Лента новостей 8084 Публикация  

Эффективность работы с документами в проекте строительства транспортно-логистического комплекса компанией «Белый раст» (ОАО «РЖД») повысилась с Docsvision

 

© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2019

ООО ТЛЦ «Белый Раст» - дочернее общество ОАО «РЖД», целью которого является строительство транспортно-логистического комплекса нового поколения на земельном участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области. C внедрением системы Docsvision работа с большим объёмом документации, сопровождающей проект, переведена в электронный вид. 

Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную – это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности.

Проектной командой Заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты «Смарт-Докс» провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников Заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.

После завершения проекта внедрения вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений, договорная работа, планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса полностью ведутся в системе Docsvision.

Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров, формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Результаты внедрения СЭД в «ТЛЦ «Белый Раст» подтверждаются следующими изменениями: проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. Docsvisionсодержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам. Сократились сроки согласования документов, промежуточные версии перестали теряться. Значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма, автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, обозначенными в ходе совещаний. Статус выполнения поставленных заданий можно отследить в системе документооборота, а исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера в срок берет на себя система Docsvision.

Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки по этим направлениям, что являлось одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.


Опубликовано 15.04.19 17:42
Просмотров 623
Разместил xbox
EDI: информация как стандарт
EDI: информация как стандарт
Наверняка вам часто приходилось слышать об обмене EDI-сообщениями. Что же это за способ взаимодействия? Чем он полезен и как сейчас применяется бизнесом в своих целях?
СДУ «Приоритет» внедрена в ТАСС
СДУ «Приоритет» внедрена в ТАСС
Специалисты «Диджитал Дизайн» успешно завершили проект по автоматизации процесса управления поручениями на базе системы документационного управления «Приоритет» (СДУ) в ведущем государственном информационном агентстве России ТАСС. Заказчик получил единое информационное пространство для работы и эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины.
Компания «Диджитал Дизайн» завершила модернизацию СЭД Росстандарта
Компания «Диджитал Дизайн» завершила модернизацию СЭД Росстандарта
Компания «Диджитал Дизайн» завершила проект модернизации системы электронного документооборота Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), в рамках которого платформа СЭД Lotus Notes была заменена на российскую Docsvision.