Документооборот на промышленном предприятии

По статистике в деле внедрения электронного документооборота промышленность значительно отстает от чиновников и банкиров, что, в общем-то логично – у промышленных предприятий в области информатизации есть другие приоритеты, нежели управление входящими-исходящими документами.

В первую очередь нужно наладить управление ресурсами, цепочками поставок и снабжением предприятия, автоматизировав основные бизнес-процессы. Поэтому во главе угла всегда будет ERP-система. Также, сегодня уже никто не чертит при помощи кульмана, так что без САПР в ландшафте предприятия вам тоже не обойтись.

Но когда базовые потребности в этой «пирамиде Маслоу» удовлетворены, то наступает пора позаботиться о потребностях более высокого уровня – оптимизации управленческих процессов и здесь уже в полный рост встает вопрос электронного документооборота.

Промышленности нужна СЭД нового поколения (на самом деле - ECM)

В отличие от госсектора, где вся работа начинается и заканчивается документом и может быть автоматизирована при помощи СЭД, на промышленном предприятии документопотоки неизбежно перетекают из кабинетов управленцев в цеха и КБ. Иначе говоря, нельзя организовать электронный документооборот в каком-то отдельном контуре, без взаимодействия с ERP и другими системами, используемыми для автоматизации основной деятельности.

Классические СЭД, хорошо приспособленные для канцелярий, едва ли подходят на эту роль по причине недостаточной гибкости – ведь нужно будет поддерживать разнообразные виды документов и обеспечивать интеграцию с разными системами.

Нужно еще учесть фактор изменчивости самих процессов – в реальном секторе жизнь течет более динамично, чем в бюрократической среде. Поэтому просто «взять и внедрить» систему будет недостаточно, придется постоянно ее «подкручивать», а для этого у нее должны быть соответствующие «винтики».

Фактически, стоит сразу вести речь о выборе надежной ECM, которая пригодится для автоматизации любы процессов работы с документами, а не только канцелярии.

SharePoint – весьма подходящая платформа

Выходом из ситуации может быть использование портального решения SharePoint, чтобы реализовать все процессы работы с документами в одной среде – как классический организационно-распорядительный документооборот и управление входящей-исходящей корреспонденцией, так и любые специфические задачи, включая управление закупками, продажами, контроль качества и т. д.

Как правило, ИТ-специалисты на производстве есть, поскольку приходится поддерживать множество систем и нельзя полагаться целиком и полностью на внешнего подрядчика. SharePoint обычно вполне по силам ИТ-команде заказчика – обладает достаточными возможностями, но при этом не требует многолетнего изучения, как тяжелые ECM-системы.

EOS for SharePoint на «Калужском двигателе»

ОАО «Калужский двигатель» («КАДВИ») силами своего ИТ-отдела успешно внедрил ECM EOS for SharePoint. Партнер ЭОС, компания «СофтЭксперт» из Тулы помогла на старте проекта, проведя обучение для команды заказчика. Проект начался больше года назад и сейчас в системе работают все сотрудники, участвующие в документальных процедурах.

Нужно сказать, что к моменту начала внедрения ECM на предприятии уже функционировала интегрированная система управления производственными процессами КАДВИ на базе современной ERP-системы Microsoft Dynamics AX, поэтому выбор SharePoint представляется весьма и весьма разумным – упрощение ИТ-ландшафта это мечта любого архитектора. Такой выбор в будущем позволит предприятию минимизировать затраты на интеграцию ERP и ECM, поскольку многое решается на уровне платформы. В том, что заказчик со временем придет к такой идее, можно не сомневаться. Ценность документооборота возрастает, когда появляется живая связь с экономикой и производством.

Но это пока вопрос будущего. Вернемся в настоящее: целью проекта было ускорение оперативности обработки и передачи входящей корреспонденции, ускорение согласования и исполнения управленческих документов, сокращение бумажного документооборота и время его прохождения, а также создание электронного архива для быстрого поиска и идентификации любой входящей/исходящей документации. Были автоматизированы задачи, связанные с движением документов в ключевых бизнес-процессах, в том числе согласование договоров и документации, сопровождающей работу с клиентами и закупочную деятельность.

Подводить какие-либо итого не то чтобы рано – это лишено смысла, так как у подобных проектов не бывает четко обозначенного финиша, система просто обязана продолжать развиваться, чтобы реагировать на изменяющиеся требования пользователей. Но уже можно сказать, что выбор оказался правильным – электронный документ на КАДВИ работает.