Администрация Ивановского муниципального района на 20% ускорила обработку обращений граждан и документов с системой Docsvision

Администрация Ивановского муниципального района перешла на электронный документооборот. По итогам проекта внедрения системы на базе российской платформы Docsvision время обработки обращений граждан сократилось на 20%, обеспечена интеграция с порталом ССТУ.рф и упростилась обработка тысяч документов ежемесячно.

В СЭД работают несколько десятков сотрудников, включая Главу Администрации, который использует мобильное рабочее место Docsvision. Решение на базе платформы, предназначенное для автоматизации общего делопроизводства муниципального учреждения, было развёрнуто в 2017 году. 

Работа с документами — ключевая деятельность Администрации Ивановского муниципального района, все процессы подкрепляются пакетами документов. Стремление повысить её эффективность привело к решению об автоматизации. По итогам конкурсных процедур победу одержала ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо» (г. Иваново), сертифицированный партнёр компании «ДоксВижн». После успешного тестирования СЭД Docsvision в канцелярии учреждения началось её развитие и тиражирование. Сегодня вся деятельность Администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД.

Автоматизированы управленческие процессы – такие, как контроль исполнения задач, появляющихся в результате учёта входящей и исходящей корреспонденции. Настроено сканирование и хранение файлов, связывание различных документов между собой, полнотекстовый и атрибутивный поиск.

В 2018 году было уделено особое внимание работе с обращениями граждан, теперь система позволяет автоматизировать процесс их обработки на всех этапах. Дополнительно в справочниках решения предусмотрен типовой классификатор обращений граждан, есть функция удобного и оперативного экспорта данных обращений для отчетности государственных муниципальных учреждений в Администрацию Президента Российской Федерации (Портал ССТУ.РФ). Администрация работает не только с обращениями граждан, но и по запросам юридических лиц и с служебными записками, и каждый из этих документов обрабатывается по определенному маршруту. СЭД позволила Администрации обрабатывать обращения граждан на 20% быстрее.

«В обращениях реализована возможность занесения нескольких корреспондентов в одну карточку. Это необходимо, когда обращение гражданина перенаправляется нам из другой организации или осуществляется по доверенности. В возможности системы заложена функция связывания обращений однотипного характера. В целом, все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов», - добавила Светлана Двойнина, начальник отдела по работе с документами, контролю и обращениями граждан.

Реализация выгрузки на портал ССТУ.рф из СЭД значительно экономит время работников учреждения, высвобождая их время на другие задачи. Если ранее сотрудник тратил порядка 2 минут на копирование информации одного обращения на портал ССТУ.РФ, то с помощью механизма выгрузки отправка всей информации по 300 обращениям из СЭД занимает 5 минут.

Для Главы Администрации специалисты интегратора произвели тонкую настройку мобильного рабочего места на планшете (на Android) в СЭД Docsvision. Информация поступает напрямую из рабочей базы данных по защищенным каналам связи.

Эффект от внедрения СЭД не монетизируется в явном виде, но выражается в повышении эффективности процессов, которые напрямую влияют на качество работы с обращениями граждан и оказание услуг населению.