Внедрение «1С:Документооборот КОРП» в ФГУП «ГВСУ № 4» объединило 19 филиалов и обособленных подразделений в систему электронного документооборота

ФГУП «Главное военно-строительное управление №4» относится к комплексу предприятий Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.
 

Приоритетными направлениями деятельности предприятия являются строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройство войск, жилищное строительство, строительство социальной инфраструктуры для Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъек-тов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

 

В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений.

Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации – от Калининграда до Камчатки, от Новой земли до Дагестана.

 

В 2011 году был приобретен ПП "1С:Документооборот 8 КОРП", однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе "1С:Предприятие 8". Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами "1С", широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.

 

Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объеди-нению в единую сети в виде системы электронного документооборота.

 

Уникальность данного проекта заключается в следующем:

- Новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации.

- Программный продукт "1С:Документооборот КОРП" успешно заменил используемую ранее СЭД стороннего вендора. Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.

- Работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на использование новой программы.

- В ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ №8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры "1С:Документооборот" позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.

- Работа в условиях коронавирусных ограничений – активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждение, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах.

- Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.

 

В результате внедрения программного комплекса были полностью автоматизированы следующие блоки:

- Обработка входящих документов;

- Подготовка и обработка исходящих документов;

- Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок);

- Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприя-тий);

- Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (обо-рудования);

- Подготовка, согласование и утверждение технических заданий;

- Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору;

-Учет Государственных контрактов (на базе механизма Проектов).

 

Система передана в промышленную эксплуатацию. Запланированы новые блоки для автоматизации и масштабирование уже запущенных блоков.