Завершен очередной этап автоматизации в «Тойота Центр Екатеринбург»
Ранее управление продажами автомобилей осуществлялось с помощью MS Excel, что было не очень удобно, как для менеджеров по продажам (данные часто терялись, отсутствовала оперативность в получении необходимой информации, нельзя было просмотреть отчеты по индивидуальной работе каждого менеджера и т.д.), так и для клиентов - на оформление всех документов по одной сделке по продаже автомобиля уходило 30-40 минут.
В связи с этим руководство компании озадачилось вопросом разработки и внедрения современной информационной системы, которая позволила бы уменьшить время ожидания клиентом своего менеджера, повысить уровень продаж и снизить издержки, повысить удовлетворенность существующих клиентов и эффективность работы с потенциальными клиентами, повысить результативность маркетинговой деятельности, повысить производительность сотрудников, организовать контроль за деятельностью персонала.
Специалисты компании ERPcenter предложили решить эти вопросы в рамках доработки отраслевого решения для автодилеров на базе Системы управления ПАРУС.
Работы по автоматизации отдела продаж начались в декабре 2005 года и и продолжались чуть меньше полугода.
За это время был полностью разработан, внедрен и отлажен модуль «Автомобили», позволяющий автоматизировать следующие функции:
1. Поддержка всех видов сделок по автомобилям (продажа новых, комиссия, trade in, агентские договора).
2. Подробное описание профиля автомобиля и опций - теперь вся информация об автомобиле, которая может понадобится при общении с клиентом, обслуживании или оформлении документов, хранится непосредственно в системе. Информация накапливается в "картотеке автомобилей" по мере ее появления в разных местах системы.
3. Оформление пакета документов на продажу - формализованы и настроены шаблоны всех документов, от коммерческого предложения (на любой вид сделки), договоров, до печати ПТС и временного регистрационного знака.
4. Получение информации о свободных, зарезервированных и еще не заказанных поставщику автомобилях, их местонахождении, сроках доставки, клиенте, платежах и пр. в одном окне - для этого у менеджера есть специальная "Рабочая панель". Помимо доступности любой информации о сделке, менеджер может выполнить из рабочей панели практически все необходимые действия от регистрации обращения клиента, до закрытия сделки.
5. График выдачи автомобилей - клиенты не будут ожидать своей очереди на получение автомобиля, т.к. кроме того, что уменьшилось время оформления необходимых документов, появилась возможность планировать выдачу автомобиля менеджерами и согласовывать дату и время с клиентами.
6. График прохождения тест-драйва - теперь заранее известно о планируемом тест-драйве, что исключает возможность одновременной записи потенциальных клиентов на тест-драйв на один и тот же автомобиль в одно время. С другой стороны, у менеджеров есть инструмент анализа фактов прохождения тест-драва на успешность сделки.
7. Импорт журнала дилера из интернет-портала - многие дистрибьюторы предоставляют возможность своим дилерам получать актуальную информацию о поставках. Благодаря функции импорта из портала, менеджеры Тойота Центра теперь могут давать клиентам точную информацию о местонахождении автомобиля клиента и плановой дате его прибытия.
Задействованы функции управления отношениями с клиентами:
1. Регистрация и анализ контактов с клиентами.
2. Система напоминаний менеджерам.
3. Механизм проведения анкетирования.
Прочие функции:
1. Оприходование, реализация, внутреннее перемещение автомобилей и распределение по местам хранения.
2. Получение аналитической отчетности.
Эффективность использования отраслевого решения «ПАРУС-Авто» налицо. Уже сейчас видны выгоды от использования автоматизированной системы управления. Во-первых, время оформления одной сделки (подбор автомобиля, подготовка пакета документов и др.) сократилось с 30 – 40 минут до 5 минут. Во-вторых, благодаря созданию единой базы знаний о контактах с клиентами (причин отказов и т.д.) происходит снижение издержек, а информация о состоянии задолженности позволяет четко отслеживать обязательства клиентов и экономить трудовые и финансовые ресурсы.
Индивидуальный подход к клиенту, который выражается в планировании выдачи автомобилей и прохождения тест-драйва, обеспечивает бесперебойную работу с клиентами и сводит к минимуму время ожидания клиентом автомобиля, что повышает лояльность и удовлетворенность клиента.
И, наконец, облегчается контроль и управление сотрудниками отдела продаж. По каждому менеджеру существует возможность просмотра обращений к нему клиентов, его задач на любой промежуток времени, количество отказов от покупки и их причины, продажи по сотруднику и т.д.
