Документооборот: скорость решает не все

Работа с документом требует времени

Длительность бизнес-процесса равна сумме длительностей всех его этапов плюс суммарное время доставки документов между этапами. Длительность отдельного этапа определяется суммарным временем работы с документами — изучением поступивших плюс написанием и редактированием новых, создаваемых в ходе бизнес-процесса. То есть, чем больше документов, тем больше времени нужно.

Пример: Маршрут документа состоит из 5 этапов и занимает 15 дней (в бумажном виде). Из них 4 дня уходит на передачу документа между исполнителями, 11 дней непосредственно на работу. То есть, доставка документа занимает 27% времени.

Самое простое, что может сделать СЭД – это сократить время доставки документов, вплоть до нуля. По сравнению с доставкой документов курьером или почтой можно получить значительный выигрыш – по крайней мере так кажется на первый взгляд. Но давайте посмотрим правде в лицо: курьер привезет письмо сегодня или на следующий день. Почта сегодня работает тоже вполне сносно – по Москве письмо идет дня три, едва ли больше, а уж внутри офиса отнести документ и вовсе не такая уж проблема.

Тогда как на время работы с документами СЭД практически не влияет! Например, чтобы написать статью, хоть тресни, нужно несколько часов. Техническое задание — от нескольких дней до нескольких месяцев. Немного легче со стандартными документами — справками, отчетами, формами, и т. д. И то иногда приходится повозиться.

Я здесь не беру в расчет формальные операции — согласования, резолюции, подписание, регистрацию и прочее. Все это не создает никакой добавленной стоимости. Реальная работа это только создание новых документов, все остальное — издержки.

Резерв эффективности — в сокращении количества документов и процедур

Подлинный резерв эффективности лежит в сокращении числа документов и процедур. Если документ никак не влияет на конечный результат и не страхует вас от рисков (от реальных, а не от выдуманных), то его надо не создавать вообще. Тогда время его обработки равно нулю и время доставки тоже равно нулю – вот тогда бизнес-процессы ускоряются действительно драматически.

Но СЭД здесь вам никак не поможет:) Оборону держат ваши же сотрудники, которые боятся потерять влияние или даже работу, если какие-то документы будут признаны ненужными. Но если вам реально нужна эффективность, через это придется пройти.

Майские указы и документооборот

Аналогичная проблема стоит и на государственном уровне: избыточный документооборот порождает бюрократию и усложняет ведение бизнеса. Поэтому наряду с привлечением инвестиций, модернизацией экономики, повышением производительности, стране нужно избавляться от множества документов и процедур, которые это развитие тормозят.

Один из майских указов президента, № 596 «О долгосрочной государственной экономической политике», среди прочих показателей, которые поручено достичь правительству, включает следующий: «повышение позиции Российской Федерации в рейтинге Всемирного банка по условиям ведения бизнеса со 120-й в 2011 году до 50-й - в 2015 году и до 20-й - в 2018 году».

По данным на 2014 год, Россия пока занимает 92-е место, улучшив свою позицию на 19 пунктов. Конечно, это очень далеко от назначенного рубежа — занять в следующем году 50-е место, но резервы для продвижения есть. Во многом динамика продвижения в рейтинге зависит от упорства чиновников в отстаивании своих ведомственных интересов – это становится очевидно, если сравнить показатели России и стран-лидеров.

Давайте посмотрим, что представляет собой этот рейтинг. Оценка производится по десяти направлениям — или, как их называют, темам:

Многие из его составляющих напрямую зависят от количества документов в тех или иных бизнес-процессах, поэтому продвижения в рейтинге добиться в общем-то просто – нужно только урезонить бюрократов.

Например, за 2013 год количество процедур при подключении к системе электроснабжения сократилось с 10 до 5, что сразу дало продвижение в рейтинге по этому показателю на 71 позицию. По показателю «регистрация собственности» устранение одной (!) процедуры позволило сократить общий срок с 44 дней до 22, что дало выигрыш сразу в 29 позиций. На следующем уровне надо пересматривать и содержание самих процедур – что чиновники делают в период между подачей заявления и выдачей ответа. Возьмем Сингапур, лидера рейтинга: подключение к электросетям здесь занимает 36 дней, а в России — 162, при сравнимом количестве процедур (4 и 5).

Заключение

Картина, которую мы видим на уровне страны, во многом воспроизводится и на уровне предприятий, внутренняя бюрократия душит собственный же бизнес. СЭД сама по себе не решит эту проблему, но поможет сделать документопотоки более видимыми, доступными для анализа. Это даст руководству более наглядную и твердую основу для принятия решений.