О совещаниях (на вечную тему)

Затянутые, неэффективные совещания по пустяковым вопросам – давний предмет острых шуток сатириков, вспомним хотя бы Маяковского:  Исколесишь сто лестниц. Свет не мил. Опять: "Через час велели прийти вам. Заседают: покупка склянки чернил Губкооперативом".

И тем не менее, совещания остаются одной из основных форм коллективной работы, потому что только в процессе живого обсуждения получается принимать большинство решений. То, что при этом могут использоваться видеоконференции или где-то все еще селекторная связь, сути не меняет – все участники «здесь и сейчас», пусть даже и виртуально.

Об том, как проводить эффективные совещания, написаны тонны литературы и мегабайты блогов. Но без подходящего инструмента все эти рекомендации так и остаются благими советами.

Главные проблемы в организации и проведении совещаний

• Субъективный фактор. Если руководитель любит произносить многочасовые речи, как Фидель Кастро, то наука здесь бессильна. Мы оставим за скобками все, что касается человеческих качеств и управленческих навыков участников.




• Планирование совещаний: согласование даты, времени, места и списка вопросов. Из подручных средств обычно используется Outlook, но не стоит этим ограничиваться.




• Подготовка материалов и предварительное ознакомление с ними участников совещания. В этот процесс вовлечено множество людей, документы имеют свойство меняться до самой последней минуты и тем не менее, они должны быть согласованы и весьма желательно, чтобы участники совещания могли с ними заранее ознакомиться. Учитывая объемы информации и интенсивность совещаний, это огромная головная боль для руководителей.




• Информационная поддержка в ходе совещания. Часто бывает, что срочно нужна какая-то важная цифра или документ, без которого нельзя принять решение. И вопрос откладывается до следующего совещания. Оперативная доставка нужных данных могла бы ускорить принятие решений.




• Протоколы — оформление результатов совещания. Обсудить и решить вопросы это полдела. Нужно еще надлежащим образом это решение оформить и утвердить.




• Самое главное — контроль исполнения. Увы-увы, очень много решений, принятых на совещаниях самого разного уровня так и остаются на бумаге. Обязательно нужна стыковка информационных потоков совещаний и текущих бизнес-процессов, чтобы принятые решения отразились в конкретных поручениях, были поставлены на контроль и исполнены.

Чем поможет ECM

Прежде всего, стоит позаботится об информационном обеспечении совещаний, тогда они и станут эффективнее. Для этого нужно упорядочить и автоматизировать процессы подготовки документов, что есть классическая задача для ECM, нужно только задать правильный контекст — иметь возможность связывать документы с предстоящими или с прошлыми совещаниями, отслеживать статус их готовности и добавить процедуру ознакомления участников с ними.

Второй очевидный блок функций связан с оформительскими задачами: автоматизация составления повестки совещания, списка участников, письменных оповещений, протокола, принятых решений и других документов, требуемых регламентом. Как мы понимаем, при помощи ECM вполне можно избавить секретарей и всех, кто занят подготовкой совещаний от большой доли рутинной работы.

Во время совещания очень может пригодиться мобильный клиент ECM – любой документ, который вдруг понадобился в тот же момент будет у вас на столе. (Если помечтать, то хорошо бы иметь возможность тут же поделиться им с другими участниками.)

Ну и классика жанра: контроль исполнения. На основании протокола (желательно автоматически) создаются поручения, ставятся на контроль, исполняются и на одном из следующих заседаний можно будет увидеть, выполнены принятые решения или нет.

Что не может ECM

Ни одна система не всемогуща, и у ECM есть свои ограничения. Для управления совещаниями нужен блок планирования, управления временем, чем ECM, в общем-то, не занимается.

Выход — либо интеграция вашей ECM с некой системой управления календарями и планирования, может даже управления проектами. Либо выбрать ECM на такой платформе, где эти функции уже встроены. Не думали про SharePoint? Вполне подходящее решение.

Управление совещаниями в EOS for SharePoint

Вот, например, одна из реализаций такого подхода от компании ЭОС — в ECM-системе EOS for SharePoint есть модуль управления совещаниями.

Не будем здесь вдаваться в технические подробности, отметим только, что в этом решении автоматизируются специфические задачи, связанные с совещаниями, а интеграция с СЭД, использование единых принципов при работе с задачами и возможность просматривать совещания на «рабочем столе», позволяют пользователям работать в единой информационной среде.

В заключение

Будьте осторожны: автоматизация подготовки совещаний не отметает вопроса об их целесообразности. Классики в этом вопросе вообще категоричны:

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».

Еще раньше практически ту же мысль высказал Владимир Маяковский –

Мечтой встречаю рассвет ранний: "О, хотя бы ещё одно заседание относительно искоренения всех заседаний!"

Оставаясь реалистами следует признать, что совсем от совещаний нам не избавиться. Пусть они хотя бы проходят эффективнее!