Диадок

Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?

Если вас, вашего бухгалтера или ИТ-специалиста обяжут работать по новым правилам, изменят устоявшиеся процессы, будет явно некомфортно. Поэтому, как говорится, ешьте слона по кусочкам. Именно эту идею и поддерживают проекты с масштабированием.
Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?

Переход на обмен электронными документами (далее – ЭДО), как и изменение любого другого уже устоявшегося в компании процесса, сопровождается определенным стрессом. Представьте, каким ужасом для консервативного бухгалтера, который много лет работал с бумагой, вдруг станет отказ от нее! А вы сами смогли бы махом перевести все документы (договоры, письма, допсоглашения, акты, накладные, счета-фактуры и др.) в электронный вид? Согласитесь, если вас, вашего бухгалтера или ИТ-специалиста обяжут работать по новым правилам, изменят устоявшиеся процессы, будет явно некомфортно.

Поэтому, как говорится, ешьте слона по кусочкам. Именно эту идею и поддерживают проекты с масштабированием. Согласно им начинать внедрение ЭДО нужно с одного процесса, постепенно переходя на остальные. Развивать проект можно различными путями и по разным критериям, некоторые из них мы сейчас разберем.

Структура организации или группы компаний

Если внутри организации с филиалами (подразделениями) или внутри группы компаний ведется достаточно активный обмен документами, то проще всего начать переход на ЭДО именно с него. Например, можно выделить одного ответственного человека, который будет организовывать приобретение и установку сертификатов ЭП и СКЗИ, регистрацию в сервисе обмена. Таким образом, все работы будут вестись централизованно.

Как правило, все подразделения в составе группы компаний бывают подключены к одному оператору ЭДО СФ, поэтому вопрос о необходимости роуминга обычно не встает. Если правильно выстроить процессы обмена уже в самом начале проекта, позднее к данному вопросу можно не возвращаться. На следующем этапе все силы можно бросить на подключение контрагентов, с которыми ведется обмен документами.

Какие документы перевести в электронный вид?

Важно определить, какими видами документов обмениваются в первую очередь. По-крупному можно выделить формализованные и неформализованные документы. К формализованным на данный момент относятся первичные учетные документы:

  • счета-фактуры, в том числе исправленные и корректировочные;
  • товарные накладные;
  • акты выполненных работ;
  • универсальный передаточный документ, в том числе корректировочный.

По сути, формализованные документы – это первичные документы в XML-формате, закрывающие сделки. Их преимущество в том, что из XML можно вытянуть все нужные данные для их последующей автоматической загрузки в учетную систему или СЭД. Кроме того, такие документы можно без проблем представлять в электронном виде в налоговые органы, тогда как неформализованные электронные документы возможно представлять только в виде бумажных копий.

К неформализованным относят все остальные документы, и их немало. Выделим самые основные:

  • договоры, приложения к ним и допсоглашения;
  • письма;
  • акты сверок;
  • акты об установленных расхождениях;
  • акты выполненных работ и товарные накладные (в ряде случаев они тоже могут быть неформализованными) и др.

Когда мы говорим о межкорпоративном ЭДО, то отталкиваться стоит от процессов, поэтому комбинировать виды документов нужно следующим образом:

Первичные учетные документы:

  • товарные накладные, акты выполненных работ;
  • счета-фактуры;
  • универсальные передаточные документы;
  • акты об установленных расхождениях.

Договорные документы:

  • договоры;
  • приложения к договорам;
  • дополнительные соглашения.

Прочие документы:

  • письма;
  • уведомления;
  • справки;
  • отчеты.

С чего же начать? С тех документов, на которые тратится больше сил и времени при обработке, и эффект от перевода которых в электронный вид вы почувствуете быстрее всего. Как правило, это первичные учетные документы.

Конечно, можно использовать и другую логику – начать с простого. Например, перевести в электронный вид договоры и письма. С ними проще, потому что: нет формата, который может измениться; не будет резкого перехода с бумаги на электронный документ; для работы с форматом XML, как правило, требуется ещё и настройка интеграции с учетной системой. Суть в том, чтобы не начинать обмениваться всеми документами сразу, ведь в таком случае настраивать и контролировать придется несколько процессов одновременно. Лучше выбирайте те документы, перевод которых в электронный вид для вас актуален именно сейчас.
 