На этом автоматизация автоцентра не заканчивается. В ближайших планах по проекту в «Тойота Центр Екатеринбург» - автоматизация работы автосервиса. Для этого в "ПАРУС-Авто" имеется подсистема "Обслуживание". На текущий момент с помощью данной подсистемы уже планируется загрузка участков, постов, механиков станции технического обслуживания. Также идет обучение персонала работе с новыми функциями.
В связи с этим руководство компании озадачилось вопросом разработки и внедрения современной информационной системы, которая позволила бы уменьшить время ожидания клиентом своего менеджера, повысить уровень продаж и снизить издержки, повысить удовлетворенность существующих клиентов и эффективность работы с потенциальными клиентами, повысить результативность маркетинговой деятельности, повысить производительность сотрудников, организовать контроль за деятельностью персонала.
Специалисты компании ERPcenter предложили решить эти вопросы в рамках доработки отраслевого решения для автодилеров на базе Системы управления ПАРУС.
Работы по автоматизации отдела продаж начались в декабре 2005 года и и продолжались чуть меньше полугода.
За это время был полностью разработан, внедрен и отлажен модуль «Автомобили», позволяющий автоматизировать следующие функции:
1. Поддержка всех видов сделок по автомобилям (продажа новых, комиссия, trade in, агентские договора).
2. Подробное описание профиля автомобиля и опций - теперь вся информация об автомобиле, которая может понадобится при общении с клиентом, обслуживании или оформлении документов, хранится непосредственно в системе. Информация накапливается в "картотеке автомобилей" по мере ее появления в разных местах системы.
3. Оформление пакета документов на продажу - формализованы и настроены шаблоны всех документов, от коммерческого предложения (на любой вид сделки), договоров, до печати ПТС и временного регистрационного знака.
4. Получение информации о свободных, зарезервированных и еще не заказанных поставщику автомобилях, их местонахождении, сроках доставки, клиенте, платежах и пр. в одном окне - для этого у менеджера есть специальная "Рабочая панель". Помимо доступности любой информации о сделке, менеджер может выполнить из рабочей панели практически все необходимые действия от регистрации обращения клиента, до закрытия сделки.
5. График выдачи автомобилей - клиенты не будут ожидать своей очереди на получение автомобиля, т.к. кроме того, что уменьшилось время оформления необходимых документов, появилась возможность планировать выдачу автомобиля менеджерами и согласовывать дату и время с клиентами.
6. График прохождения тест-драйва - теперь заранее известно о планируемом тест-драйве, что исключает возможность одновременной записи потенциальных клиентов на тест-драйв на один и тот же автомобиль в одно время. С другой стороны, у менеджеров есть инструмент анализа фактов прохождения тест-драва на успешность сделки.
7. Импорт журнала дилера из интернет-портала - многие дистрибьюторы предоставляют возможность своим дилерам получать актуальную информацию о поставках. Благодаря функции импорта из портала, менеджеры Тойота Центра теперь могут давать клиентам точную информацию о местонахождении автомобиля клиента и плановой дате его прибытия.
Задействованы функции управления отношениями с клиентами:
1. Регистрация и анализ контактов с клиентами.
2. Система напоминаний менеджерам.
3. Механизм проведения анкетирования.
Прочие функции:
1. Оприходование, реализация, внутреннее перемещение автомобилей и распределение по местам хранения.
2. Получение аналитической отчетности.
Эффективность использования отраслевого решения «ПАРУС-Авто» налицо. Уже сейчас видны выгоды от использования автоматизированной системы управления. Во-первых, время оформления одной сделки (подбор автомобиля, подготовка пакета документов и др.) сократилось с 30 – 40 минут до 5 минут. Во-вторых, благодаря созданию единой базы знаний о контактах с клиентами (причин отказов и т.д.) происходит снижение издержек, а информация о состоянии задолженности позволяет четко отслеживать обязательства клиентов и экономить трудовые и финансовые ресурсы.
Индивидуальный подход к клиенту, который выражается в планировании выдачи автомобилей и прохождения тест-драйва, обеспечивает бесперебойную работу с клиентами и сводит к минимуму время ожидания клиентом автомобиля, что повышает лояльность и удовлетворенность клиента.
И, наконец, облегчается контроль и управление сотрудниками отдела продаж. По каждому менеджеру существует возможность просмотра обращений к нему клиентов, его задач на любой промежуток времени, количество отказов от покупки и их причины, продажи по сотруднику и т.д.
На этом автоматизация автоцентра не заканчивается. В ближайших планах по проекту в «Тойота Центр Екатеринбург» - автоматизация работы автосервиса. Для этого в "ПАРУС-Авто" имеется подсистема "Обслуживание". На текущий момент с помощью данной подсистемы уже планируется загрузка участков, постов, механиков станции технического обслуживания. Также идет обучение персонала работе с новыми функциями.
© ERPcenter, 2006
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2006
