12NEWS
Лента новостей - 2016
VPS
Лента новостей 494 Публикация  

ООО «Восточная техника»: переход на новую версию Docsvision ускорил работу СЭД и обеспечил развитие её функционала

ООО «ДоксВижн» является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне.

Внедрение СЭД на базе Docsvision в компании «Восточная Техника» — официальном дилере компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals — имело первопричиной автоматизацию работы с договорами и финансовыми документами. После этого на базе Docsvision были автоматизированы как стандартные процессы делопроизводства, так и общего менеджмента.

Миграция решения в 2015 году на новую версию Docsvision 5.4 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации (контуром кадровых документов) и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия. На сегодня автоматизирована деятельность в СЭД сотрудников Центрального офиса и 26 филиалов компании. Систему используют более 250 сотрудников компании.

Docsvision используется в компании с 2012 года, когда внедрение системы согласования договоров позволило автоматизировать договорной процесс: подготовить документ по шаблону, сократить сроки согласования с 3-5 недель до 3-5 дней, исключить риск потери, а также повысить контролируемость процесса за счет отчетности по истории каждого согласования, срокам согласования и истечению срока действия документов. Был организован единый структурированный электронный архив договорных документов.

В ходе проекта была автоматизирована и обработка финансовых документов, организовано их хранение. В процессе согласования заявок в системе реализована сверка планируемых расходов и бюджетных лимитов, с формированием соответствующего уведомления в случае необходимости. Для передачи согласованных финансовых документов в учетную систему была реализована интеграция с Microsoft Dynamics AX.

Внедрение единой СЭД было особенно важно, учитывая территориальную разветвленность компании и необходимость активного удаленного общения сотрудников, находящихся в разных городах. Важными особенностями данного этапа проекта стали решения «Справочник валют» и «Пакетная печать». «Справочник валют» - пользовательская карточка, в которую из сервисов ЦБ РФ периодически загружается информация: это позволяет добавлять в карточки документов поля, в которых будет записываться результат автоматического пересчета суммы по курсу указанной валюты на указанную дату. С помощью «Пакетной печати» пользователь может выбирать карточки документов на основе выбранного поискового запроса в диалоговом окне пакетной печати или выбрать карточки в области просмотра содержимого папки, отметить их для печати, выбрать печатную форму (xslt-преобразование) и указать вид печати (печатная форма карточек и/или вложения).

С использованием готовых механизмов взаимодействия, обеспечена интеграция СЭД с внешними системами: Active Directory, Microsoft Dynamics AX 4.0, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Access.

Проект поэтапно развивался, система масштабировалась и наращивала функционал. В 2015 году компания обновила платформу до самой актуальной версии Docsvision 5.4 и реализовала новый функционал системы по обработке кадровых документов. Среди интересных доработок - специальная система аналитик, позволяющая проанализировать документы по определенным признакам и создать систему сложной маршрутизации. Обеспечены условия формирования проектов договорных документов: как с разделами текста, защищенными от редактирования пользователем, так и частями, доступными ему для изменений. Внедрена автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения в СЭД за счет конвертации подписанного документа из формата MS Word в формат pdf. Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов (две и более карточек) и передача их на печать одним действием.

Всего за время проекта разработано 20 новых карточек (не включая стандартные и служебные), используется порядка 100 уникальных маршрутов согласований, настроено около 60 печатных форм (документов, уведомлений), создано и структурировано порядка 70 видов документов и соответствующих им шаблонов. Богатые возможности по согласованию документов реализованы на базе модуля «Расширенное согласование» от ECMGroup.Pro. Систему используют сотрудники финансового департамента и бухгалтерии, юридического и коммерческого отделов. В месяц регистрируется порядка 2500 документов.

Территория, которую обслуживает «Восточная Техника», является самой большой дилерской территорией Caterpillar в мире. Компания имеет 29 региональных подразделений и филиалов и более 750 сотрудников. Головной офис компании находится в Новосибирске.

ЕКАТЕРИНА КАМЧАТОВА, исполнительный директор ECMGroup.pro: «Этот проект был очень интересным, потому как нам предстояло решить комплекс задач: автоматизация основных бизнес-процессов, работа с большим объемом документов, внедрение системы во всех ключевых подразделениях и филиалах, а значит, детальная проработка вопроса организации доступа сотрудников к ресурсу. Внедрение Docsvision дало нам колоссальный опыт в плане понимания бизнес-процессов дистрибуторов с сетью филиалов, который мы применяем в дальнейшей работе. Мы искренне гордимся этим проектом и взаимодействию, которое выстроено с «Восточной техникой», показывающим себя как зрелый, активный и ответственный заказчик».

ТАТЬЯНА ЧЕСНОВА, IT Manager ООО «Восточная Техника», руководитель проекта: «Уже в период опытно-промышленной эксплуатации польза от решения стала очевидной. Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям и построила решение, продуманное до мелочей. Именно поэтому мы обновляем и развиваем созданную систему, продолжая расширять ее функционал. Docsvision 5 в этом отношении действительно предлагает колоссальные возможности».


Опубликовано 06.06.16 10:56
Просмотров 1614
Разместил xbox
СДУ «Приоритет» внедрена в ТАСС
СДУ «Приоритет» внедрена в ТАСС
Специалисты «Диджитал Дизайн» успешно завершили проект по автоматизации процесса управления поручениями на базе системы документационного управления «Приоритет» (СДУ) в ведущем государственном информационном агентстве России ТАСС. Заказчик получил единое информационное пространство для работы и эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины.
Компания «Диджитал Дизайн» завершила модернизацию СЭД Росстандарта
Компания «Диджитал Дизайн» завершила модернизацию СЭД Росстандарта
Компания «Диджитал Дизайн» завершила проект модернизации системы электронного документооборота Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), в рамках которого платформа СЭД Lotus Notes была заменена на российскую Docsvision.
Акелон представляет «Автоклассификаторы архива документов»
Акелон представляет «Автоклассификаторы архива документов»
Компания Акелон, генеральный партнер DIRECTUM, объявляет о выпуске решения «Автоклассификаторы архива документов». Решение призвано повысить удобство работы пользователей за счет увеличения функциональных возможностей и сокращения администрирующих задач при работе с большими архивами документов.