Выбирайте лучшие ERP системы!

3. Дорогая или не очень?

Для начала скажу банальность - каждая компания должна подбирать систему автоматизации по своему кошельку.
Согласно длительно собираемой статистике западных компаний, общие расходы на IT нужды для компании должны укладываться в рамки 1,5-3% ее оборота.

Если расходы на IT превышают данную оценку, то есть большие основания предполагать, что происходит переплата за софт, за услуги консультантов, за технику и так далее.

Возможно, что:
- был переоценен масштаб системы автоматизации - т.е. закуплен лишний функционал;
- были выбраны слишком дорогие консультанты;
- стоимость работ по внедрению программного обеспечения вышла за планируемые рамки (возможно, вследствие срыва сроков окончания работ).

Если же расходы на IT в компании значительно меньше указанного, то возможно:
- недооценены потребности компании в функционале внедряемого программного обеспечения, что позволило закупить более дешевую и менее функциональную систему;
- были выбраны излишне недорогие консультанты - нетребовательность консультантов к размеру оплаты своего труда зачастую означает то, что они не обладают достаточным опытом для ведения проектов необходимого уровня/масштабов - а это грозит (не обязательно, но возможно) затягиванием сроков работ и ставит под вопрос возможность успешного завершения работ вообще;
- львиная доля работ по внедрению/развитию/поддержке внедряемого программного обеспечения лежит на плечах внутреннего подразделения компании - это, в общем-то, неплохо, но кардинально повышает риск распада команды внедрения и ставит под вопрос успешную поддержку системы.

Следует заметить, что определить общую стоимость проекта по внедрению сложного программного обеспечения в начале или перед началом работ практически не реально.

Вот несколько причин этого:

- Для начального этапа работ не закупается полный комплект необходимых лицензий. Берутся только основные модули (если это возможно), но уж точно в ограниченном количестве. В дальнейшем стоимость лицензий на программное обеспечение может вырасти многократно (в 2-3 раза). Выяснить же необходимый объем лицензий можно только в ходе опытной или промышленной эксплуатации. С другой стороны, отмечу, что эти дополнительные выплаты заказчику наиболее понятны и прозрачны - т.е. если вместо 4 менеджеров по сбыту в компании появляются 6 - значит, дополнительные 2 лицензии надо закупить. Как рабочий стол или компьютер для новых работников.

- На начальном этапе работ невозможно определить полный перечень ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО объема работ, который необходимо будет выполнить в ходе внедрения.
В том же, что такая необходимость возникнет, можно не сомневаться. Мотивировка исполнителя-консультанта достаточно проста - договор на выполнение работ по автоматизации заключается либо на объемы работ, определяемые жестко прописанным техническим заданием (ТЗ), либо объемом стандартного функционала, имеющегося в системе. На некоторые уступки – отступление от ТЗ, доработка нестандартных отчетных форм, исполнитель/консультант может пойти, но только на некоторые и небольшие по объему. Если же заказчик хочет что-то значительное сверх договоренного объема работ, то он должен будет за это заплатить. А желание (или даже необходимость) выйти за рамки ТЗ/имеющегося функционала наверняка появится в ходе работ.

- Цена, оговариваемая продавцами системы и заказчиком в ходе предварительных переговоров, является некоторым компромиссом между желанием продавцов продать, а заказчиков - купить систему. Продавцы стремятся сформировать такое финансовое предложение, которое было бы не слишком мало (хорошая система не может стоить мало), но и не слишком велико. При этом они понимают, что «войдя» в проект, заказчику будет очень тяжело из него выйти, не доведя до конца. Поэтому если в середине проекта возникнет необходимость в дополнительном финансировании проекта, клиент, скорее всего, изыщет дополнительные средства для этого.

В итоге
Суммы, указанные в коммерческих предложениях продавцов систем автоматизации можно в большинстве случаев смело умножать на 2 или на 3 - это даст вам неплохое представление о РЕАЛЬНОЙ стоимости проекта.
Хорошим решением будет заказ оценки стоимости проекта независимому консультанту.
Оценочная стоимость проекта (включая другие расходы на ИТ нужды предприятия) должна составлять порядка 1.5-3 % оборота вашей компании.

4. Распространенная или нет?

