После внедрения системы «1С:Документооборот» «Инновационный центр энергоэффективных решений» на 15% ускорил выполнение заказов

С помощью новой системы практически в момент запроса сотрудники могут получать финансовую, распорядительную, проектную и конкурсную документацию в соответствии со своими правами доступа. Переведено в электронный формат согласование договоров, служебных записок и проектных документов. Исключены потери бумажных оригиналов документов. Обеспечено соблюдение нормативных сроков согласования документов и исполнения поручений. Выполнение заказов на анализ состояния систем теплоснабжения, подготовку проектов их модернизации и реализацию этих проектов удалось ускорить на 15%.

Инжиниринговая компания ЗАО "Инновационный центр энергоэффективных решений" проводит анализ и модернизирует системы теплоснабжения предприятий. В компании работает более ста аттестованных и сертифицированных энергоаудиторов, располагающих высокоточным оборудованием для определения энергетической эффективности промышленных систем теплоснабжения. Компания реализует проекты на всей территории России, более чем в сорока регионах одновременно.

Ежедневно в компании обрабатывается порядка 300 документов: договоры и проекты договоров, финансовая, распорядительная, проектная и конкурсная документации, протоколы совещаний, служебные записки и другие документы. Ранее было принято все документы передавать секретарю, который в начале каждого рабочего дня доставлял эти документы получателям, на согласование и на подпись. В срочных случаях заинтересованные сотрудники были вынуждены самостоятельно ходить по кабинетам нужных "подписантов", которые могли располагаться далеко друг от друга. Поскольку документы в процессе согласования передавались из кабинета в кабинет, оригиналы документов периодически терялись, их поиск мог отнимать много времени. Таким образом, сроки согласования было трудно заранее спрогнозировать. Все это негативно сказывалось на эффективности бизнеса.

Руководство компании приняло решение внедрить систему электронного документооборота, которая помогла бы ускорить согласование и подписание документов, исключить возможность их потери. Чтобы сделать сроки согласования документов прогнозируемыми, планировалось ввести нормативы их обработки. Предполагалось также формализовать и перевести в электронный вид раздачу поручений и контроль их исполнения.

Для реализации этих задач компания ИЦЭР организовала конкурс, победителем которого стала компания "1С:Первый БИТ", имеющая большой опыт автоматизации предприятий. На выбор исполнителя повлиял, в частности, референс-звонок одному из клиентов 1С:Первого БИТа, у которого ранее был выполнен подобный проект.

После предпроектного обследования, проведенного совместной рабочей группой заказчика и подрядчика, было принято решение взять за основу системы программу "1С:Документооборот 8". Проект был выполнен за 3 месяца. Система "1С:Документооборот 8" была установлена на 100 рабочих мест в производственных департаментах, отделе кадров, бухгалтерии и канцелярии.

В результате в компании ИЦЭР была организована система учета и хранения всех документов предприятия. Это позволило реализовать возможность их быстрого и удобного поиска. Если сотруднику требуется получить именно бумажный документ, каждая такая выдача фиксируется в системе. Это позволило исключить потерю оригиналов документов. Были полностью переведены из бумажного в электронный формат такие документы, как служебные записки и заявки. Система электронного согласования документов позволила сотрудникам компании не носить их на подпись самостоятельно. Теперь электронный документ моментально передается по цепочке согласования и далее на подписание. Вместе с документом появилась возможность передавать сопутствующие информационные материалы, необходимые для принятия решения о согласовании документа.

Организован автоматизированный учет проектных документов. Это позволило персоналу компании получать все необходимые документы и работать с ними, не вставая с рабочего места, а также всегда знать, где находятся оригиналы этих документов. При поиске проектных документов теперь имеется возможность просматривать и применять ранее сделанные запросы, что позволяет оперативно использовать исторические наработки при решении текущих задачах.

В системе реализован механизм выдачи поручений и контроля их исполнения. Теперь руководители могут видеть, сколько времени каждый документ находился на обработке у каждого сотрудника. Это позволило ввести нормативы по времени обработки документов и контролировать соблюдение этих нормативов. В итоге согласование документов ускорилось в среднем в 10 раз.

Все эти преобразования помогли ускорить выполнение заказов в среднем на 15%.

"Решение проблемы учета и быстрого поиска документов позволило нам работать быстрее. Теперь четко определена роль каждого сотрудника при обработке документов. Руководители подразделений могут легко контролировать выполнение поставленных задач. Заметно сократились сроки согласования и подписания документов, снизилось количество бумажных документов", – говорит заместитель генерального директора ЗАО "Инновационный центр энергоэффективных решений" Максим Мустафаев.

© 1С:Первый БИТ, 2014
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2014