Фирма "1С" специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и поддержке компьютерных программ.
Для успешного внедрения учетной системы механизм согласования решений не менее важен, чем выбор технологической платформы.
Ключевые результаты внедрения решений 1С в компаниях группы «Детский Мир»:
• Создание единой распределенной базы данных (ЕРБД), объединяющей магазины, филиалы и офисы группы
• Оптимизация и автоматизация внутрихозяйственных расчетов
• Построение комплекса интеграционных решений по взаимодействию различных программных продуктов, реализованных на разных программных платформах
• Автоматизация процессов трансформации для создания отчетности US GAAP
• Создание решения по подготовке консолидации финансовой отчетности в автоматическом режиме
• Регламентация процесса закрытия отчетного периода
• Повышение прозрачности и детализации финансовой отчетности
• Создание комплексного решения по ведению и администрированию нормативно-справочной информации (НСИ) для группы компаний
Два года назад группа компаний «Детский Мир» начала стремительно развивать свою филиальную сеть. На первоначальном этапе приоритетной задачей справедливо считалось открытие как можно большего числа торговых точек - ежегодно их количество увеличивалось минимум вдвое, и на сегодняшний день компания объединяет 102 магазина, специализирующихся на продаже детских товаров. Существовавшие средства автоматизации учета все меньше соответствовали новому масштабу бизнеса. Из-за отсутствия единых стандартов отчетность из регионов поступала противоречивая, ее обработка была трудоемкой и длительной. Например, не была автоматизирована трансформация данных из РСБУ в US GAAP. Подготовка документов, соответствующих как российским, так и американским стандартам, велась в Excel, то есть фактически вручную - медленно и с большим риском допустить неточность. При этом основной акционер группы - АФК «Система» - является публичной компанией и предъявляет достаточно жесткие требования к срокам и качеству подготовки финансовой отчетности.
В 2007 году необходимость построения корпоративной финансовой системы стала очевидна. Тогда же началось формирование новой команды финансистов, которым предстояло реализовать этот проект. Причем оптимизация учета проходила параллельно со сменой организационной структуры компании - эту цель поставил перед нами основной акционер. Сначала региональные ЗАО были присоединены к ОАО «Детский Мир - Центр», а затем выделились региональные торгово-расчетные представительства с филиалами на уровне бизнес-единиц. Каждая такая единица - магазин. Реструктуризация проводилась для достижения максимальной прозрачности: акционеров интересовала жизнеспособность каждой торговой точки как отдельного бизнеса уже на стадии принятия решения об открытии нового магазина. Естественно, от учетной системы требовалась глубокая детализация финансовых данных, иначе контролировать жизненный цикл каждого магазина попросту невозможно.
Системная мозаика
В первую очередь мы инвентаризировали те решения, которые уже использовались в компании. Так, бухучет в регионах велся в седьмой версии «1С:Бухгалтерия», а в центральном офисе была установлена платформа «Финансы без проблем». Для целей бюджетирования применялась разработка на базе Lotus, усовершенствованная собственными силами, а товародвижение отражалось в системе «Домино», которая также отвечала за предоставление информационно-аналитических данных.
Мы поняли, что работать придется в достаточно сложном системном ландшафте и потому заранее проработали концепцию интеграции информационных систем. Этот документ помог снизить риск несовместимости действующих компонентов с теми решениями, которые только предстояло внедрить.
Наши предшественники рассчитывали отчасти решить проблему учета, заменив существовавшую в центральном офисе платформу «Финансы без проблем» на седьмую версию «1С:Бухгалтерия». Однако этот блок сам по себе обеспечивал лишь унификацию бухучета в центре и регионах, а нам требовалась возможность ведения налогового, финансового и управленческого учета в единой системе.
Трудности перевода
Руководство компании склонялось к тому, чтобы финансовый контур в «Детском Мире» замыкался в той же системе, что используется в АФК «Система». Выбор, на первый взгляд, казался очевидным: единая ИС для корпорации и для нашей группы компаний гарантировала интегрируемость.
Впрочем, это не означало, что у финансовой службы не было свободы выбора. В АФК «Система» сложилась культура принятия коллегиальных решений по ключевым для бизнеса вопросам.
Формализованный механизм сближения позиций особенно важен, когда проект, как в нашем случае, ведет недавно сложившаяся команда. Кто-то получил образование в России, другие - в США или Европе, и даже при общем высоком уровне профессионализма нередко возникают «трудности перевода».
В нашем случае процесс принятия решений осложнялся еще и тем, что бизнес - сезонный. В третьем-четвертом кварталах, когда обычно готовится открытие новых магазинов, к сотрудникам, занимающимся расширением торговой сети, лучше вообще не подходить. А в декабре, когда происходит непосредственный запуск торговых точек, подойти к ним невозможно физически - их просто нет в офисе, они разъезжаются по регионам. Понятно, что это «мертвый сезон» для всевозможных согласований. Сократить путь к достижению единого мнения помогло четкое расписание рабочих групп, а часть заключений от заинтересованных сторон мы получали по почте. В таких очных и заочных спорах нередко рождается новое понимание деталей проекта, а иногда и новое видение той роли, которую играют отдельные его участники. Так, например, в ходе автоматизации было принято решение образовать собственное управление методологии, хотя изначально его специалисты привлекались только на время внедрения - брать их в штат не предполагалось. Но мы пришли к выводу, что их опыт в методологии учета найдет себе применение не только в процессе этого внедрения.
Отдельно стоит отметить уровень вовлеченности топ-менеджмента в проект. Заместитель генерального директора по финансово-инвестиционному комплексу Алексей Курач детально изучал выкладки финансового департамента, касавшиеся автоматизации. Если какое-то предложенное нами решение оказывалось удачнее первоначально намеченного, он готов был отказаться от заранее составленных планов. В свою очередь от нас требовалась максимально подробная проработка каждого этапа внедрения, четкое обоснование всех затрат.
Пусть детальное обсуждение несколько снижает оперативность, зато на выходе мы достигаем результата, устраивающего все службы компании и максимально соответствующего требованиям акционеров. Последнее слово остается за финансово-инвестиционным комитетом «Детского Мира», а если бюджет проекта превышает 5 млн. долл., то необходимо согласование на уровне аналогичного комитета в АФК «Система». Это дает возможность еще раз себя проверить по ключевым вопросам, не говоря уже о том, что многоступенчатая внутренняя экспертиза - прекрасный тест на выживание для любого проекта. В результате естественного отбора на протяжении всей цепочки согласований до стадии реализации доходят лишь наиболее жизнеспособные и эффективные решения. Так было и в случае с выбором конкретной системы для «Детского Мира».
Ольга Каменская, финансовый директор, Алла Масленникова, начальник управления методологии финансового департамента, компания "Детский Мир-Центр" - 14.04.2010© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2010
