Корпоративный контент – это не только документы в СЭД

Скоро в EOS for SharePoint появится новый модуль – Хранилище файлов, который позволит пользователям организовать свои подборки документов и публиковать их непосредственно в системе EOS for SharePoint.

Далеко не все электронные документы попадают в СЭД – презентации, маркетинговые материалы, рабочие заметки, черновики, аналитические отчеты, разнообразные таблицы Excel, фотографии (по работе, даже не личные фотоальбомы), схемы, сохраненные веб-страницы, документация на софт и оборудование. В общем, все те файлы, с которыми нам приходится ежедневно работать.

Поэтому неудивительно, что многие компании сталкиваются с проблемой ведения этой базы документов, обычно пытаясь решить вопрос путем создания общих папок на файл-сервере. Организация каталогов, логичная и понятная структура базы, удобный поиск и управление доступом – все это довольно сложно настроить и поддерживать без использования каких-то прикладных средств. Причем доступом и выделением квот на сервере обычно занимается ИТ-подразделение, и бывает, что заявки на предоставление доступа новому сотруднику выполняются долго, да гибкость всей системы очень ограничена, поскольку доступ персонализированный, а не ролевой. К тому же система в целом оказывается слишком хрупкой – порядок держится на соблюдении договоренностей о размещении файлов в нужных папках, что целиком зависит от дисциплины пользователей. С другой стороны, помещать каждый документ в СЭД слишком хлопотно – придется заполнять его карточку, присваивать ему регистрационный номер и т.д.

Вторая задача связана с ознакомлением сотрудников, не являющихся пользователями СЭД, с организационно-распорядительными и иными документами. Веерная рассылка приказов по электронной почте проверенный, но не самый эффективный метод – множество копий одного документа сохраняется в почтовых ящиках пользователей, что съедает дисковое пространство, да и трудно контролировать факт ознакомления каждого сотрудника с документом. Публикация на корпоративном портале – уже лучше, но не для всех случаев.

В этом случае на помощь нам приходит замечательная платформа Microsoft SharePoint, которая позволяет с помощью своих стандартных возможностей структурировать базу документов, представляющую собой набор файлов, управлять доступом, а также осуществлять удобный поиск по тексту и метаданным. Веб-приложения Office можно использовать для удобной работы с документами.

Потенциальная масштабируемость SharePoint позволяет справиться практически с большими объемами информации. Microsoft приводит пример реализованного хранилища документов на 120 миллионов файлов общим объемом 30ТБ. Конечно, в эпоху "Больших данных" и "Большого контента" такими цифрами уже никого не впечатлишь, однако для большинства организаций этого более чем достаточно.

Не останавливаться на стандартных возможностях

EOS for SharePoint расширяет стандартные возможности платформы, компенсирует некоторые неудобства (например, при публикации в обычную библиотеку SharePoint из одной карточки можно отправить только один файл) и дополняет ее новыми возможностями. В их числе:

·         Полное взаимодействие между порталом и СЭД;

·         Возможность публикации документа из карточки;

·         Удобные результаты поиска на рабочем месте;

·         Автоматическое предоставление доступа к публикуемым документам с помощью справочников;

·         Делегирование полномочий по управлению доступом.

Прежде всего, это пригодится для ведения библиотек нормативно-правовых актов, ОРД и внутренних документов. Библиотеки состоят из наборов файлов, сгруппированных по тематическим разделам или по другому принципу.

Создание наборов выполняется в ручном режиме. Естественно, наборы, как папки на файловой системе, моугт быть вложенными. Организатор контента (роль в системе) помещает набор в соответствующую библиотеку, после этого происходит автоматическое предоставление доступа (наследуется из настроек библиотеки или вышестоящего набора) и далее может быть осуществлена рассылка уведомлений на ознакомление с документами или можно начать работать с новым набором – добавлять и редактировать документы, вести поиск и т.д.

Процесс взаимодействия с СЭД

Вернемся к задаче ознакомления с документами сотрудников организации, не имеющих доступа к СЭД. Сначала документ обычным порядком проходит по фазам своего жизненного цикла в СЭД – от проекта через согласование и утверждение до регистрации. Потом файлы документа (их ведь может быть несколько – сам документ, приложения, пояснительная записка, приказ о вводе в действие и пр.) публикуются в виде набора в одной из библиотек хранилища документов. На следующем шаге выполняется рассылка на ознакомление – сотрудники получают уведомление в свой почтовый ящик и могут прочитать документ, просто перейдя по ссылке.

Рассмотрим процесс подробнее. На экране знакомый интерфейс карточки EOS for SharePoint, только на панели инструментов теперь доступна новая кнопка – "Опубликовать".

В форме публикации можно изменить вид публикуемого документа, указать файлы, которые требуют публикации, а также заполнить реквизиты набора. После запуска публикации набор создается в соответствующей библиотеке, а карточка содержит реквизиты, основную зону с файлами и вкладки.

В рабочем месте EOS for SharePoint появился новый раздел для управления наборами файлов, где можно вручную создавать такие наборы и работать с ними.

В заключение несколько слов о развитии. В ближайшее время будет добавлена возможность использования ЭЦП при публикации. Для оптимизации больших библиотек будет организована поддержка нескольких баз данных.