Перспективы информационных технологий в госсекторе

Перспективы информационных технологий в госсекторе

Всего несколько лет назад считалось, что большинство учреждений государственного сектора – это довольно консервативные структуры, на качество и оперативность работы которых почти невозможно повлиять. Однако сегодня ситуация изменилась. Если раньше повышение эффективности работы для государственных организаций не было столь важно, то теперь это одна из самых актуальных проблем. На первый план выходят задачи по экономии государственных затрат, повышению качества услуг и созданию максимально прозрачной системы контроля бюджета. Кроме того, перед учреждениями государственного сектора встают вопросы продуктивного взаимодействия с гражданами.

Актуальные задачи государственных учреждений

В условиях борьбы с коррупцией, которая особенно активно ведется в последнее время, к государственным организациям предъявляются строгие требования по контролю над оборотом денежных средств и эффективностью их расходования. Контролирующие органы тщательно следят за соответствием финансовой отчетности установленным требованиям, а общественность – за тем, чтобы бюджетные средства расходовались максимально продуктивно. Поэтому проблема грамотного бюджетирования стоит перед государственными организациями очень остро.

На сегодняшний день «болевой точкой» для многих  государственных структур является чрезвычайно усложненный процесс документооборота. Нередка ситуация, когда необходимые данные поступают из различных источников и хранятся в разных местах. Таким образом, при сборе и ручной обработке информации очень велик риск возникновения ошибок. Работа госучреждений осложняется также необходимостью заполнения нескольких отчетных форм одними и теми же данными по запросам вышестоящих организаций. Все эти обстоятельства выливаются в длительные сроки рассмотрения обращений, откликов  на заявки, подготовки отчетов.

При этом для тех учреждений, которые ведут работу с населением, становятся все более актуальными вопросы взаимоотношений с гражданами. Общество ждет от организаций, ответственных за решение их насущных вопросов, оперативного и качественного предоставления услуг. А любого рода проволочки или ошибки негативно сказываются на имидже государственного учреждения.

ERP-системы приходят на помощь

В поиске решения государственные органы все чаще обращаются к опыту частного сектора.  Частные предприятия давно применяют практику автоматизации рабочих процессов для повышения эффективности работы, контроля над документооборотом и движением финансовых средств. Одним из успешных решений станет внедрение ERP-системы, которая позволит сделать управление деятельностью государственной структуры более продуктивным. Хорошим примером такой системы может служить Microsoft Dynamics AX.  

Важным преимуществом ERP-систем является их гибкость и масштабируемость. Они становятся не только средством для оптимизации текущей работы государственного учреждения, но и перспективной платформой для решения будущих задач. К примеру, повысив продуктивность собственной работы, госучреждение вплотную занялось управлением взаимоотношениями с гражданами. В таком случае возможно последующее внедрение в IT-инфраструктуру CRM-системы. Она может быть как отдельным модулем, так и частью ERP-системы.

Ожидаемые результаты от внедрения  ERP-системы таковы:
•    консолидация необходимой информации для принятия стратегических решений в едином центре;
•    повышение прозрачности документооборота;
•    экономия рабочего времени специалистов и повышение эффективности их работы;
•    оптимизация управления ресурсами;
•    упрощение процедуры подготовки отчетности для контролирующих органов;
•    обеспечение процессов планирования и исполнения бюджетов в соответствии с федеральным законодательством РФ;
•    повышение качества предоставляемых гражданам услуг за счет более эффективной организации процесса работы.

Кроме того, работа с системой не требует специальных навыков, интуитивно-понятный интерфейс позволит разобраться в программе пользователю с любым уровнем владения ПК. Это особенно актуально для государственных учреждений, многие сотрудники которых достаточно консервативны и не готовы осваивать сложное программное обеспечение.

Применение ERP-систем на практике

ERP-системы являются относительно новым веянием для отечественных учреждений госсектора. Поэтому, чтобы проанализировать результаты их применения, обратимся к западному опыту. Решение Microsoft Dynamics AX было внедрено в администрациях двух округов графства Линкольншир в Великобритании. Основными задачами при переходе на ERP-систему были повышение эффективности работы ведомств и снижение расходов без потери качества услуг.

Результатами внедрения стали:
•    уменьшение среднего времени обработки обращений на 43%;
•    экономия бюджетных средств в размере 2,1 млн фунтов стерлингов (около $3,3 млн) в течение первого года. Далее прогнозируемая экономия средств будет составлять около 3 млн фунтов стерлингов в год (примерно $4,9 млн) в течение следующих 10 лет;
•    упрощение процессов управления финансовыми потоками;
•    повышение качества услуг, и как следствие, лояльности граждан.

Отметим также, что с помощью Microsoft Dynamics AX в обеих администрациях была выстроена мощная, масштабируемая IT-инфраструктура, которая позволяет эффективно решать текущие задачи и создать план по оптимизации работы как минимум на ближайшие 5-7 лет.

© НОРБИТ, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013