IT в госорганах: пути модернизации

Настройка и формирование электронных государственных сервисов является общепринятой зарубежной практикой, в которой государственные структуры выступают, по сути, в роли коммерческих предприятий, основными функциями которых является создание благоприятных условий для населения. Так в чем же состоят особенности функционирования госаппарата в России?

В их работе можно выделить два основных аспекта: взаимодействие с населением и внутренне взаимодействие. На первый взгляд, кажется, что эти вещи не сопоставимы, ведь любая внутренняя работа должна быть направлена только на то, чтобы обеспечить качество выполнения государственных услуг. К сожалению, в реальности дела обстоят совсем иначе. Сложные процессы согласований, многоступенчатая иерархическая система, требования к конфиденциальности, которые направлены в первую очередь на борьбу с коррупционными проявлениями, на самом деле только тормозят и снижают общую эффективность.

В числе таких проблемных моментов можно перечислить:
•    сложный документооборот, многоэтапные процедуры согласования и утверждения документации;
•    трудности сбора и хранения данных, формирования баз данных, дублирование информации;
•    высокая трудоемкость процессов формирования отчетности;
•    отсутствие эффективных механизмов мониторинга рабочих процессов.

Многие государственные органы и учреждения пытаются провести оптимизацию этих процессов собственными силами. Такой подход также вызван необходимостью бюджетной экономии. Госорганизации ищут способы сократить расходы на IT, и при этом не потерять в качестве выполнения поставленных задач.

Оптимальным решением в данном случае может стать ERP-система, например, такая как Microsoft Dynamics AX. ERP – это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами. Опыт крупных корпораций по всему миру доказывает ее эффективность. Учреждения государственного сектора в США, Великобритании, Испании, Новой Зеландии и многих других стран успешно перевели основные рабочие процессы в ERP-системы.

Вот лишь некоторые результаты:
•    ускорение процессов согласования документации (с 60 дней до 5-6)
•    сокращение на 25% финансовых подразделений без потери в эффективности;
•    переход на безбумажный документооборот;
•    повышение общей эффективности работы подразделений;
•    интеграция разрозненных баз данных;
•    повышение более чем на 30 % эффективности рабочих операций;
•    сокращение производственных расходов на 50 %.

Приведенные выше примеры иллюстрируют зарубежный опыт, но применение ERP-систем может быть не менее эффективно в условиях российских реалий. На базе системы Microsoft Dynamics AX 2012 разрабатываются различные решения, в том числе и для государственных органов. Они без особых трудностей интегрируются с любыми программными продуктами Microsoft, а также с другими системами, например, такими как 1C, Официальным сайтом РФ для размещения информации о размещении заказа (http://zakupki.gov.ru/), сервисами Федерального казначейства, федеральными электронными торговыми площадками (Сбербанк-АСТ, ЕЭТП, СЭТ) и системами Клиент-банк.

Подобные программные средства могут стать идеальным вариантом автоматизации работы государственных предприятий, позволяя:
• повысить эффективность системы управления и принятия решений;
• обеспечить планирование и исполнение бюджета в соответствии с федеральным законодательством РФ;
• упрощение процедуры подготовки отчетности;
• усилить контроль работы подведомственных учреждений;
• повысить уровень использования информационных технологий в системе государственного управления.

Одним из важных преимуществ внедрения ERP является оптимизация ведения документооборота. Она осуществляется за счет настройки цепочек согласования документов, отслеживания статусов согласования, автоматических оповещениях о поставленных задачах. Система соответствует основным требованиям для последующего перевода организации на полностью безбумажный документооборот.  

Процессы автоматизации направлены также в первую очередь на создание хранилища данных, единого для всех структурных подразделений. Подобный подход позволит избежать довольно распространенной ситуации дублирования информации. При этом широкие возможности предоставляет создание системы управления подведомственными организациями, основным элементом которой станет единый внутренний портал для обмена информацией. При помощи ERP-системы можно также автоматизировать прием отчетности от подведомственных учреждений, хранить полученную информацию и вести ее своевременную актуализацию. Это позволит получать аналитические отчеты в разрезе каждого учреждения и региона, достоверную информацию о состоянии дел, анализировать ключевые показатели деятельности.

Зачастую в работе госорганов несколько подразделений должны выполнять мероприятия в рамках реализации одного проекта или целевой программы. Применяя ERP-систему можно настроить иерархию и уровни соподчинения программ и проектов, а вести текущую деятельность по ним:
-    планировать сроки, этапы, мероприятия, исполнители и эксперты, бюджетные средства;
-    контролировать  исполнение мероприятий;
-    контролировать статусы выполнения работ по государственным контрактам;
-    вести документооборот;
-    вести финансовый мониторинг исполнения:
-    формировать контракты с исполнителями и субподрядчиками (автоматическое создание бюджетов на основании контрактов);
-    вести учет дополнительных соглашений;
-    контролировать расходование бюджетных средств на финансирование программ и проектов;
-    автоматизировать формирование накладных и платежей;
-    формировать отчетность.


В заключение стоит отметить, что использование ERP-систем уже давно стило залогом успешной работы любого предприятия. Сейчас многие российские корпорации уже оценили их преимущества, когда как для государственных структур подобные решения носят инновационный характер.


Андрей Тимошин,
Компания НОРБИТ

© НОРБИТ, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013