Владимир Баласанян: «Дамоклов меч» бумажного делопроизводства

Системы электронного документооборота за двадцать лет своего существования так и не смогли окончательно избавить нас от бумажных документов. Однако, тренд перехода от бумажных документов к электронным прослеживается достаточно четко и даже если бумажные документы в итоге все-таки останутся в деловом обороте, их роль уменьшится и объем значительно сократится.

Не следует рассматривать тренды в ИТ-индустрии как моду на один сезон. Тренды возникают и действуют в течение продолжительного времени – столько, сколько нужно, чтобы произошли изменения не только в технологии, но также в законодательстве и в привычках пользователей.

Что касается СЭД, то над ними все еще висит «дамоклов меч» бумажного делопроизводства, как образно выразился Председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян на конференции «СЭД 2014: мировые тренды в России», организованной CNews Conferences и CNews Analytics.

Сканирование и распознавание

Организации приспособились к новым условиям: документы создаются и согласовываются на компьютере, потом распечатываются, подписываются, отправляются адресату, где сканируются и распознаются, чтобы снова попасть в систему документооборота в электронном виде. Этот цикл едва ли можно считать эффективным – постоянные преобразования бумажных документов в электронные и наоборот слишком затратны.

В.Б.: «В нормальной организации не должно быть принтера. Потому что дальше начинаются проблемы с учетом и рассылкой бумаг. Удивительно, но мы делаем интеграцию с почтой России, с разными курьерскими службами — вы же понимаете, что это за интеграция – это реестры отправки.»

Межведомственный и межкорпоративный документооборот постепенно завоевывает позиции и это поможет организациям наконец-то перестать печатать и потом сканировать отпечатанные документы.

Хождение бумаги

Чаще всего, организация оказывается не готова к электронному документообороту даже внутри – и предпочитает, чтобы система поддерживала смешанный электронно-бумажный документооборот.

В.Б.: «Коль скоро у вас возникает бумажный документ, нужно его передавать в ходе бизнес-процесса и регистрировать все его перемещения – это кошмар, называемый журналом передачи документов. И что мы делаем? Мы печатаем штрих коды, чтоб при передаче документа можно было его считать, и документ автоматически переписался бы на вас. Безумие!»

То есть, организации тратят средства на поддержку устаревшей управленческой технологии, пытаясь модернизировать процедуры учета движения бумажных документов, когда от этого можно было вовсе уйти, используя СЭД.

«Проклятие прав доступа»

В.Б.: «Бумага чем хороша — вот вы показали ее человеку, он ее посмотрел и вы, забрав обратно документ, тем самым контролируете права доступа. А как быть в электронном документообороте? Нам говорят, что ни один сотрудник не должен видеть ничего, кроме его непосредственного поручения – какое поручение дало по этому документу первое лицо, что делается с документом в соседних департаментах. Я бы назвал такой подход к управлению доступом “антисоциальной” сетью.»

Традиционный бюрократический подход к разграничению доступа создает избыточную сложность при реализации и эксплуатации СЭД, что не всегда оправдано. Например, при работе с бумагой вы практически не можете контролировать, кто и сколько раз копирует документы и кому передаются эти копии. Взаимодействие подразделений при работе с документом также необходимо. Поэтому не стоит уж слишком «закручивать гайки», если только речь не идет об охране гостайны.

Вертикальное управление

Отечественная практика документооборота подразумевает, что большое количество документов ходит по вертикали, стекаясь к руководителям, которые перенаправляют их в другие подразделения или во внешние организации. Поток документов на верхних уровнях управления превосходит физические возможности человека.

В.Б.: «В России так много документов, которые должны рассматривать и подписывать руководители, что они сами не в состоянии делать выполнить весь объем работы. Поэтому одни люди - «от имени» руководителей - «разгребают» документы, другие - пишут резолюции, третьи - рассылают и контролируют. Таким образом, приходится строить очень сложную схему делегирования полномочий. Это тоже ложится грузом на российские реализации любых самых продвинутых систем документооборота.»

