C помощью ABBYY FormReader российский филиал Amway заметно сократил издержки при обработке клиентских договоров

В перспективе Amway планирует внедрить решение ABBYY Corporation в своих офисах по всему миру

Компания ABBYY, мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области лингвистики, распознавания документов и ввода данных, объявляет о завершении первого этапа проекта по внедрению системы ввода рукописных форм ABBYY FormReader в российском подразделении компании Amway, одной из крупнейших международных компаний прямых продаж. Все договоры с дистрибьюторами ООО «Амвэй», бланки заказов продукции, а также финансовые документы теперь обрабатываются при помощи решения ABBYY. Созданная система способна обрабатывать до 350 тысяч страниц документов в месяц.

Бизнес-модель Amway основана на принципах прямых продаж, когда товары и услуги производителя реализуются сетью независимых дистрибьюторов, которые, в свою очередь, могут привлекать новых торговых агентов. Доход Независимых Предпринимателей Амвэй (НПА) состоит из комиссионных за сбыт продукции Amway и бонусов, зависящих от показателей привлечённых ими агентов. Российский офис Amway занимает первое место в Европе по объёму продаж и является одним из пяти стратегически важных для компании рынков.

Масштабы бизнеса Amway в России таковы, что компании необходимо обрабатывать десятки тысяч входящих документов в месяц: бланки заказов продукции от НПА, договоры с новыми торговыми представителями, бонусные акты и другие документы. В связи с быстрым ростом количества дистрибьюторов (около 45 тысяч новых договоров в месяц на момент начала внедрения) руководство российского представительства Amway приняло решение оптимизировать важные бизнес-процессы и задействовало технологии ABBYY в процессе обработки документации.

Решение ABBYY FormReader было выбрано как наиболее оптимальное для реализации поставленных целей. В процессе внедрения его функциональность была доработана с учётом специфики проекта, модифицированная версия решения получила название Amway Edition. Теперь обработка документов происходит как в головном офисе Amway в России, так и непосредственно в 13 торговых центрах по всей стране. Комплекс обработки документов на базе ABBYY FormReader представляет собой сеть локальных систем, которые способны работать независимо друг от друга. Каждая из 14 станций способна обрабатывать до 25 тысяч страниц в месяц. Таким образом, торговые агенты компании заполняют договоры или бланки заказа продукции, а затем при помощи решения ABBYY документы сканируются, распознаются и экспортируются в информационную систему Amway.

Для облегчения труда операторов в систему был включён ряд возможностей: добавлены функции предпросмотра и печати отсканированных документов с различными рабочими пометками, которые делают пользователи системы. Кроме того, реализована интеграция с адресным классификатором КЛАДР – официальным классификатором Федеральной налоговой службы, представляющим собой полный список почтовых адресов России. При обработке поля «Адрес» ABBYY FormReader автоматически сверяется с КЛАДР, и в случае если указанный адрес существует, система заносит его в базу. Это позволит Amway избежать расходов на отправку товаров по заведомо неправильным адресам.

На втором этапе проекта планируется создать систему веб-сканирования договоров и заказов, с помощью которой можно будет отправлять заполненные формы в центр обработки документов Amwayс любого компьютера без привязки к торговому центру компании. Для этого нужно будет воспользоваться веб-интерфейсом станции сканирования ABBYY FormReader.

«Мы ожидаем, что ABBYY FormReader позволит нам заметно сократить издержки компании. Уже сейчас мы смогли перенести 60% работы центрального офиса в региональные представительства – обработка документов теперь происходит непосредственно на местах. Можно говорить и о повышении уровня обслуживания наших агентов, а также об уменьшении некорректных данных в корпоративной информационной системе, – говорит Всеволод Бурмистров, руководитель IT-проектов российского представительства Amway. – Компания ABBYYпроявила себя как надёжный и ответственный партнёр. Мы планируем перенести успешный опыт внедрения в российском представительстве Amway на другие региональные офисы компании».