Широта распространения системы не гарантирует ее применимости для автоматизации именно вашего предприятия. Лучше ориентироваться на наличие профильных внедрений выбранной вами системы.

Наличие успешного профильного внедрения

Наиболее важный и показательный критерий применимости системы для автоматизации вашего предприятия.
Лучшим способом выбрать систему для автоматизации предприятия является ознакомление с тем, как сделана автоматизация на предприятиях с наиболее похожими бизнес-процессами. Более того - если на подобном предприятии работает система автоматизации, то всегда есть резон перенести опыт ее внедрения и использования на ваше. Включая организацию бизнес-процессов, саму систему, команду консультантов и поддерживающего персонала.

Доступность поддерживающего персонала

При выборе системы также важно ориентироваться на наличие персонала, готового поддерживать (а, лучше, и развивать) вашу информационную систему. Возможно, в вашем регионе легко можно найти специалиста по 1С, а по SAP у - днем с огнем. Подумайте тогда - так ли уж для вас нужен и важен Best from the West?

5. Best-Of-Breeds или комплексная система

По степени интеграционных возможностей корпоративной информационной системы я выделяю три основных варианта:

1. Лоскутная автоматизация
Или классическая постсоветская автоматизация. На одном предприятии работает множество программ, которые разработаны на совершенно различных технологиях, написаны без учета необходимости в последующей интеграции между собой, разработаны многими независимыми коллективами без использования единых стандартов. Качество программных продуктов также различно.

Интеграция между отдельными программными продуктами возможна:
- на уровне данных баз данных - путем перекачки данных из формата одной системы в формат другой;
- на уровне промежуточных форматов - путем выгрузки и последующей загрузки текстовых, например, файлов установленного стандарта;
- на уровне ручного переноса необходимых данных.

2. Набор интегрированных специализированных систем

Решение будущего? Вопрос.

На предприятии работает множество систем, которые отвечают каждая за свой участок работы. Складом управляет лучшая система управления складом (WMS), производством - система производственного планирования и управления (MRP), инструментом оперативной работы менеджеров служит система управления отношениями с клиентами (CRM), бухгалтерские службы используют бухгалтерский пакет и так далее.

В отличие от лоскутной автоматизации, все системы спроектированы с учетом необходимости в интеграции между собой на основании стандартных интерфейсов и технологий. Технологий интеграции множество: CORBA; SOA, COM и т. д. и т.п.

Такое построение системы хорошо тем, что за каждый участок работы отвечает программный продукт, который приспособлен для этого наилучшим образом. Это обеспечивает эффективность работы персонала и полноту передаваемых между системами информации за счет использования качественных интеграционных механизмов. Доработка отдельных систем для повышения их эффективности упрощена, так как взаимодействие между ними происходит через строго определенные интерфейсы.
Возможно, за таким построением корпоративных информационных систем будущее.

3. Интегрированная система

Все-в-одном.

Весь необходимый функционал реализован в рамках одной системы. Вопрос интеграции данных между отдельными модулями обычно не стоит. Зачастую возникает другая проблема - как разбить такую единую, монолитную систему на составляющие части для раздельного их внедрения с целью упрощения работ и повышения управляемости проекта.

Обычно в таких системах функционал отдельных модулей уступает специализированным системам. Работа персонала в них также не настолько эффективна, как в специализированных решениях. Доработка таких систем для повышения эффективности работы зачастую затруднена в силу неявных или непрозрачных связей между отдельными модулями системы.

Наиболее нежизнеспособное решение - по первому варианту. Это понятно и комментариев не требует.

Основной выбор в настоящее время делается между вторым и третьим вариантом:

- Стоимость решения
Сложно сравнить решения по стоимости. Без детальной оценки конкретного проекта сложно определить, что будет дороже - внедрить монолитную систему или набор связанных специализированных систем.

- Взаимодействие с консультантами
Если отдельные решения по второму варианту представляются различными поставщиками, то предстоит выстраивание и поддержка отношений с множеством консультантов вместо одного в случае интегрированной системы. Что, конечно, более затратно, сложно и рискованно.

- Человеческие ресурсы
Поддержка набора интегрированных систем обычно требует значительно большего количества поддерживающего персонала. Также поддерживающий персонал должен будет обладать знаниями всех систем, используемых в работе предприятия.

