Прагматичный подход: как поставщик товаров для офиса заработал на ERP-системе

«Прагматик», крупный корпоративный поставщик товаров и услуг для комплексного обеспечения офисов, использует решения Microsoft Dynamics AX. Компания перешла на единую систему управления в 2011 году, чтобы оптимизировать управление продажами и закупочной деятельностью. Заявленные изменения были призваны поддержать органический рост предприятия и упрочить его позиции на высококонкурентном отечественном рынке офисных товаров. Компания «Прагматик» осуществила проект, получив ощутимые выгоды от внедрения уже в первые месяцы запуска решения. Во многом это стало возможно благодаря партнерству с консалтинговой командой Columbus.

Предпосылки внедрения

«Прагматик» работает с 50 тысячами клиентов по всей стране, выполняя свыше 1500 заказов ежедневно. Бесперебойные поставки и высокое качество обслуживания накладывают высокие требования к информационной системе управления. Много лет подряд в компании использовалось самописное решение. Однако объемы продаж «Прагматика» увеличивались с каждым годом, и система постепенно перестала отвечать нуждам растущего бизнеса. Руководство организации решило подыскать ему замену в виде полновесной ERP-системы. В результате тендера выбор пал на платформу Microsoft Dynamics AX. Для внедрения и поддержки новой информационной системы «Прагматик» пригласила специалистов международной консалтинговой компании Columbus. Для проекта было важно пригласить команду, обладающую достаточным опытом и экспертизой в сфере автоматизации торговых предприятий. Надежный партнер в лице Columbusбыл найден, сформировалась сильная проектная группа, и работа над новой корпоративной системой закипела.

Первые итоги внедрения

Новая информационная система управления поддержала ключевые области деятельности компании «Прагматик»: организацию поставок и продаж товаров для офиса, расчеты с партнерами и клиентами, планирование и управление запасами.  В рамках проекта ERP-система интегрирована с системой управления складом и системой управленческого и бухгалтерского учета.

Для взаимодействия с корпоративными заказчиками и партнерами в системе предусмотрены все необходимые инструменты: формирование заказов и скидок, резервирование продукции, контроль сроков и качества комплектации и доставки товара, управление возвратами. Платежные инструменты системы упростили контроль расчетов с поставщиками и клиентами торговой компании. Средства планирования Microsoft Dynamics AX снизили издержки компании в управлении цепочками поставок и сбытом. В общей сложности решение Columbus используют свыше 100 сотрудников «Прагматика».

В компании признают, что внедрение новой информационной системы управления качественно изменило работу компании. Яркий пример этому – повышение эффективности сотрудников колл-центра «Прагматик». С момента запуска MicrosoftDynamicsAX показатели компании выросли почти вдвое, то есть такое же количество заказов «Прагматик» выполняется гораздо быстрее и с меньшими затратами. Еще один интересный момент – сокращение срока оборачиваемости складских запасов, также в два раза. Сделать это удалось за счет использования доступных в ERP-системе инструментов сводного планирования и ввода в эксплуатацию новой системы управления складом.

Актуальные и достоверные данные о результатах деятельности компании «Прагматик» обеспечивают средства отчетности на базе Microsoft MS SQL Server. К примеру, сотрудники могут изучить данные продаж по каждой номенклатуре и клиентам за указанный период, получить сведения о графике поставок в разрезе единиц продукции, скорректировать план при необходимости, установить с учетом этих данных дополнительные скидки клиентам. С помощью системы сотрудники компании готовят оперативные отчеты по товародвижению, рассчитывают необходимое количество ресурсов для выполнения текущих и потенциальных клиентских заказов.

«Мы изначально выбрали стандартную стратегию анализа данных и работы с отчетами, и продолжаем ее придерживаться. Сделали хранилище данных в SQLServer, сделали кубы и подавляющее большинство отчетов. Инструменты Reporting Services и Sharepoint помогают визуализировать эти данные в различных форматах. Торговые представители работают с сервером отчетов удаленно», - рассказывает директор департамента информационных технологий компании «Прагматик» Михаил Козырев.

Развитие ERP-решения

Главная цель внедрения ERP-системы в компании «Прагматик» состояла в том, чтобы максимально автоматизировать процессы продаж и закупок, повысить тем самым производительность персонала и сократить совокупные затраты. Сопутствующие задачи проекта определялись спецификой работы организации. «Принципиальных изменений в системе с момента запуска мы не делали, скорее проводили и проводим реинжиниринг самих бизнес-процессов. Делаем их более эффективными, лучше отвечающими текущим потребностям бизнеса, в чем-то улучшаем, - поясняет Михаил Козырев.  - По сути это точечная автоматизация, происходящая вместе с развитием компании. Но развитием, совершающимся не революционным, а эволюционным путем».

К примеру, в ходе проекта по развитию возможности ERP-системы стали доступны сотрудникам, действующим вдали от основного офиса в Москве. «Мы организовали удаленный доступ к ERP-системе, и теперь наши торговые представители могут оперативно регистрировать новых клиентов, оформлять заказы, изменять условия поставки, - рассказывает Михаил Козырев. – С точки зрения функциональности это наиболее существенные изменения в системе с момента ее запуска. Повторюсь, остальные доработки –оптимизация работы решения, направленная на повышение эффективности наших операционных процессов».

