Бесшовная интеграция

Какая задача по проекту ставилась со стороны заказчика?

Игорь Калиничев: Заказчиком проекта выступал крупный финский инвестиционно-строительный холдинг. В России он представлен десятью юридическими лицами (в основном, в Москве и Санкт-Петербурге). Проект внедрения InvoiceAutomation, то есть автоматизация обработки счетов к оплате, проходил в мировом масштабе, и контракт был подписан сторонами в Финляндии на уровне головных компаний. Для России в контракте было прописано внедрение «basic process». Однако западные и российские компании в это понятие вкладывают два разных смысла. На Западе процесс включает в себя исключительно обработку счетов, что вполне достаточно для бухгалтерии и для руководства в целом. В России количество документов, требующих обработки, гораздо больше. Поэтому заказчик попросил нас дополнительно настроить обработку счетов-фактур, накладных и актов. Это повлекло за собой увеличение сроков реализации проекта и больших трудозатрат.

Александр Ермаков: Действительно, перед компанией Basware стояла непростая задача. За рубежом бухгалтерия следует за бизнесом и просто протоколирует его шаги. В России ситуация прямо противоположная – бухгалтерия зачастую диктует бизнесу, что ему нужно делать. Другими словами, российский учет основан не на сущности операции, а на ее формальном признаке – бумаге. Если она есть, то операцию можно учесть, а если нет – то нельзя. Таких бумаг всегда много. Поэтому в нашей стране проекты автоматизации проводить сложнее. Если же говорить непосредственно о задачах проекта, то они формулировались так: добиться минимизации ручного труда для избежания двойного ввода и по максимуму автоматизировать весь документооборот.

Чем интересен осуществленный проект?

Игорь Калиничев: У этого проекта была одна особенность. Параллельно с внедрением продуктов Basware в компании проходила консолидация программ 1С. Российские юридические лица работали на разных версиях этой системы. Необходимо было объединить их в единый контур. Консультантом и исполнителем по этому направлению и выступила компания «Авенир». Она же стала партнером Basware в проекте автоматизации обработки счетов.

Александр Ермаков: Как уже отметил мой коллега, данные из разных систем заказчика необходимо было объединить в одну базу, с одними справочниками, чтобы исключить дублирование. Это, в том числе, позволило бы компании работать с единым планом счетов. Для консолидации был выбран продукт «1С:Предприятие 8. Подрядчик и строительство». Только после того, как была закончена эта работа, мы приступили к интеграции с Basware.

Как проводилась интеграция?

Александр Ермаков. Сначала мы разработали алгоритм, который позволял обмениваться данными, причем нам удалось избежать обмена через текстовые файлы. Для этого мы воспользовались тем, что все системы располагались на одном сервере и работали с его SQL-таблицами. Сложность состояла в том, что структура таблиц в продуктах 1С, развернутая на SQL, довольно запутана. Поэтому специалистам Basware было непросто разобраться, какие таблицы для переноса данных использовать и какие данные откуда следует брать.

Игорь Калиничев: Эту задачу мы решили совместно с коллегами из «Авенира». Они понимали, что представляют собой бизнес-данные со стороны 1С, мы – со стороны Basware. Оставалось только найти общий язык. И в результате взаимодействия нам удалось прописать понятный обеим сторонам алгоритм.

Александр Ермаков: Мы успешно синхронизировали справочники двух систем. При этом 1С была выбрана ведущей системой, а Basware – ведомой. Помимо тривиальных справочников контрагентов и валют, нам потребовалось синхронизировать например справочники номенклатурных единиц и единиц измерения, а они гораздо обширнее остальных.

Что, на ваш взгляд, обусловило успех проекта?

Александр Ермаквов: Корректная коммуникация между контрагентами и партнерами. Хочу привести один кейс. У нас есть крупный клиент, который занимается сельским хозяйством. Офис компании расположен в областном центре, а фермы – примерно в 100 км от города. И у этих ферм имеется один специфический бизнес-процесс.

Каждое утро в головной офис компании они должны докладывать об остатках зерна на складе. При этом ни интернета, ни стационарного телефона на фермах нет. Мобильная связь появлялась только тогда, когда специально обученный сотрудник взбирался на ближайший холм и подкидывал телефон вверх. Так, каждое утро он набирал смс с остатками зерна, шел на этот холм, и отправлял сообщение, несколько раз подбросив телефон. И когда руководитель фирмы обратился к нам с вопросом, можем ли мы улучшить этот процесс, мы сказали: да, мы можем сделать машину, которая будет эффективно подкидывать и ловить телефон. Однако делать этого не стоит.

Этот пример я привел вот почему. Многие IT-компании так и поступают: слушают клиента и по его указаниям развертывают проекты. Именно из-за этого происходит львиная доля неудач при автоматизации. Мы же позиционируем себя как компанию, способную подсказать клиенту, что он движется в неправильном направлении.

Именно по этой причине в случае совместного проекта с Basware мы объясняли заказчику, что нужно делать для достижения тех задач, которые он перед собой поставил. И перед началом интеграции двух решений специалисты «Авенир» и Basware тщательно проанализировали бизнес компании-клиента, что позволило быстрее закончить проект и добиться нужного результата.

Игорь Калиничев: Действительно, и у «Авенира», и у нас накоплен большой опыт, позволяющий выяснить, что именно требуется заказчику. В случае проекта, о котором идет речь, мы настояли на своей позиции в отношении интеграции с бизнес-приложениями. Изначально заказчик хотел, чтобы интеграция шла с Basware, а потом уже с 1С. Мы же показали, что правильнее делать передачу данных через 1С, поскольку Basware не имеет своего интерфейса с бизнес-приложениями.

Как вы оцениваете результаты проекта?

Александр Ермаков: Я могу назвать сотрудничество с Basware успешным. Наша компания впервые реализовала интеграцию 1С и Basware. Но, конечно, главным результатом стало то, что мы полностью выполнили главную задачу, поставленную заказчиком. Был реализован процесс учета, последующей обработки и согласования входящих счетов. Благодаря гибкому разграничению пользовательских прав на одобрение документов система позволяет хранить в себе и обрабатывать входящие счета. Единожды введенная информация об одобренном счете автоматически попадает в бухгалтерскую систему, и ее не нужно дублировать вручную. Кроме того, решение позволяет вводить в систему и другие бухгалтерские документы. И здесь можно перекинуть мостик к последующему автоматическому распознаванию бумажной документации. Основа для этого уже заложена.

Игорь Калиничев: Мы, со своей стороны, также удовлетворены результатами проекта. То же самое можно сказать и о компании-заказчике. Ее бизнес растет, и сейчас идет речь о дальнейшей автоматизации ключевых процессов при помощи Basware. Клиент уже «зондируют почву» на предмет того, какие решения у нас есть для процесса закупок.

© Avenir IT Solutions, 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011