Система автоматизации документооборота с нефтяным ароматом

Одной из самых сложных задач для руководства крупной территориально распределенной компании является организация простого, оперативного и прозрачного взаимодействия между структурными единицами. Касается это и документооборота между ними, так как именно он является фундаментом для развития любого предприятия. Выбрать решение, которое сможет удовлетворить все потребности такого бизнеса, довольно сложно. ОАО «Глобалстрой-Инжиниринг», занимающееся строительством и реконструкцией объектов нефтепереработки в России и за рубежом, выбрало для автоматизации документооборота и организации взаимодействия между подразделениями холдинга решение EOS for SharePoint. 

Открытое акционерное общество «Глобалстрой-Инжиниринг» является одной из крупнейших компаний в секторе проектирования, снабжения и строительства (EPC) для компаний нефтегазовой отрасли в России и СНГ. В настоящее время ОАО «ГСИ» является ядром многофункционального строительного холдинга, имеющего в своем составе общестроительные, монтажные, трубопроводные, проектные и другие предприятия.

Исторически в ОАО «Глобалстрой-Инжиниринг» для организации документооборота использовалось решение Lotus Notes: оно оказалось «наследством» от ОАО НК «ЛУКОЙЛ», частью которого являлось предприятие до 2004 года.

Однако в определенный момент перед руководством «Глобалстрой-Инжиниринг» встал серьезный вопрос: либо приобретать новые лицензии Lotus Notes, либо выбрать новое решение. В решении этого вопроса важную роль сыграл тот факт, что используемая система устраивала далеко не во всем.

«Нам была нужна система, которая позволила бы организовать документооборот не только внутри нашего головного предприятия, расположенного в Москве, но и во всех филиалах, которые работают в других регионах России, – рассказывает Андрей Сикерин, начальник службы информационных систем ОАО «ГСИ». – Lotus Notes не мог удовлетворить такие потребности. К тому же, если бы мы решили использовать ту же систему, пришлось бы переходить на ее новую версию, что сравнимо с новым внедрением. Кроме того, мы хотели получить удобный и простой инструмент с широкими функциональными возможностями, в том числе – для удаленной работы. Проанализировав представленные на рынке решения, мы выбрали EOS for SharePoint».

Как рассказали в ОАО «ГСИ», анализ рынка показал, что EOS for SharePoint был хорошо приспособлен для работы с территориально распределенными компаниями, с системой можно было работать удаленно, что полностью удовлетворяло требованиям предприятия. Также важным фактором, повлиявшим на выбор, стала ценовая политика компании ЭОС: EOS for SharePoint оказался дешевле предложений конкурентов.

Проект был реализован примерно за 4-6 месяца и осуществлялся специалистами компании ЭОС. За это время были проведены обследование предприятия, подготовка ТЗ и рекомендаций к изменению бизнес-процессов компании и непосредственно внедрение.  Сопровождение EOS for SharePoint осуществляется также вендором.

«Способствовало достаточно быстрому внедрению и то, что платформа Microsoft SharePoint уже использовалась нами как система обмена информацией. Весомым плюсом EOS for SharePoint оказалось то, что сотрудников практически не пришлось переучивать: они уже умели работать с интерфейсом SharePoint, так что сложностей с привыканием к новому инструменту нам удалось избежать», – объясняет Андрей Сикерин.

Для обучения сотрудников в «Глобалстрой-Инжиниринг» был создан специальный учебный класс, преподавание в котором вели сотрудники ЭОС. Так как EOS for SharePoint автоматизировала текущие процессы, а они подразумевают серьезную роль секретариата, то именно секретари и проходили обучение. Для всех остальных сотрудников, которые подключались к работе в системе по мере ее развития и изменений в компании, были подготовлены подробные пошаговые инструкции.

На данный момент в EOS for SharePoint работает несколько сотен сотрудников, причем не только в головном офисе, но и в регионах: все дочерние общества имеют интерфейс взаимодействия с документооборотом, все входящие и исходящие документы идут через EOS for SharePoint.

«Благодаря EOS for SharePoint у нас существенно упростился поиск документов, к тому же он стал значительно быстрее, – резюмирует Андрей Сикерин. – Кроме того, в отличие от предыдущей используемой нами СЭД, в EOS for SharePoint мы находим непосредственно скан-копии этих документов, с которыми можно работать дальше. К тому же по каждому документу при необходимости мы можем проследить всю его историю. Важно и то, что использование выбранного нами решения позволило повысить исполнительскую дисциплину: руководство может легко отследить исполнение задач по документам и соблюдение сроков».