«Ускоритель» работы менеджеров среднего звена, или почему менеджеры среднего звена работают не так эффективно

Топ-менеджеры разрабатывают стратегию развития компании и управляют ее деятельностью, а задачей менеджеров среднего звена является перенесение этого стратегического видения в практику. Таким образом, с одной стороны, руководитель среднего звена является  проводником всех идей, целей и ценностей компании в коллективе, связующим звеном между «верхушкой» и рядовыми менеджерами, а с другой он является непосредственным руководителем исполнителей, рядовых менеджеров.

Иначе говоря, именно руководитель среднего звена является связующим звеном между идеями, целями  и мечтами топ-менеджеров , и конечным результатом, который выдает на гора команда. Ни для кого не секрет, что если руководитель среднего звена не имеет инструментов повышения как собственной эффективности, так и эффективности подчиненных, это сильно сказывается на работе всей компании.

Выделяют три главные причины, по которым менеджеры среднего звена могут работать менее эффективно, чем способны:

1. Отсутствие эффективных процедур и инструментов управления
2. Неполучение информации вовремя или дезинформация
3. Недостаток компетентности и личного опыта

Как решить эти проблемы и предотвратить их рецидивы? Рассмотрим некоторые рецепты, которые помогут любому топ-менеджеру оценить обстановку и постепенно повышать эффективность своих подчиненных.

Отсутствие эффективных процедур и инструментов управления

Как правило, менеджмент работает в режиме проектов или руководит операционными участками работ, а чаще всего комбинирует эти обязанности. Краеугольным камнем эффективной работы является четкая формулировка задач, установка и соблюдение сроков. Зачастую именно на этом этапе возникают проблемы, так как в любом коллективе помимо проектной деятельности есть оперативные задачи, требующие немедленного решения. Таким образом, менеджер среднего звена оказывается завален работой, ему приходится переносить сроки проекта из-за выполнения оперативной деятельности, которая бывает неочевидна для топ менеджера, или наоборот, пропускать мимо ушей срочные просьбы во имя выполнения сроков проекта.

Помимо авралов, есть и другая проблема  - отсутствует единое пространство, где хранятся поручения. Сотрудники отправляют просьбы или задания по электронной почте или записывают в ежедневник. Письма и записи часто теряются, забываются, удаляются, а срок исполнения такого поручения может затянуться до бесконечности.

Такая ситуация является проблемной, и не приносит удовлетворения ни топ менеджеру, ни его подчиненным. Казалось бы, это привычные рабочие моменты, которые неизбежно возникают, и поделать тут нечего.

Топ-менеджер любой успешной компании всегда следит за тем, насколько оптимальны и эффективны процессы в его организации. Его задача – выстроить плодотворное взаимодействие между сотрудниками, тогда компания сможет занять лидирующие позиции на рынке и сохранить их в долгосрочной перспективе. И тут ему на помощь приходят современные инструменты управления.

Одним из таких решений является решение «Электронный офис»,  от компании «Креативные бизнес-технологии». Продукт представляет из себя  комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также полный цикл ведения электронного документооборота в организации.

Что дает «Электронный офис» руководству и сотрудникам организаций?

 Делегирование полномочий

Механизмы, встроенные в Электронный офис, позволяют делегировать полномочия сотрудникам, отслеживать общую картину рабочего процесса и вклад каждого, регулировать нагрузку, следить за исполнением сроков. Таким образом,  на любом этапе работы  менеджер среднего звена имеет возможность мониторинга состояния  проекта, распределения нагрузки и ответственности исполнителей.

Эффективный контроль за исполнением поручений и движением документов   

Электронный офис повышает управляемость всех деловых процессов организации, благодаря максимальной прозрачности действий исполнителей и наличию актуальной информации о состоянии их работы «в реальном времени».  Благодаря этому, повышается индивидуальная ответственность каждого сотрудника, что положительно сказывается на качестве работы управленческого аппарата в целом.  Кроме того, используя Электронный офис, у менеджеров среднего звена появляется возможность регулярно проводить комплексный анализ эффективности управленческих процессов на основе создаваемых системой статистических отчетов и принимать своевременные меры для их совершенствования.

Электронный документооборот

Электронный документооборот – это необходимое условие успешности современной организации любого масштаба и рода деятельности в XXI веке. Колоссальное количество времени сотрудников тратится на поиск актуальных версий документов, согласование и издержки, связанные с потерей документов. Используя Электронный офис менеджеры среднего звена смогут эффективно использовать рабочее время  на реализацию конкретных действий, а не «латание дыр».

Виртуальное рабочее место    

 «Электронный офис» обеспечивает менеджера полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, хранит  и использует все документы, не покидая рабочего места.  Кроме того, у него есть возможность удаленной работы с ними в режиме реального времени. Теперь отсутствие сотрудника в офисе не является препятствием для его полноценной работы. Все актуальные версии документов, задачи, поручения будут доступны для всех сотрудников из любой точки мира.

Дезинформация или неполучение информации вовремя

Дезинформация является одним из мощнейших препятствий на пути к повышению эффективности работы. Часто сотрудники делают «двойную» работу. Например, необходимая презентация уже была сделана в другом отделе, но так как все документы не хранятся консолидировано, сотрудники соседнего подразделения будут выполнять работу заново, тратя на это драгоценное время.

Второй пример – это неполучение необходимой информации вовремя. Часто сам поиск информации отнимает много времени, у разных сотрудников оказываются разные версии документов, возникает путаница, которая приводит к значительным временным издержкам.

Электронный офис помогает свести эти проблемы к минимуму с помощью следующих функций:

Мощный инструмент для поиска информации

В Электронном офисе имеются инструменты поиска по различным критериям, которые  обеспечивают быстрое получение оперативной и полной информации, и доступ к документу по значению любого из его реквизитов.  Кроме того, возможно использование современного полнотекстового поиска, который поможет найти документ по части его содержимого. Также, благодаря наличию механизма рубрикации документов и их связывания между собой, возможен тематический поиск по документам по определенному вопросу или проблеме.

Организация и контроль движения документов

Автоматическое отслеживание всех перемещений документа между исполнителями гарантирует порядок при совместной работе с ним различных должностных лиц.

Недостаток компетентности и профессионального опыта

У данной проблемы есть различные способы решения. Во многом они зависят от кадровой политики компании -  одни предпочитают брать менее опытных сотрудников и взращивать их, а другие считают, что выгоднее приглашать сложившихся профессионалов. До сих пор среди специалистов не сложилось единого мнения по этому вопросу. Сложно сказать какой из методов является более верным, скорее всего, лучший выход - это золотая средина.

Резюмируя, важно отметить, что все вышеуказанные меры обеспечат более стойкий эффект, если будут проводится совместно с повышением квалификации персонала. Даже самый опытный специалист должен постоянно актуализировать свои знания в соответствии со стремительными изменениями, которые происходят  во всех областях от экономики до физики.

© Креативные бизнес-технологии, 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011