ABBYY и АТАПИ Софтвер обеспечили в мэрии Новосибирска автоматизацию ввода данных для цифрового архива

Компания ABBYY,  мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области лингвистики, распознавания документов и ввода данных, и компания АТАПИ, специализирующаяся на создании ПО в области оптического распознавания и услугах на основе технологий ABBYY, сообщают о внедрении решения ABBYY FlexiCapture в мэрии Новосибирска. Система ABBYY используется при создании комплекса распределенного сканирования бумажных архивных документов, их автоматизированной проверки и хранения скан-копий в специализированной отраслевой системе «Архивный Фонд».

Внедрение решения осуществлялось в несколько этапов. Вначале специалисты АТАПИ настроили гибкие описания для постановлений и распоряжений. Затем в ABBYY FlexiCapture отладили профили обработки, с помощью которых полный цикл прохождения каждого документа в системе автоматизирован. Благодаря этому в мэрии Новосибирска стандартизирована и в 6 раз ускорена обработка архивных дел.

Новосибирскую мэрию отличает высокотехнологичный подход в решении различных задач: от обеспечения нужд муниципалитета до оказания услуг населению. В 2011 году Департамент связи и информатизации мэрии столкнулся с необходимостью оцифровать документы из новосибирского городского архива (с 1920-х гг. до нашего времени). На первом этапе проекта решили обработать документы периода 2000-2010 годов, с общим объемом 3 млн страниц. В архиве документы хранятся подшитыми в архивные дела, и одно архивное дело – это около 250 страниц, что составляет от 80 до 130 документов. По распоряжению Росархива каждый документ и его приложения теперь надо сохранять в специализированной системе «Архивный Фонд». Для этого на документ приходилось заполнять информационную «карточку» и вручную вводить все его данные, включая название, дату, номер документа и др., в соответствующие поля карточки. Затем предстояло сформировать PDF-версию отсканированного документа. Процесс был  медленным, трудоёмким и не предполагал дополнительных средств проверки, что приводило бы к множеству ошибок.

Оценив объём и сложность задачи, мэрия сделала ставку на техническую модернизацию архива. В результате был приобретен мощный сканер, позволяющий обрабатывать сброшюрованные  документы. Но в процессе оставалась нерешенной задача ввода данных, который по-прежнему осуществлялся вручную. Департамент связи и информатизации обратился в компанию «АТАПИ Софтвер», уже зарекомендовавшую себя в предыдущем проекте мэрии «Транспортная карта», обеспечив автоматизацию ввода большого числа анкет. Инженеры АТАПИ обсудили поставленную задачу со специалистами ABBYY. Это неслучайно, так как компания «АТАПИ Софтвер» имеет статус ABBYY Corporate Projects Silver Partner и связана с ABBYYмноголетними партнерскими отношениями. Специалисты ABBYY и АТАПИ предложили мэрии автоматизировать процесс с помощью внедрения системы потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture.

По итогам проведённого тендера, мэрия остановила свой выбор на системе ABBYYFlexiCaptureв комплектации, позволяющей автоматизировать ввод 3 млн страниц. В ходе проекта в ABBYYFlexiCaptureбыли настроены профили обработки, с помощью которых полный цикл прохождения документа в системе автоматизирован.

В результате оператор только сканирует дело, проверяет карточки документов, автоматически заполненные системой (в ABBYY FlexiCapture реализован удобный интерфейс верификации), при необходимости исправляет ошибки и подтверждает экспорт документа в «Архивный Фонд». Автоматическая проверка формата данных позволяет сократить до минимума количество ошибок ввода.

Благодаря распределенной установке ABBYY FlexiCapture удалось оптимально решить вопросы безопасности и администрирования комплекса: сервера обработки и хранения данных развернуты на территории мэрии, при этом сотрудники архива работают в системе удаленно с помощью клиентских станций сканирования и верификации.

«До внедрения ABBYY FlexiCapture обработка одного архивного дела занимала у нас не менее 8 часов, иногда несколько рабочих дней. После внедрения системы работа с аналогичным делом занимает от 1,5 до 3 часов, в зависимости от особенностей документов и сложности их структуры. Таким образом, обработка ускорилась минимум в 6 раз. Мы предполагаем, что с отладкой некоторых функций скорость обработки увеличится еще больше», – комментирует Юрий Александрович Стрелков,  заместитель председателя комитета экспертизы, контроля и архивной службы мэрии Новосибирска.