Количество и качество подключаемых контрагентов

Это одна из самых сложных тем, ведь не все контрагенты хотят что-то менять. Проще всего компаниям, которые имеют прямое влияние на своих контрагентов и могут диктовать им условия. В любом случае для эффективного подключения нужно составить общий список ваших контрагентов и рассортировать его по определенным критериям для удобного пошагового перевода на электронный обмен. Это могут быть крупные, мелкие и средние компании, лояльные и не очень, уже работающие с каким-либо оператором ЭДО СФ или нет, контрагенты по основной деятельности и по хозяйственной.

1.   Чтобы рассортировать контрагентов по нужным вам критериям, сначала лучше выяснить некоторую информацию. Например, проверьте контрагентов на лояльность. Для этого вы можете сделать рассылки с предложением обмена или обзвонить контрагентов. По итогам проделанной работы у вас будет достаточно информации. Кстати, можно уточнить у вашего оператора ЭДО СФ, оказывает ли он помощь в подключении. Если такая услуга есть, многое вам не придется делать самостоятельно.

2.   Далее проще всего начать работу с компаниями, уже подключенными к выбранному вами оператору ЭДО СФ (если такие есть). Их и подключать-то не нужно – просто начинайте обмен. Из оставшихся контрагентов в первую очередь стоит начать работу с наиболее лояльно настроенными, а параллельно можно выбрать несколько контрагентов, подключенных к другим операторам ЭДО СФ. Таким образом, начав, например, с десятка компаний, вы обкатаете процесс. При этом часть контрагентов положительно отнесутся к переходу на ЭДО, а с остальной частью вы начнете обмен через роуминг. Это будет так называемый пилотный проект (который, напомню, может заключаться в обмене и внутри группы компаний). Прочитать подробнее о ходе пилотного проекта, проходящего в интернет-магазине Wildberries, вы можете здесь.

3.   Затем можно приступать к массовому подключению оставшихся контрагентов, и, возможно, оператор ЭДО СФ вам тоже в этом поможет: подготовит текст рассылки, произведет обзвон, обучит новых пользователей, даст все необходимые консультации. А ответственный сотрудник будет этим процессом управлять. В Synerdocs, например, есть целая команда специально подготовленных людей, которые курируют проекты подключения. Кроме того, можно добавить информацию на ваш сайт, или сделать отдельную брендовую страницу с информацией о подключении.


Интеграция с учетными, биллинговыми и другими системами

Встраивание в существующий процесс может пройти как очень просто, так и вылиться в целый проект.

У большинства активных операторов ЭДО СФ уже есть готовые интеграционные решения с самыми распространенными системами (например, 1С, SAP, DIRECTUM). Если у разработчика вашего сервиса обмена уже есть такая интеграция с вашей системой, то останется только произвести настройки. Другое дело, когда готовой интеграции нет.

Первый путь – это бросить все силы на разработку, а остальные вопросы оставить на потом, но тогда сам проект растянется на длительный срок. Это не очень хорошо, ведь работы идут, ресурсы тратятся, а результата нет.

Второй путь – рассмотреть альтернативные варианты, и в то время, пока будут вестись работы по созданию интеграционного решения, уже начинать подключение и обмен. Во-первых, обмениваться электронными документами можно и в веб-клиенте оператора ЭДО СФ – простого инструмента, работа в котором не требует специального обучения. Во-вторых, у оператора ЭДО СФ может иметься и такое продвинутое решение, как, например, универсальный сервис интеграции, который избавит пользователей от ручного ввода документов в систему обмена. К тому времени, когда полноценное решение будет готово, у вас уже появятся реальные контрагенты, электронные документы и опыт работы с ними, а значит, и выгода от обмена.


Вместо заключения

Рассмотренные выше варианты постепенного перехода на электронный обмен можно использовать как отдельно, так и в комплексе. Всё зависит от особенностей вашей компании и контрагентов. Главное правило – не стоит сразу хвататься за все, ведь от качества внедрения и подключения зависит то, насколько приятно и эффективно будет обмениваться электронными документами вам и вашим контрагентам. Грубо говоря, хороший план избавит от расстройства желудка при поедании слона.

 
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs
synerdocs.ru

Комментарии на публикацию Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?

Гость
Тема/заголовок:
Комментарий: