Сколько нужно реквизитов?

СЭД часто критикуют за слишком громоздкие регистрационные карточки, которые заполнить правильно может только специально обученный делопроизводитель. Руководители канцелярий настаивают, что все эти реквизиты необходимы, сократить карточку никак нельзя.

С другой стороны, мы сейчас имеем тренд, что СЭД в организациях доводятся до каждого сотрудника, участвующего в документообороте. Неужели надо отправлять всех на курсы делопроизводства, чтобы они могли эффективно работать с системой?

Ищем конструктив!

Критиковать легко. Да, СЭД сложны, и сколько ни совершенствуй юзабилити, совсем простой система не получится. Я не призываю вас смириться с плохим дизайном и пользоваться тем, что дали программисты, но надо признать, что потенциал улучшений по части интерфейса все же ограничен.

На помощь пришли веб-технологии: доступ к СЭД через браузер не только позволяет быстро подключить к системе сотни и тысячи пользователей, но и накладывает свои ограничения на фантазию разработчиков – слишком «навороченные» карточке в веб-приложении никто не делает, потому что это будет работать слишком медленно и совсем неудобно. Можно сказать, что здесь ограничения технологии играют на руку пользователям.

Неслучайно большинство крупных проектов по внедрению СЭД выполняется именно с использованием веб-доступа к системе.

АРМ руководителя — ничего лишнего на экране

Пойдем дальше, к мобильным технологиям. Исторически сложилось, что в организациях первыми мобильными пользователями стали руководители. Многим из них впервые пришлось лично осваивать СЭД, потому что раньше, находясь в офисе, они могли перекладывать всю работу на своих секретарей и помощников, а самим продолжать работать с бумажными документами.

Мобильные устройства в корне изменили эту ситуацию – преимущества доступа к документами за пределами своего рабочего кабинета были столь очевидны, что убеждать никого из руководителей особенно не пришлось. Другое дело, что тащить полнофункциональную СЭД на планшет не получается опять-таки в силу технических ограничений самих устройств и малой площади экрана. Плюс к тому, совсем уж очевидно, что лишняя информация руководителю просто не нужна.

Как результат – мобильные клиенты СЭД для руководителей весьма неплохо справляются с отсечением избыточной информации, и в первую очередь это касается как раз реквизитов.

ЭОС предлагает три варианта мобильных рабочих мест к своей СЭД (не считая разработок партнеров), на разных платформах и с разным набором функций – потому что требования и предпочтения клиентов сильно разнятся.

(Реквизиты и метаданные)

Метаданные — это данные о данных, в случае СЭД — данные о документе или поручении. В делопроизводстве принято называть их реквизитами. Давайте и мы будем следовать этой традиции – там, где речь идет о классических задачах делопроизводства, буде говорить реквизиты, а где СЭД, как принято нынче говорить, «выходит за рамки канцелярии», пусть будут метаданные.

СЭД в бизнес-процессах – еще больше метаданных

Кроме ведения делопроизводства, СЭД широко используются для широкого круга прикладных задач — управления договорами, доверенностями, заявками, тендерами, проектами и т. д. Причем часто в режиме интеграции с другими корпоративными системами, поэтому мы имеем еще больше метаданных и карточки становятся еще сложнее, по несколько десятков различных полей.

Игнорировать эту сложность и делать какие-то совсем простые карточки не получается, потому что в противном случае мы теряем текущий бизнес-контекст и возможности по использованию аналитических инструментов. Как же быть? Наращивать сложность и без того сложных систем?

Выход есть! Нужно использовать для прикладных задач не СЭД, настроенные для делопроизводства со множеством доработок, а брать за основу ECM-платформы, на которых можно строить любые решения. Конечно, гибкость инструмента не гарантирует, что разработчики сделают на нем хорошую систему – бизнес-аналитики должны следить, чтобы метаданных было ровно столько, сколько нужно – и ни полем больше.

Одной из таких платформ является eDocLib – решение, совмещающее в себе гибкость, простоту настройки и, одновременно, достаточно высокое быстродействие. Такое сочетание достигнуто благодаря использованию специальных алгоритмов, позволяющих «на лету» адаптировать таблицы баз данных в соответствии с изменяющимися настройками.

Как это отражается на использовании СЭД в прикладных задачах? Самым прямым образом, документы в СЭД не теряют соответствующего бизнес-контекста. К примеру договор содержит всю необходимую информацию о договоре (суммы, даты, этапы исполнения, наличие и ссылки на акты, счета, другие документы). А значит сотрудники могут оперировать в своей работе ( для поиска необходимых документов и подготовке сводной отчетности) понятными бизнес-данными, а не малополезными, с их точки зрения, канцелярскими атрибутами документа. Кроме того, каждый из пользователей может настраивать свои собственные рабочие области со списками документов.

То есть, в случае с договорами, директор компании может в два клика узнать сколько договоров и на какую сумму было заключено за прошедшую неделю и сколько планируется на текущей. И если какой-либо из договоров в списке вызывает дополнительный интерес – еще в один клик получить более детальную информацию и «историю вопроса». Сотрудники финансовой службы также в пару кликов могут отслеживать планируемые расходы и доходы по договорам за определенный срок. Сотрудники, отвечающие за исполнения обязательств по договору – контролировать сроки исполнения прописанных в договоре обязательств. Причем, по определению, система работает именно так, как нужно бизнес-пользователям. Если требуется добавить дополнительные атрибуты или представления – в систему немедленно могут быть внесены необходимые изменения. В итоге – работа в СЭД превращается в понятный каждому, удобный для использования инструмент вместо «спущенной сверху» обязанности.Так что,  Извечный вопрос «как заставить сотрудников работать в СЭД» в значительной степени теряет актуальность.