В «Тройка РЭД» запущена в промышленную эксплуатацию система EOS for SharePoint

В январе 2016 года в инвестиционно-строительной компании «Тройка РЭД», осуществляющей деятельность на территории Москвы и Московской области, запущена в промышленную эксплуатацию система EOS for SharePoint.

В ходе проекта автоматизированы бизнес-процессы выбора подрядных организаций, согласования договоров, дополнительных соглашений, разрешений на оплату, а также ряд других процедур в сфере управления проектами и документами. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем работ выступила компания ООО «Юниксофт» (г. Мытищи), партнер ЭОС. О том, как рождалась идея проекта, как она воплощалась в жизнь, а также о планах на будущее, рассказала Мария Хурамшина, бизнес-аналитик компании «Тройка РЭД».

Расскажите, как возникла идея внедрить ECM-систему? Многие компании урезают IT-бюджеты, так как ситуация в экономике требует сокращать расходы, а вы, наоборот, приняли решение о новом внедрении. Почему именно сейчас?

Я думаю, текущая ситуация в экономике требует не столько сокращать расходы, сколько изыскивать резервы эффективности. Один из способов – искать «слабые звенья» в организации бизнес-процессов и ликвидировать их. Чтобы выжить в жесткой конкурентной среде в сегменте рынка, в котором работает наша компания, именно сейчас нужно быть намного лучше других – работать эффективнее, качественнее, быстрее, надежнее.

В отличие от конкурентов, у ООО «Тройка РЭД» несколько иной подход к работе на строительном рынке. Мы осуществляем управление проектами сразу в четырех направлениях – как застройщик, как технический заказчик, как генеральный подрядчик и как эксплуатационная компания. Наша компания бо́льшую часть работы делегирует партнерам – проектным, инженерно-изыскательским организациям, специализированными подрядчиками, банками, агентствами недвижимости и др. А на себя берем стратегию, которую реализуем через четкую координацию деятельности партнёров, жесткий контроль соблюдения технологических требований и постоянный анализ хода проектов на каждом этапе.

Формирование технических заданий, подбор подрядчиков, управление работой проектных команд, организация выполнения строительно-монтажных работ – все эти бизнес-процессы требуют четкого взаимодействия участников и оперативного согласования множества документов. Современную ECM-систему мы выбрали в качестве среды для управления проектами и документами, так как именно в ней увидели возможность упорядочить бизнес-процессы, напрямую влияющие на нашу результативность.

Можете рассказать о тех проблемах, которые вы планировали ликвидировать через внедрение ECM-системы?

Чтобы картина была более ясной, вначале скажу несколько слов о структуре и организации деятельности ООО «Тройка РЭД». Компания развивается очень быстро – мы на рынке с 2012 года, и уже имеем в своем портфеле несколько интересных проектов. Сегодня «Тройка РЭД» является группой компаний, кроме этого, у нас есть удаленные площадки, а также большое количество партнеров и контрагентов, каждый из которых привносит в бизнес-процессы свою специфику. Следствием всего этого является наличие очень сложных БП с большим количеством как внутренних, так и внешних участников, причем эти процессы изменчивы и продолжительны по времени.

Еще до начала внедрения ECM-системы мы решили проанализировать бизнес-процессы, чтобы понять, на каких участках возможно их усовершенствовать. Мы своими силами описали и документировали их с разных ракурсов: с точки зрения того, как они проходят сейчас, с точки зрения того, где можно было бы сократить количество участников БП без потери качества результата. Была составлена RACI матрица ответственностей, в которой прописывались роли при выполнении задач в процессе, чтобы оценить, кто из участников процесса должен быть ответственным за него и где должна сосредотачиваться информация по процессу. В частности, в процедуре согласования договоров было несколько участников, контактирующих с контрагентами и вносящих правки в договоры, что вносило сумятицу в процедуру. С помощью ECM мы планировали разделить роли и возможности для каждого из участников процесса согласования.

Была и еще одна серьезная проблема, которую также требовалось решить через внедрение ECM. Так как офисы компании распределены, отслеживать выполнение процедуры согласования сотрудниками удаленных подразделений было проблематично, и это сказывалось не только на скорости согласования, но и на его качестве.

Какие требования предъявлялись к системе? Почему выбор был сделан именно в пользу EOS for SharePoint?

Перечень требований к внедряемому решению был в значительной степени обусловлен спецификой деятельности и организационной структурой ООО «Тройка РЭД», о чем я рассказала выше. Кроме общих критериев (надежность, отказоустойчивость, производительность), для нас критичным явилось наличие возможности гибко настраивать права доступа к объектам системы и маршрутов прохождения документов, а также возможности самостоятельно развивать систему в будущем и автоматизировать дополнительные процессы.