Отчасти ситуацию помогают улучшить мобильные клиенты СЭД. С их помощью руководители могут использовать для работы с документами промежутки времени, которые раньше пропадали бесполезно – пока они находятся в дороге, в перерывах между совещаниями, в командировках и т. д. Но нельзя рассматривать мобильные технологии как панацею – нужно думать об оптимизации бизнес-процессов.

В.Б.: «Что представляет собою нынешнее рабочее место нашего руководителя: это, как правило, место для просмотра, расписывания и подписания документов. Ну, нельзя документ на планшете подписать быстрее, чем расписаться специально выделенном месте на листе бумаги! Пакетно подписывать — тогда вообще смысл подписи теряется. Пока эту проблему не разрулят, пока не займутся изменением схемы управления с делегированием части ответственности вниз, руководители будут продолжать испытывать техническую перегрузку, подписывая сотни документов ежедневно. »

Электронный документ: от скана к подлиннику

С одной стороны, сегодня СЭД есть почти в каждой организации, журналы передачи документов уходят в прошлое, бизнес-процессы опираются на электронные документы. С другой стороны, чаще всего в роли электронных документов выступают их оцифрованные изображения, «сканы» на офисном жаргоне. Разумеется, это позволяет работать быстрее и эффективнее, но сканы – это не совсем полноценные документы, юридической значимости они не имеют, вследствие чего многие считают СЭД информационно-справочной системой, не более того. А некоторые бюрократы даже пальцем не пошевелят, пока им на стол не положат бумажный документ с подписью и печатью.

В.Б.: «Как пройти этот жуткий путь от электронного документа-скана, как его сейчас называют до электронного документа-подлинника?»

Чтобы электронные документы стали полностью юридически значимыми, нужно не просто встроить в СЭД возможности электронной подписи, но и учесть все нюансы изготовления официальных документов, чтобы электронные документы стали подлинниками, а это отнюдь не тривиальная задача.

В.Б.: «Как у нас изготавливают бумажные документы? Возьмем самый простой пример. Вовлечено как минимум, три человека. Первый — исполнитель, который готовит текст документа. Внизу или на обратной стороне обычно указывается его фамилия и телефон. Затем документ отправляется начальнику, который его подписывает. Но он подписывает еще не документ – потому что в этой бумаге, которую он подписал, нет номера и даты. Потом другой сотрудник регистрирует документ и проставляет в него номер и дату.

Как быть в случае, когда документ - электронный файл? Обычная ЭП здесь не помогает. Вот вы — исполнитель, изготовили документ в текстовом редакторе и подписали его своей ЭП. После того, как руководитель его подпишет, ваша подпись будет нарушена и узнать, подписал ли руководитель именно то, что было вами передано, будет невозможно. А после того, как поставят номер и дату, файл опять изменится, это будет уже третий документ.»

Компания ЭОС этой проблемой озадачилась лет десять назад и разработала продукт EDSign, позволяющий выпускать документы со множеством электронных подписей, которые не нарушают целостности друг друга и подписывают определенные части или отдельные поля в документе.

В отличие от технологии, предлагаемой сегодня Минкомсвязи, где отдельно подписывается содержание документа, XML-файл с его реквизитами, включая номер и дату и еще специальный файл отображения, который собирает все это вместе, технология EDSign работает с одним файлом MS Word, который можно передать хоть по СМЭВ или МЭДО, хоть на флешке , проставляя и проверяя все подписи.

Заключение: будущее за электронными документами

Нынешнее российское законодательство позволяет очень многое из документооборота реализовать в электронном виде, но на этом пути еще много препятствий – технологических, организационных, устаревших традиций и привычек пользователей. Однако, не может быть сомнений, что будущее за электронными документами.

«Все движется, прогресс неумолим, сколько ты не сопротивляйся, старое будет сломано,» – сказал Владимир Баласанян.