БОСС-Референт 3.2.2 — новая версия со встроенными средствами криптозащиты, штрих-кодирования и интеграции с архивами
Компания БОСС-Референт выпустила новый релиз системы электронного документооборота. БОСС-Референт 3.2.2 получил внушительный пакет сервисов: встроенные средства криптозащиты, штрих-кодирования документов, интеграции с архивами. Помимо этого в вышедшем релизе добавлено несколько новых полезных возможностей для управления документами.
Встроенные в БОСС-Референт 3.2.2 сертифицированные средства криптозащиты обеспечивают применение ЭЦП и шифрования данных. Причем решение позволяет шифровать и подписывать ЭЦП не только содержательную часть документа, но и отдельные поля карточки документа, которые также могут содержать конфиденциальную информацию и должны подписываться.
Решение предполагает создание программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего реализацию функций применения ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа, подтверждение подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа, создание закрытых и открытых ключей ЭЦП. Управление ключами осуществляется удостоверяющим центром. СЭД интегрируется со Службой штампов времени, которая позволяет фиксировать момент создания ЭЦП. При таком решении имеется возможность проверять ЭЦП с учетом того, действовал ли сертификат в момент создания ЭЦП, а не в момент проверки.
ЭЦП используется во всем жизненном цикле электронного документа, то есть при его создании, согласовании, утверждении, регистрации и т.д. Решение позволяет подписывать документ «последовательно»: подпись первого уровня (автора) охватывает только содержательную часть документа, подписи согласующих — это параллельные подписи второго уровня, они охватывают содержательную часть документа и подпись первого уровня. Подпись руководителя, утверждающего документ, — последовательная подпись третьего уровня, которая охватывает содержательную часть документа и все предыдущие подписи.
Традиционная для СЭД БОСС-Референт функция делегирования полномочий начиная с версии 3.2.2 позволяет осуществлять делегирование с правом подписания документа ЭЦП, при этом не требуется передача личного закрытого ключа лицу, исполняющему обязанности. Как и все функциональные возможности СЭД БОСС-Референт, встроенные средства криптозащиты реализованы с учетом работы в территориально распределенной среде и поддерживают все известные на текущий момент криптопровайдеры (в том числе КриптоПро CSP 3.0).
В организациях, имеющих большие объемы документооборота, в последнее время все чаще используется механизм нанесения на бумажные оригиналы документов штрих-кодов для упрощения учета и поиска. Если ранее сервисы штрих-кодирования и потокового сканирования клиенты БОСС-Референт получали как дополнительный пакет услуг при внедрении системы, то начиная с версии 3.2.2 заказчики приобретают все это с базовой поставкой программного продукта БОСС-Референт.
Карточка документа и сам документ имеют единый штрих-код, который может быть распечатан либо на наклейке (для поступающих документов), либо на самом документе (для издаваемых в организации и отправляемых документов). Он кодирует UNID (уникальный идентификационный номер) документа, что позволяет быстро найти документ в системе по имеющемуся штрих-коду. При потоковом сканировании штрих-код с регистрируемого документа считывается потоковым сканером, после чего образ документа автоматически прикрепляется к соответствующей карточке. Для поиска в системе электронного документа по имеющемуся на оригинале документа штрих-коду используется ручной сканер штрих-кодов.
Распознавание кодов и самих документов реализуется с помощью ABBYY Recognition Server, обеспечивающего быструю обработку большого массива документов. Интеграция с Recognition Server также является уже встроенной в базовый функционал БОСС-Референта 3.2.2 (лицензии ABBYY Recognition Server в комплект поставки СЭД БОСС-Референт не входят).
Еще одно важное для масштабных организаций нововведение — встроенная в новую версию БОСС-Референт интеграция с внешними электронными хранилищами документов Saperion (SAPERION AG) и Content Manager (IBM). Интеграция с архивами станет эффективным решением для организаций, имеющих большой объем документооборота, а также использующих в качестве вложений «тяжелые» файлы (графические, звуковые). Это позволит сами файлы вложений хранить в архивах, а учет, согласование, связывание документов осуществлять с помощью системы БОСС-Референт. При этом для рядовых пользователей возникает иллюзия работы только с СЭД БОСС-Референт — карточки документов содержат, как и ранее, ссылки на файлы вложений, которые на самом деле помещены в электронное хранилище, а не в базы системы электронного документооборота. Такое решение позволит разгрузить базы данных БОСС-Референт и исключить вероятность снижения быстродействия СЭД.
Помимо добавленных в новую версию сервисов, требующих интеграцию со сторонними решениями, в самой системе появилось несколько полезных функций для работы с документами:
· Во-первых, добавлена возможность быстрой передачи прав одного сотрудника на доступ к документам другому. Например, при уходе специалиста из организации, лицо, исполняющее его обязанности, получает права на доступ ко всем документам, с которыми работал его предшественник. Функция реализуется администратором системы путем нажатия кнопки «Передать документы» и выбора соответствующего сотрудника. Права могут предоставляться по каждому модулю системы (базе данных), в том числе архивным, и за выбираемый период.
· Во-вторых, в системе появилась возможность связывать теперь любые документы из любых баз данных с указанием типа и направления связки. При этом один документ может быть связан с неограниченным количеством других документов. Для поддержки данной возможности в системе созданы новая сущность «Связка» документов и новый модуль «Связки», который является сервисным и не используется напрямую пользователями в работе с системой.
· В-третьих, для повышения удобства работы сотрудников, осуществляющих контроль исполнения документов в модуле «Поручения» добавлена возможность делать выборку «По контролеру», а также по критерию «У меня на контроле», где документы будут отсортированы по сроку исполнения.
· Кроме этого добавлена возможность создавать в карточках документов дополнительные настраиваемые поля, расширено до двух количество динамических ролей — теперь это «Непосредственный руководитель» и «Руководитель подразделения», реализована возможность передачи на подпись документов с отрицательными визами согласующих, упрощена работа со списками маршрутов и шаблонами документов.© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.) 12news.ru, 2009
