Портал госуслуг
реклама

Управление государственными учреждениями

Любое государственное учреждение – сложный механизм взаимосвязанных элементов. Управление подобным «агрегатом» незаурядный талант. Многие государственные управленцы, часто задаются вопросами: а возможно ли оптимизировать структуру, наладить более эффективный обмен информацией, обеспечить качественное и своевременное исполнение бюджета в соответствии с законодательством. Данная статья расскажет о том, как организовать эффективную работу государственного учреждения с учетом специфики бюджетного планирования, сметного расходования денежных средств и принципов программно-целевого управления.
Управление государственными учреждениями

От государственных органов часто требуется оптимизация документооборота, прозрачность процедуры работы, в частности расходования бюджетных средств, и открытость, доступность информации об учреждении и его деятельности. На сегодняшний день, многие государственные учреждения успешно справляются с поставленными задачами за счет использования решений по автоматизации процессов, изменения структуры управления и активного внедрения информационных технологий на всех уровнях. Но зачастую всех этих действий недостаточно для того, чтобы выстроить результативную структуру управления. Государственное управление реализуется по принципам бюджетирования, ориентированного на результат. Специфика этой отрасли такова, что финансовое планирование должно включать себя широкий спектр направлений.

Управление бюджетированием включает в себя: формирование смет расходов и доходов, учет государственных и муниципальных контрактов, учет и распределение бюджетных обязательств и лимитов по ним, автоматизированный контроль бюджетного финансирования текущей деятельности, в т.ч. контроль исполнения сметных назначений. В данном направлении возникает несколько сложностей. Необходимо быстро создавать и согласовывать сметы, оперативно изменять актуальные документы, а так же синхронизировать с проведенными изменениям всю систему планирования и ведения реестра бюджетных обязательств. Если обратить внимание, на часть финансово-хозяйственной деятельности государственного учреждения связанной с финансовым обеспечением расходования бюджетных средств, зачастую возникают трудности не только  с согласованием различных видов учета, но и во взаимодействии с отделениями Федерального казначейства и интеграцией с системой клиент-банка. И конечно важным отличием государственного учреждения, от любой коммерческой структуры является жесткие рамки поля нормативно-правовой базы. Поэтому сложно переоценить своевременное обновление базы нормативно-справочной информации и свободный доступ к ней.

Широким пластом задач для государственного учреждения является управление целевыми программами и подведомственными учреждениями.  В данной области деловых процессов государственного учреждения ощущается постоянная потребность в ускорении процессов обмена информацией. Одним из способов решения этой задачи выступает решение по унификации нормативно справочной информации и внедрении автоматизированных процедур ее синхронизации и обновления. Отдельной задачей управления в государственных учреждениях стоит выделить управление документооборотом, что является важным фактором успешной работы подобной организации.

Раздробленность и широта задач, зачастую нарушают целостность восприятия информации и тормозят исполнение деловых процессов. Для достижения задач, поставленных перед государственным учреждением, зачастую используются разрозненные автоматизированные системы, которые часто не коррелируются друг с другом, тем самым затрудняя возможности информационного обмена. При этом затрудняется контроль подведомственных учреждений и затягивается подготовка необходимой отчетности для контролирующих органов. В данном случае эффективным инструментом решения вышеописанных задач может стать ERP-система. Данное программное решение позволит унифицировать основные деловые процессы государственного управления и повысить результативность работы структуры. В первую очередь наибольшая отдача будет при автоматизации сквозных процессов, проходящих последовательно в нескольких государственных учреждениях.


ERP-система для государственного учреждения

Внедрение ERP-системы в государственных учреждениях, задача, требующая подготовки и четкого понимания целей использования данного продукта. Для государственных органов оптимальным решением, может стать Microsoft Dynamics AX 2012.  Благодаря расширению возможностей интеграции Microsoft Dynamics AX 2012 с другими популярными продуктами Microsoft и серьезной переработкой её архитектуры, данный продукт позволяет сотрудникам быстрее усваивать новые принципы работы.  Microsoft Dynamics AX 2012 наилучшим образом решает следующие задачи, стоящие перед государственными учреждениями:

  • создание быстрого и продуктивного процесса управления за счет возможности самостоятельной перенастройки системы под текущие потребности;
  • получение всей необходимой информации для принятия решений;

·            обеспечение процессов планирования и исполнения бюджетов в соответствии с федеральным законодательством РФ;

·            упрощение процедуры подготовки отчетности для контролирующих органов;

·            усиление контроля работы подведомственных учреждений;

·            повышение эффективности использования существующей ИТ-инфраструктуры;

·            повышение уровня использования информационных технологий в системе государственного управления;

·            использование наиболее успешного опыта информатизации российских государственных учреждений.


Первым опытом применения Microsoft Dynamics AX 2012 стал Американский город Редмонд, в штате Вашингтон. До этого администрация города пользовалась другой ERP системой, работа которой вызывала нарекания из-за неудобства использования. Только лимитированный круг сотрудников имел доступ к финансовой информации. Более того, сотрудники финансовых подразделений зачастую прибегали к работе с excel. Microsoft Dynamics AX помог Редмонду сделать огромный шаг вперед в области стратегического планирования. По словам мера города, теперь администрации удалось не только заметно упростить собственную работу, но и также добиться высокой результативности от большинства реализуемых проектов.

Сейчас система успешно используется администрациями нескольких крупных американских городов. Вот некоторые результаты, которых удалось добиться:

  • ускорение процессов согласования документации (с 60 дней до 5-6)
  • сокращение на 25% финансовых подразделений без потери в эффективности;
  • переход на безбумажный документооборот;
  • повышение общей эффективности работы подразделений;
  • интеграция разрозненных баз данных.


В заключение стоит отметить, что перспективы использования ERP системы после автоматизации основных деловых процессов у государственного учреждения только вырастут. Вслед за автоматизацией специфичной профильной деятельности государственного учреждения останутся возможности автоматизировать типовые хозяйственные процессы, процессы управления work-flow и многое другое, имеющееся на вооружении у такой мощной ERP системы, как Microsoft Dynamics AX 2012.
 

Андрей Тимошин,
компания НОРБИТ

© НОРБИТ, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2013


Комментарии на публикацию Управление государственными учреждениями