Некоторые алгоритмы работы системы менялись кардинально, под реальные потребности бизнеса. «Прагматик» предлагает товары для офиса компаниям разных уровней. Одна из проблемных областей – взаимодействие с предприятиями со сложной организационной структурой. Крупные предприятия включают свыше 1000 подразделений, имеют несколько тысяч адресов доставки в различных регионах страны. С одной стороны, в системе надо учитывать интересы каждого отдельно взятого подразделения, с другой – определить условия работы с компанией в целом. Стандартных инструментов в ERP оказалось недостаточно, и проектная команда также модифицировала решение в части ценообразования и проведения маркетинговых акций.

Недавно специалисты «Прагматика» запустили новую версию интернет-магазина, полностью интегрированную с ERPMicrosoftDynamicsAX. «Конечно, это не интернет-магазин в классическом понимании, а корпоративный портал, где наши клиенты самостоятельно размещают заказы и отслеживают их исполнение, - поясняет Михаил Козырев. - Портал является дополнительным каналом коммуникации и взаимодействия с клиентами компании».

Работа с персоналом

Одна из типичных проектных сложностей состоит в неправильно организованном обучении сотрудников. В компании «Прагматик» к этому вопросу подошли особенно тщательно. «Проблем с обучением не было, - вспоминает Михаил Козырев. – Сотрудники очень ответственно подошли к этому процессу, быстро вникали в работу системы. Ключевой момент заключался в производительности труда. Наши изначальные опасения относительно того, что в первые месяцы после внедрения персонал будет работать намного медленнее, подтвердились еще в процессе обучения. Но в ходе подготовки к запуску мы постепенно вышли на тот же уровень производительности, а в дальнейшем констатировали ее резкое повышение. Люди полностью адаптировались к работе системы, и выполнение процессов резко ускорилось».

Новые сотрудники компании «Прагматик» обучаются на местах, то есть непосредственно в тех подразделениях, где работают. Освоение системы проходит достаточно быстро. В каждом подразделении действуют соответствующие инструкции и процедуры. Новичкам компании помогает специально созданная база знаний, она хранится на корпоративном портале Sharepoint. Портал также используется для обмена внутренней документацией подразделений. «Мы обогащаем этот методологический багаж знаний, документируя все изменения, которые происходят в системе и процессах, - поясняет Козырев. – Конечно, некоторые пользователи жаловались на некоторые неудобства работы системы. Когда мы запускали рабочее место продавца, опасались, что они не воспримут новый интерфейс. В мобильной версии мы постарались дополнительно его адаптировать. Это не предел мечтаний, но, по крайней мере, недовольства со стороны сотрудников у нас нет».

О взаимодействии с консультантами

После ввода системы у компаний часто возникает необходимость в повторном привлечении консультантов – на проекты поддержки и развития системы. К примеру, может понадобиться внести критичные изменения в работу решения, на выполнение которых у штатных специалистов не хватает ресурсов или компетенций.«Быстро подобрать подходящую команду под проект бывает довольно сложно. Например, наше решение отличается от стандартной версии Microsoft Dynamics AX, поэтому нам важно убедиться в том, что они хорошо разбираются в предметной области, понимают логику наших процессов.  Тогда и внесение изменений не затягивается», - поясняет Козырев.

В течение года после запуска системы в эксплуатацию специалисты Columbus оказывали «Прагматику» услуги технической поддержки. Сейчас компания обеспечивает работу ERP собственными силами. «Мы накопили должное количество знаний и опыта работы с решением, поэтому многие вопросы сейчас решаем сами. Мы очень пристально следим за производительностью нашей информационной системы. Одна из обязательных задач разработчиков еще на этапе проектирования - контролировать, чтобы внесенные изменения не замедляли работу решения. Такое периодически случается, но поскольку мы управляем этим процессом, существенных проблем, связанных с производительностью, у нас нет», - отмечает Козырев.

Отмечая роль консультантов Columbus в успехе проекта внедрения и развития ERP, Козырев подчеркнул, что их вклад бесценен. «Конечно, мы немало сделали для того, чтобы наши отношения были успешными с разных точек зрения. Подводя итоги проекта, вы можете смотреть только на стоимость внедрения или результат, а можете оценить работу целиком, разобрать, насколько хорошо организован каждый этап, каждый процесс. В этом отношении вклад специалистов Columbus в создание и доработку ERP-системы в компании «Прагматик» огромен. И с точки зрения выполнения целей и задач, которые мы решали в рамках внедрения, нашу историю можно считать очень успешной».

Что в заключение порекомендовать тем, кто только планирует проекты по внедрению Microsoft Dynamics AX? Михаил Козырев советует больше общаться с организациями, которые уже используют решение. «По сути это единственное, что может помочь. Мы шли именно таким путем. До внедрения я много встречался с коллегами, знакомился с их опытом. Все те проблемы, о которых они рассказывают, чаще всего неуникальны, отличают практически каждое внедрение. Если вы внимательно изучите их опыт и сделаете правильные выводы, сможете избежать серьезных ошибок. Могу отметить, что в каком-то смысле советы коллег способствовали отличному завершению нашего проекта».

© Columbus IT Partner, 2014
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2014