«SPb CIO Club» обсудили электронный документооборот
10 ноября 2009 года в Санкт-Петербургской торгово-промышленной палате прошло совместное заседание «Без Галстуков» Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров «SPb CIO Club» и Комитета по ИТ торгово-промышленной палаты СПб.
В начале заседания с приветственным словом выступил Николай Михельсон, руководитель отдела развития информационных систем ГК «ТК». Далее Николай представил доклад на тему «Блеск и нищета электронного документооборота». В нём он рассказал об основных понятиях, которые чаще всего используются при работе с документооборотом из правовой базы. Также были приведены результаты внедрения подобных систем. Среди них: сокращение делопроизводителей: секретарей, курьеров и других сотрудников, участвующих в процессе бумажного документооборота, ускорение поиска электронных версий документов, экономия на бумаге, картриджах, помещениях под архивы, ускорение рассмотрения и согласования документов. Нельзя не отметить повышение исполнительской дисциплины.
Далее Инна Сенчугова, руководитель направления развития информационных систем «Ижорских заводов» представила доклад, в котором раскрыла собственный опыт внедрения системы электронного документооборота.
Инна рассказала о проекте, реализованном ею в ООО «ИЗ-Завод заготовок и металлоконструкций». Сокращение цикла технологической подготовки производства до 30 %, увеличение «прозрачности» процесса конструкторско-технологической подготовки производства и формирование единого информационного поля всей организации стали целями внедрения новой системы документооборота.
В рамках проекта на предприятии внедрялся электронный архив Search на базе программных продуктов «Интермех». Эта система включает в себя возможности управления данными об изделиях, жизненным циклом каждого изделия, а также позволяет вести электронный архив технической документации, управлять документооборотом предприятия и проектами. Система Search обеспечивает гибкое администрирование и контроль прав доступа к различным объектам системы. Внедрение системы заняло в целом 8 месяцев, а сам архив был внедрён за 3 месяца. Инна показала расчёты эффекта от внедрения электронного архива.
Далее Юрий Шойдин, директор по ИТ ГК «Интарсия» рассказал о внедрении системы электронного документооборота в своей организации. По словам Юрия, сначала необходимо было сформировать правила хранения информации, создать возможность обмена без существенного накопления, ввести правила на уровне политик и лимиты и ограничения по типам файлов. Системы должна была отличаться поддержкой версионности файлов. Предпосылками внедрения электронного архива документов стало отсутствие общей канцелярии в организации (документы создавались и хранились в подразделениях), отсутствие стандартизованных процедур согласования приказов, положений и договоров. Также в компании не существовало документов, регламентирующих деятельность подразделений и их взаимодействие, и отсутствовал полноценный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования. Такеж было необходимо создать систему оповещения и развить политику в области персонала, работающего с документами. При поиске решений для реализации всех перечисленных потребностей создали документ, включающий требования к системе электронного документооборота и электронного архива основных документов компании и ПСД. Компания оцененила предложения таких решения DocsVision, Microsoft SharePoint, EMC Documentum, Directum, «Евфрат» и «1С:Архив». Компания «Интарсия» выбрала решение от компании 1С. Среди плюсов этого варианта стали наличие полного необходимого функционала, минимальная стоимость ПО и его внедрения, короткое время внедрения, простота привычного интерфейса. Также система имеет такие достоинства, как полный веб-интерфейс, гибкая система хранилища и минимальное время подготовки технических средств, а в компании также имеются специалисты по работе с 1С.
После небольшого перерыва Сергей Горшенин, начальник отдела ИТ ОАО «Светлана», рассказал о методе «мозгового штурма». Участники обсуждения должны высказывать наибольшее количество вариантов решения, от самых примитивных до самых нестандартных. Затем из общего числа высказанных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике. Сергей рассказал об основных правилах поведения при использовании данного метода: группа должна состоять из 6-8 разнопрофильных специалистов, отсутствие субординации, ограничение по времени (20-40 минут), тайминг, отсутствие критики каких-либо идей, запись всех высказываний. После распределения ролей участников и генерации максимального количества всевозможных идей проходит их группировка, отбор и оценка.
Выступающий предложил использовать представленный метод поиска решений для разработки идей по развитию одного из проектов «SPb CIO Club» – площадки для проведения электронных торгов Online-Tender.ru. Вместе с докладчиками члены клуба высказали 100 различных идей по улучшению площадки и привлечению заказчиков и поставщиков к её использованию.© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2009
