Как выбрать ИТ-инструмент для оптимизации затрат: практический опыт банков

Автоматизация хозяйственного бюджетирования – путь к сокращению затрат

Для банков особого внимания заслуживают административно-хозяйственные расходы (сокр. АХР), поскольку они составляют существенную долю операционных затрат и оказывают влияние на эффективность и на инвестиционную привлекательность бизнеса. Показатель Cost Income Ratio (CIR), как отношение операционных затрат к операционному доходу, инвесторы и рейтинговые агентства активно используют для анализа и сравнения эффективности финансовых организаций.

В последние годы со стороны банков наблюдается устойчивый спрос на системы бюджетирования АХР. Использование систем позволяет решать задачу сокращения расходов не путем их тотального урезания, подчас в ущерб необходимого развития, а за счет автоматизации планирования и оперативного контроля использования ресурсов. С их помощью можно запланировать бюджет с учетом политики оптимизации и обеспечить on-line контроль расходования средств по всем территориально-удаленным подразделениям и филиалам, добиться целевого использования ресурсов, исключить перерасход бюджета. Автоматизация и стандартизация процессов бюджетирования в рамках всей организации позволяет ускорить формирование плана АХР и быстро выполнять его перестройку в случае изменения условий ведения бизнеса, ускорить согласование бюджетных документов, оперативно контролировать платежи и в любой момент получать детальную план-факт отчетность об исполнении бюджета.

Основными пользователями систем до 2008 года были крупнейшие банки, входящие в ТОП-50. Однако кризисы 2008 года и последних лет заставили пересмотреть подходы к управлению административно-хозяйственными расходами и банки меньшего масштаба. Сейчас они реализуют вдвое больше проектов автоматизации бюджетирования АХР, чем в докризисные периоды.

Задачи автоматизации бюджетирования АХР могут различаться для банков разного масштаба, поэтому от правильного выбора ПО зависит насколько эффективно будут решены актуальные проблемы финансовой организации и обеспечена оптимизация ее расходов.

Централизовано контролировать расходы филиалов и подразделений

Банкам с территориально-распределенной структурой приложения для автоматизации хозяйственного бюджетирования должны обеспечивать возможность централизованного управлять издержками и контролировать из головного офиса, как расходуются средства в удаленных подразделениях и филиалах.

Например, с этой целью АО АКБ «НОВИКОМБАНК» внедрил приложение «Бюджет хозяйственных расходов» производства компании Intersoft Lab. Применение механизма централизованного оперативного контроля расходов, реализованного в приложении, гарантирует банку, что средства в филиалах и точках продаж расходуются строго в соответствии с запланированным бюджетом. Система сама контролирует, чтобы платежи в филиальной сети не превышали лимитов на расходы, и помогает бюджетному контролеру Финансового управления в головном офисе в автоматизированном режиме отслеживать целевое назначение всех платежей в филиалах.Встроенный в приложение электронный документооборот автоматизирует и ускоряет согласование распоряжений на платежи.

Специалисты банка могут получать план-факт отчетность об исполнении бюджета ежедневно. Приложение интегрировано с АБС, что дает возможность оперативно фиксировать исполнение платежей и автоматически получать фактические данные по бюджету.

Детальная информация по платежам накапливается в приложении и является исторической базой, которую сотрудники используют для анализа структуры затрат и оптимизации бюджета при его планировании.

Оптимизировать издержки филиалов

Специализированные приложения должны помогать отслеживать реальные потребности филиалов и подразделений в материально-техническом снабжении, анализировать, как они расходуют средства и выявлять, какие затраты можно сократить. Для этого должна быть обеспечена глубокая детализация затрат в сметах всех филиалов, от чего большим организациям, как правило, приходится отказываться из-за трудоемкости составления и консолидации таких смет в ручном режиме с помощью электронных таблиц.

Так, построение системы хозяйственного бюджетирования в ПАО СКБ Приморья «Примсоцбанк» было связано с необходимостью поддержки процессов оптимизации филиальной сети и централизацией контроля расходов банка. ПО заменило трудоемкую Excel-технологию и автоматизировало процессы коллективного планирования затрат, обеспечило возможность более детального планирования расходов в филиалах и автоматическую консолидацию их смет. Данные сводной сметы, подготовленные в системе, используются при подготовке единого бюджета доходов и расходов банка.

В приложении настроена единая для всех филиалов модель контроля платежей по смете, что исключает возможность нецелевого расходования средств. По сути, автоматизированная система бюджетирования стала основой для оптимизации сметы банка, оптимизации издержек филиалов и усиления бюджетной дисциплины.

Повысить эффективность планирования и контроля затрат

Применение специализированных ИТ-инструментов должно обеспечивать как эффективное управление затратами, так и повышать продуктивность функций бюджетирования: сокращать сроки планирования и согласования расходов, время консолидации смет и проверки платежей, исключать ошибки.

Например, после внедрения приложения для бюджетирования в АО «РМБ» БАНК финансовое управление получило возможность оперативно, в автоматическом режиме, консолидировать бюджеты подразделений и полностью устранить непродуктивные трудозатраты на подготовку сводного плана и ошибки, которые возникали ранее при ручном формировании и сведении бюджетов на базе электронных таблиц. В итоге подготовка планов сметообразующих подразделений и их автоматическая консолидация сократилась до 5−7 дней, ранее на это уходило не менее 14 дней. Банк перешел на ежеквартальную подготовку бюджетов и повысил точность планирования.

С помощью приложения было автоматизировано взаимодействие всех участников процесса сметного контроля. Финансовое управление получило возможность мгновенно выполнять функции бюджетного контроля и устанавливать необходимые признаки для аналитического учета платежных распоряжений. Всего несколько часов составляют сроки согласования платежей, благодаря автоматической проверке их сумм по остаткам бюджетных статей и сокращению бумажного документооборота. Сотрудники банка имеют возможность оперативно получать и учитывать информацию о проводках платежей, а также выпускать план-факт отчетность об исполнении хозяйственного бюджета.

Оксана Лисьева, начальник Финансового управления Банка, отмечает: «Финансовое управление избавлено от рутинной работы: оперативно получая отчетность по бюджетам и их исполнению, можем оценивать потребность подразделений в хозяйственных расходах и взвешенно подходить к оптимизации издержек, что особенно важно в нынешних экономических условиях. Удобный и интуитивно понятный интерфейс приложения помогает нам делать свою работу с еще большей отдачей».

Контролировать целевое использование средств

В условиях нестабильности встает необходимость еще на этапе планирования определять назначение каждого платежа для его последующего контроля. Именно такая бюджетная модель была реализована в ОАО Банк «Левобережный».

С помощью приложения «Бюджет хозяйственных расходов» была настроена методика детального планирования и контроля целевого расходования средств в масштабах всего банка, вплоть до точек продаж. Были предусмотрены схемы согласования платежей «по запросу», предусматривающие получение дополнительных виз руководителей для расходов «сверх бюджета» и крупных платежей. Эти меры помогли оптимально планировать расходы, исключить случаи перерасхода бюджета и нецелевого расходования средств.

Оперативно получать план-факт отчетность

Чтобы получать план-факт отчетность по первому запросу, приложение для бюджетирования АХР должно обеспечить оперативный расчет фактических значений по статьям сметы на основании платежей. При этом должен поддерживаться учет фактических расходов по принятому в банке методу (по кассовому методу или методу начисления).

ОТП Банк применяет приложение «Бюджет хозяйственных расходов» для оперативного контроля и учета АХР. Приложение помогает ответственным сотрудникам Управления операционных расходов контролировать исполнение сметы в разрезе подразделений банка. Приложение интегрировано с системой документооборота Lotus Notes, в которой подразделения формируют заявки на платежи. Эти заявки поступают в приложение, где выполняется их автоматизированная сверка с лимитами по плановым сметам, после чего результаты проверки возвращаются в Lotus Notes для акцепта платежей. На основе данных об оплате заявок из Lotus Notes в системе бюджетирования автоматически рассчитывается фактическая смета.

За счет автоматизации процесса контроля заявок исключается возможность перерасхода бюджета и нецелевого использования средств. Автоматизированный расчет фактической сметы позволяет менеджерам оперативно получать план-факт отчетность для анализа исполнения бюджета.

Елена Трунова,
эксперт компании Intersoft Lab

© Intersoft Lab, 2017
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2017