Безбумажный офис. Возможно ли это?

Дебаты о том, когда же наступит полная и окончательная победа электронного документооборота не утихают уже двадцать лет – сколько существует в России рынок СЭД и сколько работает на нем компания ЭОС, также отметившая недавно свое двадцатилетие. Несмотря на то, что некоторые горячие головы, воодушевленные достижениями ИТ, призывали полностью и бесповоротно отказаться от бумаги, компания ЭОС всегда придерживалась взвешенной и реалистичной позиции – совмещения бумажного и электронного документооборота.

Интересно отметить, что наши западные коллеги в лице президента и CEO ассоциации AIIM Джона Манчини пришли в итоге к таким же выводам: полностью отказаться от бумаги невозможно и вряд ли это было бы эффективно. Тем не менее, в местах, где использование бумаги тормозит бизнес-процесс можно и нужно переходить к использованию электронных документов.

Джон Манчини – автор, спикер и уважаемый лидер AIIM – мирового сообщества специалистов в области информации. Он считает, что в ближайшие пять лет, волна цифровой трансформации пройдет по всем предприятиям и организациям. В настоящее время организации стоят перед фундаментальным выбором между возможностью эффективного использования информации и информационным хаосом.

Размышления г-на Манчини комментирует Владимир Баласанян, президент группы компаний ЭОС, таким образом у нас получился заочный обмен мнениями представителей разных школ документооборота – американской и российской. Несмотря на различие методологических подходов, эксперты оказались единодушны в отношении судьбы бумажных документов.

Концепцию безбумажного общества выдвинул еще в 1978 году Фредерик Уилфрид Ланкастер, ученый в области информатики. Мир, где бумажные документы будут заменены электронными хранилищами и средствами коммуникации. Прогресс, несомненно, были достигнут, но иногда возникает чувство, что мы по-прежнему далеки от этого видения, как и раньше.

В недавнем исследовании, которое мы провели в AIIM, озаглавленном "Бумажные войны 2014 – вести с поля боя", почти половина предприятий заявила, что наибольшего повышения производительности, которого они могли бы достичь за одно действие было бы удалить бумагу, но потребление бумаги по-прежнему растет в каждой пятой организации. 68% опрошенных заявили, что бизнес со скоростью движения бумаги будет "неприемлемым всего через несколько лет", но только в одной из пяти компаний имеется политика по сокращению расхода бумаги, одобренная на уровне совета директоров. Так что же здесь не так?

Все компании прекрасно понимают, что устранение или уменьшение бумажных документов может улучшить время отклика на запросы клиентов, производительность сотрудников и воздействие на окружающую среду, но они, кажется, не в состоянии внедрить какое-то практическое решение, чтобы избавиться от этой проблемы. Мне кажется, что нужно уделить больше внимания безбумажным процессам.

Обходиться без бумаги – недостижимая цель

Для организаций, чья деятельность основана на обработке информации, таких, как AIIM, с этим фактом трудно смириться. Но, к сожалению, мы должны признать, что это правда. Безбумажный офисный вряд ли станет реальностью. Наше недавнее исследование выявило тот факт, что 50% респондентов по-прежнему распечатывают личные бумажные копии документов, чтобы взять их на встречу, или подписать, а также почитать, когда они находятся вне офиса. Почему, спросите вы, в эпоху мобильных устройств и электронных подписей они предпочитают использовать бумагу? Респонденты говорили, что это происходит в основном в связи с отсутствием управленческих инициатив и укоренившейся привычки думать, что подпись на бумаге обязательна.

Мнение о необходимости физической подписи сегодня звучит довольно странно – при наличии разных решений для электронной подписи. Требование поставить собственноручную подпись на листе бумаге, который, как правило, потом будет отсканирован, тормозит все электронные процессы и по сути не имеет смысла. К тому же чаще всего бумажный документ не обеспечивает большей конфиденциальности, чем цифровой.

