Электронный документооборот на платформе 1С:8.2. Первый пилот-проект.

Разрешите представиться, я CIO Питерской Группы Компаний «Интарсия», которая специализируется на строительстве, реконструкции и реставрации самых значимых объектов Санкт-Петербурга.

Начало 2010 года для меня и моей компании было ознаменовано реализацией проекта внедрения нового продукта компании «1С» - 1С:Документооборот 8.2. В этой статье мне хотелось бы поделиться с аудиторией основными показательными моментами нашего проекта. Как мы начали Необходимость внедрения ЭДО в компании никогда не лежит на поверхности, и я уверен, что руководителю ИТ подразделения необходимо обладать некоторой практикой и дальновидностью, чтобы выявить действительно необходимые бизнесу сервисы, которые может дать Вам СЭД.

Интерес бизнеса должен быть явно выражен в заинтересованности ТОП менеджеров именно в этих, конкретных возможностях СЭД. В противном случае проект внедрения, на мой взгляд, начинать не стоит, т.к. результат, с высокой степенью вероятности, будет отрицательным. Откуда мы взяли требования бизнеса. В процессе жизненного цикла учетной системы Отдел ИТ фиксировал заявки на требуемые изменения системы. Именно из характера этих заявок стали видны процессы, которые логично было вынести за рамки учетной системы и реализовать в СЭД. Таким образом, были выявлены основные требования: - Требовалось ускорить согласование внутренних документов (приказов, договоров, положений); - Требовалось навести порядок в хранении электронных копий документов, находящихся в структуре файловых серверов; Кроме этого, по результатам проведения совещаний стало понятно, что есть реальная потребность фиксировать и контролировать выданные на совещаниях поручения. Решение о внедрении СЭД на платформе ПО «1С», несмотря на возможные риски, связанные с новизной продукта, было принято и в связи с тем, что в компании уже был внедрен ряд модулей конфигурации 1С:УСО 8.1, которые успешно функционируют уже в течение 2-х лет. Дополнительным стимулом при принятии решения послужила готовность Отдела ИТ осуществлять полный цикл HelpDesk по этому продукту и возможность в рамках договора на пилотное внедрение поддерживать горячую линию с отделом разработки компании «1С».

Подготовительная работа

Чтобы определиться с техническими требованиями к системе, мы описали и оптимизировали под СЭД основные процессы документооборота: - Движение входящей информации - Движение исходящей информации - Согласование приказов - Порядок инициации, согласования и заключения договоров - Порядок издания приказов - Движение служебных записок Описание процессов проводилось с помощью упрощенных нотаций для того, чтобы сотрудники заинтересованных подразделений, могли в них быстро разобраться и вместе с рабочей группой предпроекта предложить оптимальные варианты. А после формирования документа «Требования к СЭД» мы смогли точно определить заказчиков данного проекта, и проект был открыт приказом по компании. Начиная проект, мы примерно предполагали его бюджет, но при завершении проекта и его анализе мы были удивлены, что львиную долю бюджета у нас вместо затрат на внедрение (как мы предполагали) «сожрал» консалтинг, то есть подготовительные работы. Здесь надо оговориться, что из расчетного бюджета мы не выбились.

Хочется обратить внимание, что при внедрении СЭД основные затраты ложатся на консалтинг, который вы должны сделать сами, если у Вас есть ресурсы и опыт, либо пригласить нормального профессионала внедренца. Не тешьте себя иллюзиями, без этого ЭДО не «взлетает». Основные параметры проекта Компания: 700 ИТР, 3 офиса, 11 объектов Пилот проект: 3 офиса, 4 объекта Задействовано: около 100 сотрудников Активных 30 сотрудников Обучено 67 сотрудников Подготовка 4 месяца Внедрение 2 месяца

Юрий Шойдин,

Зам.Ген.директора по стандартизации и качеству- Директор по ИТ ГК «Интарсия»