Управление командировочными и представительскими расходами в текущей экономике
Однако электронные таблицы — это не автоматизация. Они служат источником медленных и дорогостоящих процессов, никак не способствующих простоте анализа данных для руководства. В ситуациях, когда компании оказываются под лавиной заявок на возмещение командировочных расходов, процессы на основе электронных таблиц только усугубляют ситуацию.
В сегодняшней экономике как возмещение расходов, так и контроль затрат на командировки и представительские цели приобретают особую важность. Но хотя многофункциональные системы управления расходами существуют уже давно, системы и процессы управления КПР до сих не автоматизированы в огромном множестве компаний.
Потребность в автоматизации управления КПР и возмещением расходов никогда не была столь велика. Экономический климат, сложившийся за последние 18 месяцев, максимально усложнил обеспечение здорового денежного потока. И хотя экономическая обстановка во многих странах Европы проявляет признаки улучшения, вряд ли можно рассчитывать на интенсивный рост, который позволит значительно нарастить доходы в ближайшем будущем. Это значит, что руководителям компаний остается лишь сосредоточиться на том, что находится под их контролем. Командировочные и представительские расходы относятся как раз к такой категории.
Руководителям, отвечающим за командировки, приходится особенно тяжело во время экономического кризиса. Практически во всех компаниях значительно сокращаются командировочные и представительские бюджеты. В некоторых компаниях были упразднены все необязательные командировки и представительские расходы, а в остальных сохранились лишь командировки к клиентам и командировки, необходимые для успешного ведения деятельности предприятия. Вне всяких сомнений, командировочные и представительские бюджеты за последние 18 месяцев были радикальным образом урезаны. Большинство командировок было заменено селекторными совещаниями, а процедуры утверждения командировок были усложнены.
Однако передовые корпорации придерживаются еще более всестороннего расхода. Компания Hackett Group недавно провела исследование систем управления КПР, по результатам которого выяснилось, что 70 % передовых международных корпораций пользуются автоматизированными инструментами. Для сравнения, в среднем только 30 % компаний пользуются такими системами.
Удивляет разница в затратах передовых и остальных компаний. По данным исследования, передовым компаниям обработка каждого отчета о расходах обходится на 4 доллара дешевле. Они тратят на 40 % меньше, чем компании, пользующиеся ручными процессами. Для компаний, ежегодно обрабатывающих тысячи отчетов о расходах, эта разница означает серьезную экономию. В крупной компании каждый месяц могут обрабатываться более 5000 заявок на возмещение расходов. Во многих других компаниях более 500 сотрудников регулярно ездят в командировки, и каждый месяц приходится обрабатывать не менее 1000 отчетов о расходах. И в этом случае налицо серьезная экономия. Но еще более существенно то, что эта экономия — мелочь по сравнению с экономией за счет обеспечения более точного соблюдения политик, систематического использования предпочитаемых поставщиков, повышения эффективности возврата НДС и других возможностей, которые дают автоматизированные решения.
Например, в одной компании 12 сотрудников занимались контролем КПР и возмещением затрат полный рабочий день, пока процессы были автоматизированы частично. После полной автоматизации эту же работу смогли выполнять 5 человек, что позволило сэкономить 7 рабочих мест.
И всё же сегодня в большинстве организаций процессы КПР до сих пор автоматизированы не полностью, хотя с учетом пристального внимания к затратам автоматизация и интеграция этих процессов заслуживают первоочередного внимания.
В своем недавнем исследовании систем автоматизации КПР аналитики Aberdeen Group выявили четыре фактора, способствующие внедрению программного обеспечения для автоматизации обработки заявок на возмещение расходов:
1. Сокращение бюджета, ставшее прямой реакцией на экономический кризис. Этот фактор был назван наиболее важным из всех перечисленных.
2. Непостоянство командировочных расходов.
3. Высокая стоимость обработки отчетов о командировочных расходах.
4. Потребность в соблюдении норм финансовой отчетности и требований регулирующих организаций.
Неудивительно и то, что в число сильных стимулов вошли повышение прозрачности и упрощение анализа расходов компании, а также более эффективный контроль соблюдения правил, — поскольку эти факторы позволяют ускорить ввод данных, утверждение отчетов и выплату возмещения.
Первый шаг руководства компании к анализу и контролю КПР часто заключается в оформлении корпоративных кредитных карт. Корпоративные карты часто позволяют напрямую привязать бронирование поездок к обработке отчетов о расходах.
Многие компании пошли еще дальше. Например, во многих компаниях обработка платежей уже интегрирована с управлением расходами на уровне финансовых систем. В некоторых компаниях в дополнение к этому системы создания отчетов и управления бюджетами интегрированы с решениями для управления расходами.
Однако настораживает тот факт, что столь мало компаний пользуется данными из своих систем КПР для оптимизации корпоративных закупок. Это серьезное упущение для любой организации, планирующей контролировать свои командировочные и представительские расходы. Систематический подход к управлению закупками на основе текущей и точной информации об использовании авиакомпаний, гостиниц и проката автомобилей позволяет значительно сократить командировочные и представительские расходы в кратчайшие сроки путем обеспечения оптимальных корпоративных условий и скидок.
