Фирма "1С" специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и поддержке компьютерных программ.
Весной 2008г. торговой сети «Спортмастер» развернуто масштабное внедрение нового ПО «Розничный магазин». Новый модуль КИС торговой сети разработан компанией «Заказные ИнформСистемы» при непосредственном взаимодействии с Управлением информационных технологий (УИТ) и Розничным дивизионом группы компаний «Спортмастер».
Первое внедрение модуля «Розничный магазин» состоялось 3 августа 2006г. в Москве в магазине «Спортмастер» на Рублевском шоссе. В процессе двух последующих внедрений проводилось уточнение требований и доработка функциональности. Формировались и отлаживались технологии дальнейшего тиражирования системы. Эти дополнительные пилотные внедрения были завершены к началу июля 2007 года. Причем третье состоялось в круглосуточно работающем магазине, торговые залы которого располагаются на трех этажах.
Тиражирование модуля по розничным магазинам ТС «Спортмастер» на всей территории России началось во втором полугодии 2007г. К июлю 2008г. решение промышленно эксплуатируется в 35 магазинах Москвы и Московской области.
При создании и внедрении модуля «Розничный магазин» были учтены все особенности технологии розничной торговли, которые обеспечивают лидерство ТС «Спортмастер» на рынке спортивных товаров в России и СНГ. Заказная разработка позволила без потери функциональности перенести все ценные качества прежней системы на новую технологическую основу и создать такой модуль, в котором вопросы масштабирования – распространения и сопровождения на десятки и сотни магазинов – решаются на новом уровне.
ПО «Розничный магазин» обеспечивает как централизованное управление работой магазинов со стороны головного офиса ТС, так и оптимизацию бизнес-процессов внутри каждого магазина. В магазинах поддерживается пользование единым каталогом товаров и цен, одновременное проведение промо-акций, ведется контроль сертификатов, ГТД и др. Важное преимущество нового решения – возможность работы нескольких магазинов с одним сервером.
До начала проекта в магазинах использовались системы, разработанные специалистами УИТ «Спортмастера». Переход на новое решение был обусловлен необходимостью технологического обновления и интеграции всех функций в рамках единого приложения. Установка нового ПО проводится в режиме «бережного» внедрения, который обеспечивает преемственность бизнес-процессов продаж и подготовки отчетности в магазинах, а также полный ежедневный контроль работы каждого магазина со стороны центрального офиса.
Функциональные особенности модуля «Розничный магазин»
· Работа со всей покупкой – «корзиной покупателя» – как с единым целым, независимо от того, какие товары и услуги в нее входят. По одной корзине пробивается единый чек, даже если товар выдается с разных складов или доставляется покупателю на дом. Это позволяет оценивать комплексность покупок, оптимизировать скидки и т.п.
· Автоматическое назначение на корзину необходимых скидок и промо-акций, расчет скидок с учетом максимальной выгоды для клиента, вспомогательные вычисления.
· Контрольное сканирование всего купленного товара перед выдачей покупателю минимизирует ошибки кассиров при покупке большого количества товаров.
· Проведение инвентаризации без закрытия магазина.
· Автоматический контроль передачи товарно-материальных ценностей между ответственными (например, между кладовщиком и продавцом при выдаче товара на примерку). Передача товара фиксируется в системе и подтверждается электронными подписями. Это особенно важно для магазинов крупных форматов с большими складами.
· Разделение документов по типам операций позволяет оперативно получать отчеты о приходе и расходе товара в магазине – в разрезе поставщиков, подразделений, материально ответственных лиц, продавцов, кассиров, покупателей и т.д.
· Ведение учетных данных материально ответственными лицами с последующим контролем и закрытием документов бухгалтером. Благодаря этому один бухгалтер может работать в нескольких магазинах одновременно, причем поступление товара в магазин не связывается с графиком его работы.
· Передача финансовых документов в бухгалтерию центрального офиса в режиме on-line.
