За фасадом госуслуг — внимание внутренним процессам в ОГВ

Проходя по улице, мы видим только фасады зданий — старинные и новые, красивые и не очень. Но по внешнему виду не всегда можно догадаться, что находится внутри. Может там давно прогнили все перекрытия и не работает водопровод, а внешне все выглядит вполне благополучно. Или наоборот — за скромным фасадом скрывается супер-современный офис.

Точно также обстоит дело с госуслугами: мы, граждане, видим только фасад – портал госуслуг, а вся внутренняя кухня от нас скрыта. Конечно, понятность и удобство интерфейса портала это важно, однако качество оказания услуг и наша с вами удовлетворенность в итоге зависят от эффективности внутренних процессов документооборота в государственных органах, а с этим у нас далеко не везде хорошо. СМЭВ и МЭДО решают только задачу обмена информацией между органами власти, а для по-настоящему эффективной работы госаппарата нужно автоматизировать внутренние процессы документооборота в каждой организации.

Ситуация начинает меняться

В общем-то, проблема очевидна, и было бы странно, если бы ее вовсе не замечали. Рост информатизации на верхних уровнях заставляет подтягиваться и на местах, чтобы обеспечить создание «безбарьерной среды» для сквозных рабочих процессов – автоматизации внутренних процессов в регионах и муниципалитетах стало уделяться больше внимания.

Экспертным центром электронного государства (http://d-russia.ru/), с целью повышения качества проектов региональной и муниципальной информатизации, реализуемых в субъектах РФ, второй год проводится всероссийский конкурс «ПРОФ-IT 2014». В этом году номинации «Системы для внутренней автоматизации» в категории «Системы автоматизации внутренних бизнес-процессов» 2-го места удостоена Республика Бурятия за проект «Внедрение Системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти».

Бурятия стала первым регионом, массово реализовавшим возможность интеграции с региональной СМЭВ на базе решения EOS для SharePoint. Создание системы началось в ноябре 2011 года, с наступлением 2013 года проект был введен в стадию полномасштабной эксплуатации. К началу 2013 года общее число запросов в федеральные ведомства уже превысило 10 тыс., наиболее популярными стали запросы в Росреестр, ФНС, Пенсионный фонд и ФМС. В общей сложности СЭД ОГВ РБ обеспечивает взаимодействие 1700 пользователей в 32 органах власти.

Почему EOS for SharePoint

Потому что классические СЭД «заточены» в основном на делопроизводство, на автоматизацию формальных процедур, а заказчику была нужна «система конструирования деловых процессов в органах власти», как назвал ее Валерий Андронов, председатель Комитета информационных технологий и документальной связи Республики Бурятия. «Если в СЭД всегда первичен документационный обмен, то здесь мы исходим из построения решаемых задач органов власти, подразделений, конкретных специалистов. Соответственно, система выстраивается именно по функциональным задачам. А уже в рамках конструирования процессов формируется система движения документов», – продолжил Валерий Андронов.

Процессы – штука чрезвычайно изменчивая, требует постоянной адаптации под изменчивые условия внешней среды и под особенности стиля конкретного руководителя, так что система должна быть гибкой и позволять настраивать любые маршруты движения и согласования документов. Такую возможность платформа EOS for SharePoint как раз и предоставляет.

А как же юридическая значимость?

Короткий ответ — юридическая значимость есть, в решении используется квалифицированная электронная подпись.

И стоит напомнить: для внутреннего документооборота и согласования проектов документов электронная подпись может быть избыточна. Важнее всего обеспечить юридическую значимость итоговых документов — распорядительных, нормативных, правоустанавливающих и других, на основании которых в реальном мире что-то может измениться. А для внутренних документов и предварительного обсуждения решений вполне достаточно, чтобы в СЭД был надежный аудит и протоколирование действий пользователей, это будет достаточной гарантией неотзвывности высказанных мнений и наложенных виз по причине того, что они в электронном виде.