С чего начинается SharePoint? – С документооборота!

На горизонте ECM нет другого такого продукта, который бы вызывал столь оживленные дебаты вот уже тринадцать лет – ведь первая версия SharePoint Portal Server вышла в 2001 году. С тех пор было написано бесчисленное количество статей, выпущено множеств продуктов и – самое главное – сформировалась армия пользователей “шарика”, как его уменьшительно называют.

Для многих российских организаций знакомство с SharePoint происходит благодаря выбору системы документооборота EOS for SharePoint, а не самой платформы как таковой. С точки зрения бизнеса это абсолютно разумно: выбирается решение, которое поможет наладить управление документами и процессами, с умеренной стоимостью владения и возможностями самостоятельной поддержки.

Бывает и наоборот: в компании уже используется SharePoint и тогда выбор СЭД на той же платформе – логичный ход. Но это уже другая история. Давайте пока посмотрим на ситуацию, когда заказчик вместе с отличной СЭД получает еще и передовую платформу, на которой многое можно сделать. Как этим неожиданным «богатством» лучше распорядиться?

Что ни возьми, все — платформа. Чем отличается SharePoint?

Сегодня эпитет «платформа» применяется практически к любому ПО, обладающему достаточным количеством настроек и параметров и теоретически допускающем возможность разработки собственных модулей. При таком подходе продавец может не кривя душой обещать реализовать любые фантазии клиента (умалчивая, насколько это может быть хлопотно и дорого).

Но, как правило, платформой нельзя начать пользоваться из коробки. Сначала вам придется потратить много усилий, чтобы настроить ее под ваши задачи. Вот здесь-то и проявляется разница: SharePoint, возможно, является самой пользовательски-ориентированной платформой ECM, полагаясь только на его базовые функции уже можно начать работать в команде – делиться файлами, обсуждать, комментировать, вести личные сайты и проч.

Пожалуй, феноменальный успех SharePoint объясняется именно этим – высокой готовностью к использованию из коробки вкупе с богатыми возможностями по развитию бизнес-решений на его основе.

Организации нужна не только СЭД...

Если мы посмотрим на задачу документационного обеспечения управления более широко, панорамным обзором, то увидим, что собственно в СЭД попадает только малая часть документов, используемых сотрудниками в ходе бизнес-процессов. И это отнюдь не следствие их нерадивости, просто далеко не все документы имеют статус официальных и должны регистрироваться – прайс-листы, описания продуктов, наброски писем, предварительные расчеты, публикации из прессы, аналитические отчеты, и куча другой полезной информации, которая используется в процессе, например, работы с договорами.

Увы, все это в большинстве организаций хранится на общих дисках и обычно называется «файловой помойкой», что есть, согласитесь, не слишком позитивная характеристика для ценного информационного ресурса.

Конечно, можно все документы складывать в СЭД, но зачем излишний формализм, когда есть способ лучше? Корпоративный портал на SharePoint будет значительным шагом вперед в организации более разумного и удобного хранилища информации.

Так решили в компании «Термекс», когда определяли требования к будущей системе. Говорит Антон Крупнов, руководитель ИТ-проектов: «При выборе системы мы отталкивались не от платформы, ее наличия или отсутствия, а от задач. Нам предстояло реализовать большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД. Мы нашли и то, и другое – подходящую платформу и адекватное прикладное решение на ней.

Существует мнение, сформированное многими разработчиками ПО, что корпоративный портал – это некий информационно-справочный ресурс с элементами базы знаний и социальной сети. То есть, например, не знаешь в каком кабинете сидит тот или иной сотрудник, когда день рождения у главного бухгалтера или тебе нужна типовая форма служебной записки – в этом тебе поможет корпоративный портал. И всё. Мы же под корпоративным порталом подразумеваем инструмент для коллективной работы и реализации бизнес-процессов. Поэтому каждый сотрудник, заходя в систему, сразу попадает на персональную страницу, где описаны все его задачи, стадии их выполнения и другая первоочередная информация. Мы считаем недостаточным просто разместить на портале, например, регламент согласования договоров, для нас важно запустить на портале бизнес-процесс согласования договоров со всеми участниками. И здесь EOS for SharePoint, как прикладное решение с готовыми механизмами, экономит нам массу времени и денег.»

Кстати, кроме автоматизации документооборота и построения портала в Термекс при помощи SharePoint решили еще задачу по управлению заявками на ИТ-услуги, выполнили интеграцию с 1С в части синхронизации справочника контрагентов и обмена другой информацией.

Важно: Внедрение возможно своими силами

Многие заказчики выбирают путь внедрения EOS for SharePoint своими силами, от поставщика берут только лицензии и обучение. Так поступили «Термекс», «Калужский двигатель», «ММП им. В.В.Чернышева» и другие.

Надо сказать, что это в целом нетипично для рынка – обычно системы внутри настолько сложны, что проще заказать внедрение силами интегратора, чем разбираться самим. С SharePoint ситуация в принципе другая – обычно поддержка платформы ложится на плечи ИТ-службы заказчика, которая с этой задачей успешно справляется.