Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?

В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.

Для начала хотелось бы классифицировать всю существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., - всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают.

Итак, данные бывают:

• - Структурированные
• - Неструктурированные

По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?

Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.).

Главным условием представления данных в структурированном виде -  наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.

Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.

Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляютнеструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.

Функции ЕСМ

В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:

• - Электронный документооборот (СЭД);
• - Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;
• - Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;
• - Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);
• - Управление web-контентом (WCM);

В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, прибавляются дополнительные модули управления данными. Так, например, в ECM системе «eDocLib: Актив Бизнес» реализованы функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также организовано управление заданиями и поручениями (Task management).

Отличие ЕСМ от СЭД

ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.

И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.

Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД, хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом.

© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2016