· Получение оперативной информации из головного офиса о подарочных и клубных картах, а в случае спорной ситуации с покупателем – о наличии бонусов на его карте.
· Всесторонний контроль магазина различными службами центрального офиса. Так категорийный менеджмент контролирует своевременное пополнение торговых залов, контрольно-ревизионный отдел проверяет сроки и качество выполнения плановых инвентаризаций, отдел складского учета осуществляет сверку приходных и расходных документов и т.д.
· Централизованное изменение ПО в магазинах без прерывания текущей работы.
Масштабируемое решение «Розничный магазин» устанавливается во всех магазинах торговой сети, независимо от их форматов и размеров. Внедрение модуля идет со скоростью 3-5 магазинов в месяц. Основное время занимает обучение персонала работе с новым ПО, которое продолжается две недели (персонал магазина делится на две группы, одна обучается, другая работает в магазине). Обучение кассиров и кладовщиков занимает 3 дня, бухгалтеров и администраторов – 5 дней. Продавцы обучаются непосредственно перед началом работы магазина на новом ПО. Обучение проводится специалистами УИТ «Спортмастера» по специально разработанным программам. В первые два дня сотрудники УИТ присутствуют в магазине, помогая продавцам, кассирам и бухгалтерам освоиться с новым модулем, после чего пользователи переходят к полностью самостоятельной работе.
Технологии «бережного» внедрения и «мягкого старта»
Специалисты УИТ отмечают, что модуль «Розничный магазин» был «бережно» внедрен (бесшовно встроен) в КИС «Спортмастера» без остановки процессов продаж, учета и отчетности. Подключение модуля и установление связей с другими компонентами КИС не потребовало существенных изменений в этих компонентах.
Компоненты КИС в центральном офисе одинаково успешно взаимодействуют и со старым и с новым ПО в магазинах. До полного завершения процесса тиражирования, новый модуль «Розничный магазин» будет поддерживать также форматы данных, использующиеся старыми системами.
Сервер с ПО «Розничный магазин» заранее подготавливается в центральном офисе и не требует дополнительных настроек в магазине. После несложной процедуры заведения новых пользователей он полностью готов к работе. «Мягкий старт» нового ПО выполняется без остановки работы магазина. Выгрузка из старой и загрузка в новую систему информации об актуальных остатках магазина занимает от 1 до 2 часов и проводится в нерабочее время. В круглосуточном магазине эта настройка выполняется в непопулярное ночное время.
Отношение персонала магазинов к новому ПО
Персонал магазинов «Спортмастер» положительно воспринимает новый модуль. Пользователи отмечают увеличение быстродействия работы ПО. Особенно наглядно это проявляется при построении сложных отчетов. Упростилась и ускорилась работа с периферией (касса, терминал сбора данных). Улучшен интерфейс: функции более удобно сгруппированы по рабочим местам.
Улучшилась работа склада, ускорилась процедура передачи товара в торговый зал. Загрузка терминала сбора данных выполняется легче и быстрее. Электронные (вместо бумажных) акты передачи товара на примерку значительно экономят время продавцов на закрытие смены. Упрощение работы отмечают и рядовые сотрудники – продавцы, кассиры, кладовщики, и ответственные специалисты – товароведы, бухгалтеры и др.
Когда внедрение нового модуля «Розничный магазин» будет завершено во всех магазинах, «Спортмастер» получит возможность поддержки новых бизнес-процессов в масштабах всей сети. Появится возможность контроля из центрального офиса за товарным наполнением торговых залов магазинов и размещением товара по залам. Можно будет централизованно контролировать выполнение и результаты плановых инвентаризаций и оперативно принимать решение по обнаруженным излишкам и недостачам в конкретном магазине. Ответственные за промотивную работу сотрудники прямо из центрального офиса смогут самостоятельно назначать те или иные скидки, бонусы и т.д. по гибко настраиваемым правилам их заведения.© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2008