Однако положительный эффект от работы отдела закупок может быть сведен на нет человеческим фактором. Задача отдела закупок заключается в создании четкого списка поставщиков услуг, к которым должны обращаться все командированные сотрудники. Однако у многих сотрудников, которые ездят в командировки, есть свои предпочитаемые авиакомпании и отели, не входящие в число утвержденных поставщиков услуг. Зачастую они нарушают правила, думая, что их компания от этого оказывается в еще более выгодной ситуации, но не зная, что тем самым они подвергают риску корпоративные скидки.
Это еще одна сфера, где управление КПР можно оптимизировать за счет реализации единообразных обязательных правил, заложенных в решение для автоматизированной обработки заявок на возмещение расходов. Почти половина респондентов в ходе недавнего опроса, проведенного Infor, указала, что в их компаниях есть корпоративные правила, однако их соблюдение обеспечивалось вручную. В таких ситуациях руководству непросто определить, насколько точно соблюдаются правила. В других компаниях управление КПР возложено на отдельные подразделения и регионы. Некоторые компании пытаются придерживаться единообразных правил, но только в определенных областях, таких как выбор авиакомпаний и гостиниц. Даже среди крупнейших корпораций с оборотом от 1 млрд долларов чуть больше половины пользуются полностью автоматизированными и интегрированными средствами контроля соблюдения правил. Хотя именно это в конце концов и требуется.
КПР входит в число процессов, которые часто автоматизируются в последнюю очередь. Вероятно, это связано со стремлением командированных сотрудников к независимости, а может и с их исключительной мобильностью, изначально затруднявшей автоматизацию КПР. Каковы бы ни были причины, экономический климат, сложившийся на протяжении последних 18 месяцев, постепенно вынуждает компании изменить свой подход к автоматизации КПР.
Забегая вперед, следующей проблемой для управления расходами станут мобильные компьютеры. Как командированные сотрудники, так и их руководители могут пользоваться мобильными устройствами, например Blackberry, для планирования и изменения своих поездок, подачи и обработки заявок на возмещение расходов, а также проверки и анализа КПР.
В заключение добавим, что хотя сокращение затрат по-прежнему крайне актуально, необдуманное сокращение командировочных расходов может создать серьезные риски для доходов и качества обслуживания клиентов, а оба этих фактора напрямую влияют на прибыль компании.
В конце концов, компании не заинтересованы в том, чтобы меньше контактировать со своими клиентами. Поэтому гораздо более разумный подход заключается в эффективном контроле КПР с помощью стратегии, в основе которой лежит всесторонняя автоматизация обработки заявок на возмещение расходов.
Ник Фэрон,
Infor
В сегодняшней экономике как возмещение расходов, так и контроль затрат на командировки и представительские цели приобретают особую важность. Но хотя многофункциональные системы управления расходами существуют уже давно, системы и процессы управления КПР до сих не автоматизированы в огромном множестве компаний.
Потребность в автоматизации управления КПР и возмещением расходов никогда не была столь велика. Экономический климат, сложившийся за последние 18 месяцев, максимально усложнил обеспечение здорового денежного потока. И хотя экономическая обстановка во многих странах Европы проявляет признаки улучшения, вряд ли можно рассчитывать на интенсивный рост, который позволит значительно нарастить доходы в ближайшем будущем. Это значит, что руководителям компаний остается лишь сосредоточиться на том, что находится под их контролем. Командировочные и представительские расходы относятся как раз к такой категории.
Руководителям, отвечающим за командировки, приходится особенно тяжело во время экономического кризиса. Практически во всех компаниях значительно сокращаются командировочные и представительские бюджеты. В некоторых компаниях были упразднены все необязательные командировки и представительские расходы, а в остальных сохранились лишь командировки к клиентам и командировки, необходимые для успешного ведения деятельности предприятия. Вне всяких сомнений, командировочные и представительские бюджеты за последние 18 месяцев были радикальным образом урезаны. Большинство командировок было заменено селекторными совещаниями, а процедуры утверждения командировок были усложнены.
Однако передовые корпорации придерживаются еще более всестороннего расхода. Компания Hackett Group недавно провела исследование систем управления КПР, по результатам которого выяснилось, что 70 % передовых международных корпораций пользуются автоматизированными инструментами. Для сравнения, в среднем только 30 % компаний пользуются такими системами.
Удивляет разница в затратах передовых и остальных компаний. По данным исследования, передовым компаниям обработка каждого отчета о расходах обходится на 4 доллара дешевле. Они тратят на 40 % меньше, чем компании, пользующиеся ручными процессами. Для компаний, ежегодно обрабатывающих тысячи отчетов о расходах, эта разница означает серьезную экономию. В крупной компании каждый месяц могут обрабатываться более 5000 заявок на возмещение расходов. Во многих других компаниях более 500 сотрудников регулярно ездят в командировки, и каждый месяц приходится обрабатывать не менее 1000 отчетов о расходах. И в этом случае налицо серьезная экономия. Но еще более существенно то, что эта экономия — мелочь по сравнению с экономией за счет обеспечения более точного соблюдения политик, систематического использования предпочитаемых поставщиков, повышения эффективности возврата НДС и других возможностей, которые дают автоматизированные решения.
