DIRECTUM автоматизирует бизнес-процессы в фармацевтической компании «Тева Украина»

В «Тева Украина» завершено внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM. По результатам проекта оптимизирована договорная работа, все работы со счетами, автоматизирован процесс управления командировками. В системе работает 250 сотрудников компании.

«Тева» является одной из 15 ведущих фармацевтических компаний мира, представлена в 60 странах и насчитывает более 40 000 сотрудников. Простые и эффективные производственные процессы позволяют компании удерживать лидерские позиции и сохранять конкурентоспособность. «Тева Украина» осуществляет поставку лекарственных средств на Украину, в республику Молдову, Грузию, Азербайджан и Армению.

Управление такой крупной компанией требует своевременного принятия грамотных управленческих решений на основе максимально полной информации. Поэтому одной из основных бизнес-задач компании является создание единого информационного пространства данных. В июле 2011 года высшее руководство «Тева Украина» приняло решение о переходе на электронный документооборот. По результатам анализа рынка ECM-систем для решения задачи была выбрана платформа DIRECTUM.

Проект внедрения СЭД был призван ускорить документооборот, оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, упростить контроль над исполнением поручений, автоматизировать договорной процесс. Все работы проводились компанией «ЛАН СЕРВИС» – сертифицированным партнером компании DIRECTUM.

Ядром внедрения стал функционал Базовых модулей системы DIRECTUM. Для сокращения времени согласования договорных документов и платежей по ним были использованы бизнес-решения «Управление договорами» и «Согласование счетов на оплату».

Специфика бизнеса «Тева Украина» связана с частыми командировками сотрудников. Для компании было важно найти решение, которое позволило бы сократить время на формирование командировочных листов, а также уведомлять сотрудников о получении средств и сдаче отчетных документов. Автоматизировать описанные процессы стало возможно с помощью технического решения «Управление командировками». Таким образом, в «Тева Украина» были решены вопросы, связанные с согласованием, утверждением сумм расходов и контролем возврата отчетных документов по командировкам.

В рамках автоматизации также была внедрена технология DIRECTUM RapID, с помощью которой бумажные документы на разных этапах своего жизненного цикла стали идентифицироваться по штрихкоду.

«ТЕВА Украина» – перспективная компания, ее руководство понимает необходимость и важность автоматизации бизнес-процессов и систематизации документов. Именно поэтому целью проекта стало обеспечение прозрачности движения документов, выявление и устранение «узких мест» в процессах согласования и подписания документов. И все поставленные задачи нами были выполнены, – комментирует проект Марина Кобзар, ведущий бизнес-аналитик компании ЛАН СЕРВИС. – Из особенностей проекта можно выделить поочередный запуск в промышленную эксплуатацию внедряемых бизнес-решений. Первоначально в компании была унифицирована и оптимизирована договорная работа, затем все работы со счетами, после этого автоматизирован процесс управления командировками».

На сегодняшний день в системе DIRECTUM работает 250 сотрудников компании. По результатам проекта внедрения «Тева Украина» решила ключевые задачи, связанные с обработкой документации, организацией эффективной работы с договорными документами и общим повышением качества работы сотрудников. В дальнейшем компания планирует развивать возможности системы.