В работе госучреждений существует немало специфических задач, сложность решения которых состоит в том, что они носят системный и масштабный характер. Здесь имеет место строгая регламентация, внешняя и внутренняя иерархия, в сочетании с большими объемами обрабатываемой информации и ее крайней важностью. Каждый запрос и каждое решение, как правило, проходят несколько инстанций и реализуются по строго определенной схеме. При этом, немаловажную роль играют правильная организация к систематизации и хранения архивных данных, а также ведение контроля на каждом из этапов.