- Сроки внедрения
Думаю, что они будут больше при внедрении набора специализированных систем, ведь кроме вопросов, связанных с отдельными системами, придется решать вопросы интеграции их между собой, что само по себе займет значительное время.

- Сложность проекта
Внедрять множество систем значительно сложнее и требует значительно большей квалификации внедряющего персонала. В ходе проекта придется учитывать особенности множества систем.


В итоге
Возможно, лучшим балансом между внедрением интегрированной системы и набора специализированных систем, будет внедрение интегрированной системы с разработкой узкоспециализированных систем на основании данных интегрированной системы.

Поясню, что я имею в виду. На примере Галактики и специализированной системы управления складом.

У Галактики достаточно сильный контур логистики, включающий в себя, в том числе модули "Складской учет" и "Управление сбытом". Функциональности Галактики вполне достаточно для большинства УЧЕТНЫХ складских и сбытовых операций. Но предположим, нам необходимо создать автоматизированную систему управления складом со следующими возможностями и особенностями:

- Минимальное использование ручного ввода информации - повсеместное использование штрихового кодирования и считывающего оборудования;

- Маркирование продукции уникальными номерами - штрих-кодами;

- Автоматизированный контроль соответствия складских документов фактическому движению;

- Формирование отгрузки продукции по заказу клиента;

- Резервирование продукции из свободных остатков;

- Выведение продукции в свободные остатки;

- Автоматизированная инвентаризация склада.

Основополагающей способностью такой специализированной системы должна быть возможность повсеместного использования специализированного оборудования – штрих-сканнеров различных типов. Такой возможности в стандартной Галактике нет.

Надо либо внедрять специализированное складское решение, либо разрабатывать подобное самостоятельно или на заказ. Специализированная система может потребовать значительного объема доработок для реализации всех функциональных требований и возникнет необходимость ее интеграции с ERP системой, что приведет к увеличению времени внедрения и значительным финансовым затратам.

Разработка специализированной складской системы может быть выполнена:

В рамках системы
К преимуществам такого решения можно отнести сохранение монолитности системы, единообразие средств автоматизации.

К недостаткам - слабость и ограниченность встроенного языка, возможные сложности в ходе поддержки (проблемы при переходе на новую версию) и другие.

Такая разработка может быть выполнена:
- Силами производителя системы автоматизации
Разработка необходимой системы заказывается вендору или партнеру-разработчику вендора. Стоимость работ высока, но гарантируется высокая степень интеграции и корректности работы вновь разработанного функционала с уже существующим.
- Своими силами
Стоимость работ разумна. Корректность взаимодействия вновь разработанного функционала с уже имеющимся не гарантируется и определяется опытом разработчиков.

Вне рамок системы с использованием любой среды разработки по вашему желанию.
К преимуществам такого решения относится, прежде всего, гибкость - функциональные возможности специализированной системы ничем не ограничены. Степень интеграции также высока - необходимые данные можно брать непосредственно из базы данных.
К недостаткам - необходимость поддержки и обслуживания нескольких разных систем.

В итоге

Суммируя все вышесказанное можно сказать, что наиболее подходящей для вашего предприятия является система, которая:

1. Имеет успешные внедрения в компаниях, аналогичных вашему;

2. Функционал которой наиболее соответствует вашим текущим и ближайшим будущим потребностям;

3. Стоимость (полная стоимость проекта) укладывается в рамки 1.5-3% от оборота вашей компании за время проведения проекта;

4. Специалисты по поддержке, которой наиболее доступны в ваших условиях (региональных, финансовых и др.);

5. Для реальной работы лучше выбирать российскую систему. В целях увеличения капитализации/улучшения имиджа – западную;

6. Система может быть закрытой, но обязательно должна поддерживать возможность разработки дополнительных обработок/отчетов/обработок и иметь механизмы встраивания ваших доработок в имеющийся функционал системы;

7. Выбирайте интегрированную широкофункциональную систему с отдельной доработкой/разработкой необходимых узкоспециализированных решений.
 

Алексей Горбунов,
Консультант по внедрению КИС,
Руководитель IT отдела
editthis.info/galaktikaerp

12NEWS©

© Галактика, 2007
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007