ООО «Восточная техника»: переход на новую версию Docsvision ускорил работу СЭД и обеспечил развитие её функционала

Внедрение СЭД на базе Docsvision в компании «Восточная Техника» — официальном дилере компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals — имело первопричиной автоматизацию работы с договорами и финансовыми документами. После этого на базе Docsvision были автоматизированы как стандартные процессы делопроизводства, так и общего менеджмента.

Миграция решения в 2015 году на новую версию Docsvision 5.4 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации (контуром кадровых документов) и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия. На сегодня автоматизирована деятельность в СЭД сотрудников Центрального офиса и 26 филиалов компании. Систему используют более 250 сотрудников компании.

Docsvision используется в компании с 2012 года, когда внедрение системы согласования договоров позволило автоматизировать договорной процесс: подготовить документ по шаблону, сократить сроки согласования с 3-5 недель до 3-5 дней, исключить риск потери, а также повысить контролируемость процесса за счет отчетности по истории каждого согласования, срокам согласования и истечению срока действия документов. Был организован единый структурированный электронный архив договорных документов.

В ходе проекта была автоматизирована и обработка финансовых документов, организовано их хранение. В процессе согласования заявок в системе реализована сверка планируемых расходов и бюджетных лимитов, с формированием соответствующего уведомления в случае необходимости. Для передачи согласованных финансовых документов в учетную систему была реализована интеграция с Microsoft Dynamics AX.

Внедрение единой СЭД было особенно важно, учитывая территориальную разветвленность компании и необходимость активного удаленного общения сотрудников, находящихся в разных городах. Важными особенностями данного этапа проекта стали решения «Справочник валют» и «Пакетная печать». «Справочник валют» - пользовательская карточка, в которую из сервисов ЦБ РФ периодически загружается информация: это позволяет добавлять в карточки документов поля, в которых будет записываться результат автоматического пересчета суммы по курсу указанной валюты на указанную дату. С помощью «Пакетной печати» пользователь может выбирать карточки документов на основе выбранного поискового запроса в диалоговом окне пакетной печати или выбрать карточки в области просмотра содержимого папки, отметить их для печати, выбрать печатную форму (xslt-преобразование) и указать вид печати (печатная форма карточек и/или вложения).

С использованием готовых механизмов взаимодействия, обеспечена интеграция СЭД с внешними системами: Active Directory, Microsoft Dynamics AX 4.0, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Access.

Проект поэтапно развивался, система масштабировалась и наращивала функционал. В 2015 году компания обновила платформу до самой актуальной версии Docsvision 5.4 и реализовала новый функционал системы по обработке кадровых документов. Среди интересных доработок - специальная система аналитик, позволяющая проанализировать документы по определенным признакам и создать систему сложной маршрутизации. Обеспечены условия формирования проектов договорных документов: как с разделами текста, защищенными от редактирования пользователем, так и частями, доступными ему для изменений. Внедрена автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения в СЭД за счет конвертации подписанного документа из формата MS Word в формат pdf. Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов (две и более карточек) и передача их на печать одним действием.

Всего за время проекта разработано 20 новых карточек (не включая стандартные и служебные), используется порядка 100 уникальных маршрутов согласований, настроено около 60 печатных форм (документов, уведомлений), создано и структурировано порядка 70 видов документов и соответствующих им шаблонов. Богатые возможности по согласованию документов реализованы на базе модуля «Расширенное согласование» от ECMGroup.Pro. Систему используют сотрудники финансового департамента и бухгалтерии, юридического и коммерческого отделов. В месяц регистрируется порядка 2500 документов.

Территория, которую обслуживает «Восточная Техника», является самой большой дилерской территорией Caterpillar в мире. Компания имеет 29 региональных подразделений и филиалов и более 750 сотрудников. Головной офис компании находится в Новосибирске.

ЕКАТЕРИНА КАМЧАТОВА, исполнительный директор ECMGroup.pro: «Этот проект был очень интересным, потому как нам предстояло решить комплекс задач: автоматизация основных бизнес-процессов, работа с большим объемом документов, внедрение системы во всех ключевых подразделениях и филиалах, а значит, детальная проработка вопроса организации доступа сотрудников к ресурсу. Внедрение Docsvision дало нам колоссальный опыт в плане понимания бизнес-процессов дистрибуторов с сетью филиалов, который мы применяем в дальнейшей работе. Мы искренне гордимся этим проектом и взаимодействию, которое выстроено с «Восточной техникой», показывающим себя как зрелый, активный и ответственный заказчик».

ТАТЬЯНА ЧЕСНОВА, IT Manager ООО «Восточная Техника», руководитель проекта: «Уже в период опытно-промышленной эксплуатации польза от решения стала очевидной. Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям и построила решение, продуманное до мелочей. Именно поэтому мы обновляем и развиваем созданную систему, продолжая расширять ее функционал. Docsvision 5 в этом отношении действительно предлагает колоссальные возможности».