10 марта — день архивов

Поздравляем с праздником всех архивных работников! Желаем всем надежного хранения ваших архивов, интереса пользователей к этим документам, сокращения рутинной работы, а вместо этого — творческих задач! Пожалуй, к этому празднику могут присоединиться и все те, кто проектирует, разрабатывает, внедряет и создает электронные архивы – потому что без ИТ сегодня не обойтись ни в одной профессии.

Несмотря на праздник, мы не можем пройти мимо проблем, которые стоят перед архивами всех уровней в связи с вызовом нашего времени — электронными документами.

Электронные документы стучатся в двери

Все больше и больше документов, подлежащих архивному хранению создается в электронном виде. Это бы еще полбеды: их стало невозможно распечатать без потери информации. Поэтому тот workaround, обходной путь, который предлагает Росархив – переводить электронные документы долгосрочного хранения в бумажный вид больше не работает.

Например, как распечатать трехмерные чертежи? Или многослойные карты, где на единой геоподсонове нанесена самая разнообразная информация? Даже обычные офисные документы – электронные таблицы при печати многое теряют: формулы, условное форматирование, макросы и т. д. Получается, что бумажный документ это не точная копия электронного, а его бледное подобие, как след элементарной частицы в пузырьковой камере.

Очевидно, что проблему решать придется. Архивному ведомству не удастся отсидеться за щитом бумажных документов, пора признать электронный документы не только декларативно, но и фактически и выработать правила, что считать надлежащим хранением, а что — нет.

Электронная подпись не только помогает, но и мешает

Везде, где требуется обеспечить юридическую значимость и повышенную безопасность электронного документооборота, приходится применять электронную подпись. Разумеется, это позволяет ускорить бизнес-процессы, но и создает впоследствии трудности при передачи документов в архив. Вкратце напомню, в чем суть проблемы: сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия, как правило, один год, а хранить документ нужно может быть десятки лет.

Не уходя в детали, можно сказать, что эта проблема чисто технического решения не имеет, необходимы изменения в законодательстве, инициатором которых должен выступить Росархив. Вариантов есть несколько: разрешить автоматически переподписывать документы новой ЭП от имени архива, или ограничиться проверкой подлинности ЭП в момент поступления документа, возложив дальнейшую ответственность за его аутентичность на сам архив; можно потребовать использовать квлифицированную усиленную электронную подпись и т.д. Главное — договориться о какой-нибудь схеме, которая будет технически реализуема, причем за разумные деньги. Увы, пока готовности к такому движению не наблюдается.

Технологии не вечны, но с этим можно жить

ИТ-индустрия сегодня предлагает широкий арсенал средств для долгосрочного хранения электронных документов, все они надежны и хороши, только — увы! – не вечны. Срок жизни любой из цифровых технологий короче, чем требуемый период хранения документов. Таковы реалии нашей жизни, поэтому нужно отказаться от попыток найти некий «священный Грааль» и научиться пользоваться тем, что есть. Ключевым моментом следует признать неизбежную регулярную замену систем хранения, систем управления информацией и форматов документов.

Архивисты должны выстроить процессы миграции на новые ИТ-платформы своих электронных архивов так, чтобы при этом сохранялась и аутентичность, и юридическая значимость и, собственно, возможность прочитать эти документы. Ибо никто не знает, какими будут наши ИТ лет через пятьдесят или даже через десять.

Покуситься на святое

Возможно, пора подвергнуть ревизии базовые постулаты, прежде всего определение документа:

«Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.»

В эпоху дискет и магнитных лент это еще работало, но сегодня такое определение утратило смысл и только препятствует работе архивных органов, которые обязаны соблюдать букву закона. Где вы найдете материальный носитель в облачном хранилище или в какой-то распределенной корпоративной системе?

Знаю, практики не любят всех этих разговоров о терминах. Но здесь момент важный: эта отсылка к материальности подспудно тащит нас к бумажным документам. Именно из-за этого появляются такие нелепые рекомендации типа хранить строго по 250 листов дела на одном оптическом диске. Электронный архив — это отнюдь не склад дисков с ярлычками, на которых записаны их реквизиты. Электронный архив – это система управления информацией, ее жизненным циклом, средствами поиска, навигации и т. д.

Очень показательно, что по-французски перевод документов в электронный вид называется дематериализацией - Document dematerialization. Мне кажется, в этом что-то есть!