Ведение исполнительной документации в строительстве: как в этом помогает программа?

Не стоит скрывать, что часто специалисты ПТО и другие сотрудники, в чьи обязанности входит работа с документами, не совсем понимают, зачем на что-то менять «любимый Excel».

Мнение

Вот, к примеру, цитата одного из руководителей строительных компаний из Ханты-Мансийска (цитата взята со сметного интернет-форума): «А зачем усложнять? Ежевечерний рапорт о выполненных работах, запись в журнале, анализ, что не выполнено и по какой причине. Всё остальное лишнее».

Это привычка?

Любое мнение имеет право на жизнь. С этим никто не спорит. И фраза «зачем всё усложнять» тут даже объяснима. Действительно, ведь привыкли работать с Excel, чаще даже от руки заполнять какие-то формы документов, а тут надо будет устанавливать программу, контролировать, а работают ли в ней. А «незаменимые» сотрудники могут не захотеть, обидятся. Ведь тонкая душевная организация, часто приправленная манией величия и тотальным отрицанием бизнес-программ (кроме сметных и бухгалтерских), не выдержит нововведений. Ну а совещание вечером, чтобы глаза в глаза, чтобы отчитать или, наоборот, похвалить сотрудника, это вообще часть корпоративной культуры многих строительных (и не только) отечественных компаний. Конечно, не хочется никого обижать, но формально суть именно в этом. «Мы и так хорошо жили без программы, а тут вы». Хочется ответить: «Заживёте ещё лучше». За счёт чего? Приведём примеры.

Почему будет лучше с программой?

Работайте без долгих отлагательств

Всё, что нужно – установить программу на компьютер и начать пользоваться типовыми формами документов. В программе их более пятидесяти наименований для различных типов строительства (общие и отраслевые).

Проверяйте исполнительную документацию подрядчиков

Если говорить коротко, то каждый подрядчик сможет заполнить исполнительную документацию самостоятельно в базе программы. Для этого достаточно дать подрядчику доступ к его смете, и он сам сможет, основываясь на перечне работ, готовить документацию.

Имейте под рукой нужные и не просроченные сертификаты на материалы

Программа может отследить даты сертификатов. Если срок сертификата истёк, то она его не предложит, а найдёт тот сертификат, который актуален для конкретного материала.

Распечатывайте легко

Просто нажмите на кнопку «распечатать», и программа автоматически выполнит подборку документов и приложений за нужный период и выведет их на печать. Кстати, можно настроить печать на удалённый принтер (к примеру, со стройплощадки в офис).

Помогите молодым инженерам ПТО

Программа будет работать как шпаргалка и покажет, какие акты, журналы нужно составить по определённым работам из строительной сметы. Ведь назубок это знают только проверенные кадры. В то время как начинающие специалисты нередко на этом спотыкаются.

Заполните один раз неизменяемые части документа

Достаточно задать в программе содержание шапки и подвала, чтобы оно отображалось в нужных документах.

Создавайте собственные формы

Стандарты на составление документации весьма условны (заказчики часто требуют «своё»). В программе есть функция редактирования печатных форм документов. Вы сможете подготовить документы в том виде, в котором требует заказчик.

Как видите, плюсов от работы в программе для исполнительной документации в строительстве, достаточно. Кстати, один из клиентов компании «АЛТИУС СОФТ», который приобрёл программу за счёт собственных средств, так и сказал: «Хоть бы руководство не узнало, сколько теперь у меня появилось свободного времени». У вас оно тоже может появиться…А на совещание вы непременно сможете собраться с коллегами как с документами, полученными из программы, так и без них.

​Подробнее о программе «Исполнительная документация»

© АЛТИУС СОФТ, 2018
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2018