Администрация Боготола расширяет работу в системе электронного документооборота БОСС-Референт

Компания «СибИнтел» завершила второй этап внедрения ECM-системы БОСС-Референт в Администрации города Боготол. Работа в СЭД позволила Администрации качественно улучшить уровень оказываемых государственных услуг. В настоящий момент в системе работает около 40 пользователей.

Город Боготол — административный центр Боготольского района Красноярского края, расположенный на Транссибирской железнодорожной магистрали. Администрация города, как исполнительный орган местного самоуправления, ведет работу по развитию города, поддержке социальных программ.

Следуя современным общероссийским тенденциям по автоматизации работы государственных органов и повышению качества предоставляемых услуг, Администрацией города Боготола было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. После изучения опыта муниципальных органов власти соседних районов в качестве платформы для будущей системы была выбрана ECM-система БОСС-Референт, как наиболее удовлетворяющая требованиям к функционалу СЭД. В качестве исполнителя была привлечена компания «СибИнтел», зарекомендовавшая себя как обладателя высокой квалификации в области внедрения СЭД и надежного партнера.

Проект стартовал в 2009 году. Специалисты компании «СибИнтел» провели аналитическое обследование и разработали на его основе техническое задание. Летом 2009 года было проведено внедрение программного обеспечения и обучение администраторов. В результате в системе начали работать сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденции.

По результатам работы в системе электронного документооборота Администрацией было принято решение о расширении СЭД для охвата всех структурных подразделений. Для этого в мае 2011 года было докуплено 30 лицензий БОСС-Референт. Летом командой проекта была произведена адаптация системы под специфику процесса согласования документов в Администрации, осуществлено дополнительное масштабирование, разработаны инструкции для пользователей и проведено их обучение. Осенью 2011 года система была сдана в промышленную эксплуатацию.

В ходе проекта в Администрации создано хранилище документов в электронном виде: в системе электронного документооборота регистрируются постановления, распоряжения, протоколы заседаний, обращения граждан. Это помогло свести время поиска документов к минимуму и исключить вероятность утери документов. По данным видам документов, осуществляется назначение поручений сотрудникам Администрации и ведется контроль исполнительской дисциплины. При внедрении системы специалистами компании «СибИнтел» была осуществлена адаптация системы под специфику работы Администрации, настроены шаблоны документов, обеспечивающие формирование отчетов для контроля исполнительской дисциплины.

В настоящий момент в системе электронного документооборота работают около 40 пользователей.

«Внедрение системы электронного документооборота помогло нам повысить контроль исполнительской дисциплины, — отмечает заместитель Главы администрации города по правовым и экономическим вопросам Т.В.Рычкова, — очень важно, что теперь мы имеем возможность более оперативно реагировать на запросы горожан, ускорить процесс принятия решений и, как следствие, качественно улучшить уровень оказываемых государственных услуг».