Кроме этого, особое значение при выборе ECM-решения придавалось надежности вендора, его ведущим позициям в отрасли и статусу эксперта в сфере документооборота. По итогам анализа предложений рынка на предмет соответствия требованиям были определены два «коробочных» продукта, которые рассматривались в качестве вариантов для внедрения – EOS for SharePoint и СЭД «ДЕЛО» (оба решения разработаны компанией ЭОС). Каждая из этих систем отвечает критериям надежности и производительности, а также имеет весь необходимый функционал для поддержки стандартных процессов документооборота.

В результате выбрано было портальное решение EOS for SharePoint. Окончательный выбор инструмента автоматизации мы сделали после демонстрации возможностей EOS for SharePoint на конкретном примере. Специалисты компании «Юниксофт» подготовили и показали нам в режиме вебинара один из самых сложных процессов согласования с точки зрения его реализации в системе. Было наглядно показано, что EOS for SharePoint позволяет закрыть все потребности по управлению документами с учетом сложной технологической схемы документооборота, особенностей бизнес-процессов, наличия удаленных площадок и необходимости взаимодействия в рамках группы компаний.

Расскажите подробнее о самом проекте

Договор на поставку программного обеспечения и внедрение мы подписали в сентябре 2015 года, сразу после успешно проведенной презентации системы. Мы приобрели базовую серверную лицензию на EOS for SharePoint 4.1 под MS SharePoint Foundation 2013, клиентские лицензии категории «Участник», дополнительные опции «Поточное сканирование», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также подсистему iEOS (мобильное рабочее место руководителя для iPAD). Также договором было предусмотрено обучение пользователей и технологов системы.

В ходе проекта требовалось автоматизировать не только внутренний документооборот и согласование документов, но и бизнес-процессы, затрагивающие контрагентов. Система должна была охватить разнообразную деятельность компании – от выбора подрядной организации для заключения договора на поставку стройматериалов или оказание услуг до согласования внутренних заявок на закупку товарно-материальных ценностей. В числе первоочередных мы выделили для автоматизации следующие процессы:

• определение подрядной организации на выполнение работ;
• согласование договоров и дополнительных соглашений;
• выдача разрешений на оплату.

В системе было настроено около 10 групп документов: входящие из различных организаций, исходящие письма, постановления, распоряжения, заявки, разрешения на оплату, договоры, акты. Также были дополнительно настроены 3 вида РК (регистрационных карточек), каждый из которых отличался набором реквизитов: заявка на подбор контрагента, договор, разрешение на оплату. Реализованы 3 маршрута согласования проектов выше перечисленных документов, шаблоны печати (лист согласования для заявок и лист согласования для готового договора), автозаполняемые договоры.

Поскольку в организации основным инструментом внутренних коммуникаций является электронная почта, она была использована в качестве основного канала для уведомления сотрудников о задачах. Были настроены гибкие оповещения о назначении задач на исполнение, о приближении сроков исполнения задач, о превышении установленных сроков.

На завершающем этапе проекта прошли обучение группы системных технологов и пользователей, после чего стартовала опытная эксплуатация EOS for SharePoint. По итогам тестирования были проведены доработки и донастройка, а с 11 января 2016 года система начала работу в режиме промышленной эксплуатации.

Каковы первые итоги проекта? Есть ли планы на будущее?

В данный момент большинство подразделений головного офиса «Тройка РЭД» работают в системе EOS for SharePoint. Помимо центрального офиса, к системе подключены и строительные площадки. Автоматизирована работа с основными видами документов, в том числе с заявками. В частности, автоматизированы процессы подачи заявок в тендерный отдел, хозяйственный отдел, службу HR.

Отдельно отмечу участок обработки счетов. Ранее при оплате счетов велась только их архивация в бухгалтерии. С помощью ECM-системы мы получили возможность вести аналитику и контроль по оплаченным счетам.

Налажены несколько видов маршрутов по согласованию договоров (в зависимости от типа и суммы договора). Также отработан процесс по согласованию счетов, займов. Таким образом, в системе реализованы самые затратные по времени маршруты согласования, что позволяет оперативно обрабатывать наиболее критичные моменты в оперативной деятельности компании.

В перспективе мы планируем рассмотреть возможность работы с универсальными мобильными рабочими местами. Сотрудники компании, принимающие участие в процессе согласования, часто находятся вне офиса без доступа к компьютерам. В связи с этим было принято решение заказать разработку мобильного приложения с полным функционалом для решения задач по согласованию: с возможностью внесения правок, добавления комментариев и отслеживания процесса согласования в целом.

Мы также планируем реализовывать в системе новые виды документов и маршрутов, в частности, согласование форм КС-2, других типов договоров, помимо запрограммированных, наладить единые для всех наших подразделений правила работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Также планируется разработка системы по контролю показателей утилизации рабочего времени сотрудников (чтобы знать, насколько эффективно используются человеческие ресурсы), а также интеграция этой системы с EOS for SharePoint.