ГК «КОРУС Консалтинг» разработала для сети ресторанов ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг» систему электронного документооборота

ГК «КОРУС Консалтинг» завершила проект по созданию системы электронного документооборота для ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг» - лидера в сегменте семейных ресторанов (casual dining restaurants) в России и СНГ. Внедренное решение на базе MS SharePoint 2010 позволило решить две стратегические задачи: создать единую систему документооборота, охватывающую всю структуру бизнеса холдинга, и учесть специфику документооборота в ресторанном бизнесе: большой объем обрабатываемых документов и многообразие их видов.

По состоянию на 31 мая 2012 года «Росинтер Ресторантс Холдинг» управляет 377 ресторанами в 10 странах, работающими под зарегистрированными торговыми марками «IL Патио», «Планета Суши», «Сибирская Корона» и «1-2-3 кафе», а также под торговыми марками, используемыми по лицензии: T.G.I. Friday’s и Costa Coffee. По мере роста бизнеса возрастал и объем документации, необходимой для организации и поддержки деятельности ресторанов холдинга. Вследствие этого увеличивались трудозатраты как на внешний документооборот (в частности, по договорам с поставщиками и арендодателями), так и на внутренний – разработку и утверждение новых прейскурантов и меню, внутренних регламентов и других документов. С учетом планов по увеличению темпов роста бизнеса руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота, выбрав в качестве платформы решение MS SharePoint 2010. В объявленном «Росинтер Ресторантс Холдинг» тендере победила группа компаний «КОРУС Консалтинг».

«Мы рассматриваем автоматизацию документооборота как одно из ключевых направлений поддержки развития нашего бизнеса, поэтому при выборе подрядчика для нас был важен успешный опыт реализации крупных проектов по электронному документообороту. Экспертиза ГК «КОРУС Консалтинг» в области внедрения MS SharePoint 2010 стала одним из ключевых аргументов в пользу нашего выбора», - отметил Андрей Путиенко, директор управления по информационным технологиям ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг».

Система позволяет «Росинтер Ресторантс Холдинг» оптимизировать такие бизнес-процессы, как согласование договоров, приказов и распоряжений, прейскурантов, новых позиций в меню, а также отпускных цен. Благодаря единому решению, включающему в себя централизованное хранилище данных, повысились оперативность и прозрачность процессов согласования проектов документов, их подписания и передачи для исполнения. По оценке топ-менеджмента «Росинтер», срок согласования договоров сократился в 5 раз – в среднем, с 4 часов до 45 минут в день.

Одним из ключевых требований к технической части решения была поддержка одновременной работы большого количества сотрудников, так как один и тот же документ может быть востребован для работы разными подразделениями и службами холдинга. Также с помощью системы электронного документооборота поддерживаются такие задачи, как разграничение прав доступа пользователей к документам, обеспечение полного контроля жизненного цикла документа, системный контроль исполнения процедур в соответствии с корпоративными регламентами работы с разными видами документации – внешней, внутренней, производственной, коммерческой, кадровой.

Переход к безбумажному документообороту позволил снизить издержки компании на хранение, пересылку и обработку документов, а также практически полностью исключить их утерю. Все документы при поступлении в компанию переводятся в электронный вид, хранятся централизованно и архивируются в соответствии с едиными корпоративными правилами.

«Решение ГК «КОРУС Консалтинг» по организации документооборота на платформе Microsoft SharePoint 2010, помогло «Росинтер Ресторантс Холдинг» выйти на принципиально иной уровень работы с документами. Благодаря внедрению системы документооборота мы смогли увеличить эффективность работы с документами и фактически создать единое информационное пространство внутри холдинга», - отметил директор департамента базовых решений Microsoft группы компаний «КОРУС Консалтинг» Александр Невинчаный.

Среди важных результатов проекта руководство «Росинтер Ресторантс Холдинг» отмечает также создание четкой структуры бизнес-процессов подготовки, согласования и утверждения (подписания) документов, автоматизацию рутинных процессов документооборота, повышение контроля и исполнительской дисциплины в работе с документами. На ранних этапах внедрения работе с системой было обучено 50 ключевых пользователей в разных подразделениях холдинга. Их опыт поможет в дальнейшей подготовке новых пользователей, которую компания ведет собственными силами.