Например, в одной компании 12 сотрудников занимались контролем КПР и возмещением затрат полный рабочий день, пока процессы были автоматизированы частично. После полной автоматизации эту же работу смогли выполнять 5 человек, что позволило сэкономить 7 рабочих мест.
И всё же сегодня в большинстве организаций процессы КПР до сих пор автоматизированы не полностью, хотя с учетом пристального внимания к затратам автоматизация и интеграция этих процессов заслуживают первоочередного внимания.
В своем недавнем исследовании систем автоматизации КПР аналитики Aberdeen Group выявили четыре фактора, способствующие внедрению программного обеспечения для автоматизации обработки заявок на возмещение расходов:
1. Сокращение бюджета, ставшее прямой реакцией на экономический кризис. Этот фактор был назван наиболее важным из всех перечисленных.
2. Непостоянство командировочных расходов.
3. Высокая стоимость обработки отчетов о командировочных расходах.
4. Потребность в соблюдении норм финансовой отчетности и требований регулирующих организаций.
Неудивительно и то, что в число сильных стимулов вошли повышение прозрачности и упрощение анализа расходов компании, а также более эффективный контроль соблюдения правил, — поскольку эти факторы позволяют ускорить ввод данных, утверждение отчетов и выплату возмещения.
Первый шаг руководства компании к анализу и контролю КПР часто заключается в оформлении корпоративных кредитных карт. Корпоративные карты часто позволяют напрямую привязать бронирование поездок к обработке отчетов о расходах.
Многие компании пошли еще дальше. Например, во многих компаниях обработка платежей уже интегрирована с управлением расходами на уровне финансовых систем. В некоторых компаниях в дополнение к этому системы создания отчетов и управления бюджетами интегрированы с решениями для управления расходами.
Однако настораживает тот факт, что столь мало компаний пользуется данными из своих систем КПР для оптимизации корпоративных закупок. Это серьезное упущение для любой организации, планирующей контролировать свои командировочные и представительские расходы. Систематический подход к управлению закупками на основе текущей и точной информации об использовании авиакомпаний, гостиниц и проката автомобилей позволяет значительно сократить командировочные и представительские расходы в кратчайшие сроки путем обеспечения оптимальных корпоративных условий и скидок.
Однако положительный эффект от работы отдела закупок может быть сведен на нет человеческим фактором. Задача отдела закупок заключается в создании четкого списка поставщиков услуг, к которым должны обращаться все командированные сотрудники. Однако у многих сотрудников, которые ездят в командировки, есть свои предпочитаемые авиакомпании и отели, не входящие в число утвержденных поставщиков услуг. Зачастую они нарушают правила, думая, что их компания от этого оказывается в еще более выгодной ситуации, но не зная, что тем самым они подвергают риску корпоративные скидки.
Это еще одна сфера, где управление КПР можно оптимизировать за счет реализации единообразных обязательных правил, заложенных в решение для автоматизированной обработки заявок на возмещение расходов. Почти половина респондентов в ходе недавнего опроса, проведенного Infor, указала, что в их компаниях есть корпоративные правила, однако их соблюдение обеспечивалось вручную. В таких ситуациях руководству непросто определить, насколько точно соблюдаются правила. В других компаниях управление КПР возложено на отдельные подразделения и регионы. Некоторые компании пытаются придерживаться единообразных правил, но только в определенных областях, таких как выбор авиакомпаний и гостиниц. Даже среди крупнейших корпораций с оборотом от 1 млрд долларов чуть больше половины пользуются полностью автоматизированными и интегрированными средствами контроля соблюдения правил. Хотя именно это в конце концов и требуется.
КПР входит в число процессов, которые часто автоматизируются в последнюю очередь. Вероятно, это связано со стремлением командированных сотрудников к независимости, а может и с их исключительной мобильностью, изначально затруднявшей автоматизацию КПР. Каковы бы ни были причины, экономический климат, сложившийся на протяжении последних 18 месяцев, постепенно вынуждает компании изменить свой подход к автоматизации КПР.
Забегая вперед, следующей проблемой для управления расходами станут мобильные компьютеры. Как командированные сотрудники, так и их руководители могут пользоваться мобильными устройствами, например Blackberry, для планирования и изменения своих поездок, подачи и обработки заявок на возмещение расходов, а также проверки и анализа КПР.
В заключение добавим, что хотя сокращение затрат по-прежнему крайне актуально, необдуманное сокращение командировочных расходов может создать серьезные риски для доходов и качества обслуживания клиентов, а оба этих фактора напрямую влияют на прибыль компании.
В конце концов, компании не заинтересованы в том, чтобы меньше контактировать со своими клиентами. Поэтому гораздо более разумный подход заключается в эффективном контроле КПР с помощью стратегии, в основе которой лежит всесторонняя автоматизация обработки заявок на возмещение расходов.
Ник Фэрон,
Infor
© Галактика, 2010
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2010