Так что дальше? 6 ноября прошлого года AIIM провела Всемирный День без бумаги, чтобы показать, сколько бумаги тратится зря и как мы на самом деле можем работать без бумажного документирования процессов. Сотни организаций по всему миру присоединились к этой инициативе и главный результатом стало то, что конкретные безбумажные бизнес-процессы показались гораздо более реалистичной целью, чем попытка полностью избавиться от бумаги. Есть ряд технологий, которые могут помочь бизнесу достичь этого. Здесь мы приводим три наиболее важных:

1. Цифровая канцелярия (digital mailroom). Здесь происходит сканирование всей входящей корреспонденции в точке ее поступления в организацию и далее возможна ее маршрутизация по бизнес-подразделениям в электронном виде. Это может уменьшить или даже устранить движение бумажной корреспонденции внутри. Чтобы претворить эту стратегию в жизнь, предприятию не нужно создавать мощный центральный центр сканирования. Документы могут быть отсканированы в филиалах или эта задача может быть передана на аутсорсинг. В начале требуются значительные инвестиции в сканеры и программное обеспечение, но, по данным нашего исследования, респонденты, которые пошли по этому пути, увидели довольно быстрый возврат инвестиций – 38% организаций сообщили об окупаемости таких проектов в течение 12 месяцев или меньше, и 60% - в течение 18 месяцев.

2. Мобильное сканирование - с улучшением качества и функциональности камеры на мобильных устройствах, идея использования их в качестве портативных устройств сканирования становится все более популярной. Планшеты, например, предоставляют возможность доступа к электронным формам и доступны приложения, которые выполняют ряд задач, которые ранее требовали бумажных документов, такие, как оплата чеков и сканирование квитанций. Большим преимуществом мобильного сбора данных является скорость, с которой это возможно выполнять этот бизнес-процесс.

3. Облака - в течение последних трех лет, мы видели, что бизнес все больше доверяет облакам, используя эти технологии для управления всем корпоративным контентом (ECM). Системы потокового ввода стали привлекательным приложением для облаков, и особенно для SaaS, тем, что при высоких требованиях к данным, для распознавания можно задействовать много мощных серверов и сложное ПО. Наше исследование показало, что более крупные организации являются лидерами в использовании этого решения, тогда как компании среднего размера едва волочат ноги - всего в 6% из них в настоящее время используют облака или SaaS.

Все эти технологии могут играть важную роль в снижении количества бумаги, используемой организациями, которые должны спросить себя, что они собираются предпринять, чтобы сохранить конкурентоспособность в современном деловом мире, постоянно находящемся онлайн, если они цепляются за бумажную рабочую среду по всем направлениям.

Дорога к принятию безбумажных бизнес-процессов требует времени. Но каждый шаг на пути к безбумажной среде поможет вашему бизнесу сэкономить время, деньги и уменьшить площади, используемые для хранения бумажных архивов. Это само по себе должно быть стимулом для вашего бизнеса, чтобы посмотреть, где можно отказаться от бумаги прямо сейчас.

Конечно, безбумажный офис — это фигура речи, некая парабола. У бумажного документа есть своя ниша, и нет никаких оснований утверждать, что в обозримом будущем она исчезнет. Бумажный документ автономен и энергонезависим, его можно использовать без каких-либо электронных устройств и источников питания, он надежнее и долговечнее в хранении, его распространение легче контролировать, в ряде случаев с документом на бумаге легче работать и т.д.

Сегодня реалии таковы, что чем больше электронных документов, тем больше их бумажных версий. Даже если какой-то офис практически безбумажный (а таких сегодня великое множество), то это вовсе не значит, что вне этого офиса – все процессы безбумажные. Вспомните сами: получив по электронной почте, скажем, билет, вы его на всякий случай распечатываете и кладете в бумажник. Я уже не говорю о то, что накоплены гигантские архивы бумажных документов, которые по различным причинам не предполагается оцифровывать.

Именно поэтому наша компания всегда исходила из того, что СЭД/ECM система должна обеспечивать контроль за всеми документами организации, независимо формы их представления на различных этапах жизненного цикла.

Тем не менее, еще многое нужно сделать, чтобы существенно потеснить бумажные документы. И это не только технологические инновации, о которых говорит Джон. В частности, хотел бы обратить внимание на то, что господство бумажных документов отчасти базируется на огромном количестве нормативных документов и вековых традициях (по сути стандартов де-факто) бумажного документооборота. Поэтому важнейшей задачей и производителей и особенно регуляторов является создание нормативов и стандартов, легализующих, упрощающих и унифицирующих использование электронных документов. Приведу только два крайне актуальных для нашей страны примера: до сих пор в числе обязательных реквизитов организаций отсутствует адрес электронной почты, в стране не стандартизован формат файла электронного документа.