сложных бизнес-процессов крупных розничных компаний, – говорит управляющий по корпоративным проектам ABBYY Россия Никита Кривоноженков. 

“Внедрение системы электронного документооборота – основа повышения эффективности бизнес-процессов любой компании, - отметил Драгутин Ивачи, директор департамента программного обеспечения, IBM в России и СНГ. - Реализация проекта в Розничной сети МТС на базе программных средств IBM FileNet позволила компании создать надежную основу для развития современной комплексной информационной системы”.

Комментируя результаты проекта, в «СИТРОНИКС ИТ» особенно подчеркивают роль специалистов Розницы МТС, принимавших непосредственное участие в разработке бизнес-задачи, этапов внедрения и оперативном управлении изменениями в ходе проекта: «Создание  единого хранилища электронных документов в масштабе Розничной сети МТС, представленной во всех регионах России, это уникальный проект, успех которого в максимальной степени зависел от взаимопонимания внутри проектной команды, – комментирует Иван Петров, Директор департамента интегрированных решений, «СИТРОНИКС Информационные Технологии» в России. – Масштаб внедрения, неоднородная ИТ-инфраструктура в торговых точках сети, организация обучения пользователей,  находящихся в разных часовых поясах, – все это осложняло задачу внедрения единой СЭД. Однако мы успешно завершили проект, прежде всего, благодаря широким технологическим возможностям платформы IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture и активному вовлечению представителей бизнеса со стороны МТС».