СЭД как среда коллективной работы

Коллективная работа с документами отнюдь не западное изобретение, а вполне обычная практика из нашей делопроизводственной жизни – ведь руководители часто назначают несколько исполнителей на один документ, иногда даже несколько подразделений.

Получив такое задание, исполнитель должен как-то кооперироваться с коллегами, чтобы не получилось, как в знаменитой миниатюре Аркадия Райкина «Кто шил костюм?» К сожалению, обычные СЭД мало чем могут быть полезны в такой ситуации, они только доставляют документы адресатам и контролируют сроки готовности работы. Поэтому вся работа идет вне системы – совещания или просто разговоры, телефон, электронная почта...

Максимум, что предусмотрено — это «задать вопрос инициатору», ну и (само собой) – «отчитаться о выполнении». Причем каждый исполнитель задает свои вопросы индивидуально, далеко не факт, что остальные соисполниели их видят. Пожалуй, это не самый эффективный способ коллективной работы.

Кстати говоря, контроль при такой организации работы становится чистой формальностью — сделано или не сделано, что и порождает разного рода «палочные» системы. Потому что у инициатора задачи и у контролера нет никакой возможности посмотреть, чем заняты исполнители, что они обсуждают, как движется работа и вовремя что-то скорректировать. В системе ничего с поручением не происходит, пока ответственный исполнитель не разместит в ней итоговый документ и не сделает отметку о выполнении. Увы, часто бывает, что уже поздно что-то исправлять...

Инструменты коллективной работы

Изобретать ничего не нужно, все давно есть – так называемые collaboration tools, инструменты коллективной работы. Это функции комментирования и обсуждения документов и других объектов в системе, встроенный месседжинг, календарь, и рабочее пространство, в котором можно публиковать документы (любые, не только зарегистрированные в канцелярии).

Разумеется, эти инструменты не годятся для управления документооборотом на уровне всей организации, если в ней работает хотя бы сто человек. А для малых рабочих групп — самое то, что надо! Нужно только грамотно совместить СЭД и средства коллективной работы, чтобы использовать каждый инструмент по назначению, там, где его применение эффективно.

Единая платформа СЭД и коллективной работы — ключ к успеху

Поскольку идея достаточно очевидна, предпринимались попытки интегрировать СЭД и различные среды коллективной работы, прежде всего SharePoint. И, надо сказать, в целом они не были успешными, эта практика не прижилась. Потому что сколько ни интегрируй, системы остаются разными, с разным интерфейсом и стилем работы, а пользователи не любят слишком часто переключать мозги.

Новый шанс для этой концепции появился с выходом EOS for SharePoint – системы документооборота, реализованной на платформе, обладающей встроенными средствами коллективной работы. Руководители могут рассылать поручения и резолюции в привычной для них манере, канцелярия регистрирует документы, а отдел контроля отслеживает ход исполнения. При этом сотрудники могут пользоваться всеми штатными возможностями платформы SharePoint – делиться документами и обсуждать их, использовать личные сайты, находить внутренних экспертов, «гуру» и привлекать их к работе.

Если добавить к этому средства коммуникации Lync и социальные функции Yammer, то у вас будет полный арсенал инструментов коллективной работы и взаимодействия, чтобы решать любые задачи, спущенные сверху. Если руководитель не считает себя небожителем, равным богу, то он также может принимать участие в коллективном обсуждении — это во многих случаях будет быстрее и эффективнее, чем работа через механизм резолюций.

Заключение: SharePoint рулит

Нельзя полагаться исключительно на одну технологию и метод работы. Вертикаль власти, реализуемая посредством СЭД, на каком-то уровне должна превращаться в горизонтальное взаимодействие, характерное для небольших команд. И чем меньше стыков будет на этом пути, тем лучше: единая рабочая среда повышает эффективность и продуктивность деятельности организации. SharePoint стал в мире стандартом де-факто в области коллективной работы, поэтому вполне логичным шагом будет перенести ваши формальные бизнес-процессы работы с документами тоже в SharePoint, и такие решения на рынке есть, например, EOS for SharePoint.