ГК «ВОЛХОВЕЦ» решает задачи бюджетного управления с IBM Cognos Express

Группа компаний «ВОЛХОВЕЦ», российский производитель межкомнатных дверей, подводит итоги проекта по автоматизации процессов бюджетирования на базе системы IBM Cognos Express. Проект осуществлялся с привлечением специалистов консалтинговой компании Columbus, партнером IBM по решениям для бизнес-аналитики.

Начало проекта совпало с формированием группы компаний «Волховец», в состав которой вошли две производственные фабрики и разветвленная сеть торговых представительств. Масштабная реорганизация убедила руководство холдинга в необходимости создания новой информационной системы бюджетного управления.

До образования группы компаний «Волховец» бюджетный цикл всех предприятий, будь то фабрика или торговое представительство, поддерживался стандартными офисными приложениями. Вся информация стекалась в планово-экономический отдел управляющей компании «как есть». Руководство холдинга было заинтересовано получать и структурировать необходимую информацию в режиме реального времени, чтобы тем самым повысить эффективность бюджетного планирования и ускорить принятие управленческих решений. Однако отсутствие единого подхода к подготовке и контролю бюджетов отдельных подразделений, различная степень детализации предоставляемых форм отчетности усложняли консолидацию данных по группе, не позволяя владеть актуальными данными о финансовом состоянии организации.

«Объединение разрозненных активов в единую группу требовало от нас повысить прозрачность бюджетного процесса на всех уровнях компании. Мы попросту переросли возможности Excel, - подчеркивает Алёна Марчук, руководитель проекта ГК «Волховец». – Ручной сбор и обработка финансовой информации, поступавшей из нескольких источников, оказались слишком трудоемкими и затратными по времени. К тому же прежние средства учета обладали ограниченным функционалом в части работы с аналитическими кубами. Взвесив все «за» и «против», мы решили перейти на полнофункциональную систему бюджетирования. Провели тендер и по его итогам предпочли широко признанный в мировой практике программный продукт IBM Cognos Express».

Первичное знакомство специалистов «Волховец» с возможностями системы состоялось в рамках трехдневного курса обучения, проведенного Columbus. За это время сотрудники финансового департамента производственной компании смогли опробовать базовые инструменты IBM Cognos Express, посмотреть, как строятся отчеты по кубам, оценить простоту и удобство интерфейса для своих пользователей. Решение на платформе IBM Cognos Express в полной мере подходило заказчику и по функционалу, и по стоимости, поэтому конечный выбор был сделан именно в пользу этого программного продукта.

Проектная команда состояла преимущественно из специалистов финансового департамента группы компаний «Волховец». В рамках внедрения была выстроена новая бюджетная модель холдинга. Благодаря инструментам IBM Cognos Express, унификации форм бюджетов и финансовых отчетов в компании упростились процедуры сбора и консолидации имеющихся данных. Методология и регламенты планирования бюджетов устраивали руководство ГК «Волховец» и остались практически неизменными. Помимо снижения трудоемкости работы финансовых специалистов, компания сумела устранить риск возникновения ошибок, неизменно сопровождающих ручной ввод и обработку информации. В процессе развертывания системы консультант Columbus познакомил сотрудников финансового департамента ГК «Волховец» с основами информационной безопасности, принципами настройки прав доступа и пользовательских ролей в системе.

Экспертиза проектной команды ГК «Волховец», включающая основных руководителей и специалистов финансового департамента, позволила завершить внедрение IBM Cognos Express в установленные сроки. Результаты проекта оказались предсказуемо положительными и говорят сами за себя. Сотрудники компании готовят бюджет в разрезе всех подразделений и группы по трем основным формам: бюджету доходов и расходов, движения денежных средств и баланса.

Бюджет нового 2013 года ГК «Волховец» был сформирован в новой системе. Благодаря использованию IBM Cognos Express в разы повысилась скорость и качество сбора и обработки финансовых показателей холдинга, что благоприятно сказалось на оперативности всего бюджетного процесса. Планирование годового бюджета по группе «Волховец» в прошлом году занимало около 3 месяцев, в то время как в нынешнем году финансовый департамент справился с этой задачей всего за 3,5 недели. Новая система также позволила холдингу упростить согласование и корректировку краткосрочных операционных бюджетов.

Благодаря средствам IBM Cognos Express финансовые менеджеры ГК «Волховец» осуществляют план-факт анализ исполнения бюджетов и готовят консолидированную отчетность по всей группе. «С помощью системы ГК «Волховец» замкнула в единый цикл ключевые процессы бюджетирования, получила инструменты для расчета статей в различных аналитических разрезах, полностью исключив трудоемкую ручную обработку данных и повысив достоверность финансовой информации, – делится итогами внедрения Алёна Марчук, руководитель проекта ГК «Волховец». – Финансовый департамент ежемесячно формирует в IBM Cognos Express управленческую отчетность по доходам и расходам группы в разрезе бизнес-единиц, может прогнозировать возможные отклонения показателей бюджета при изменении условий деятельности предприятий. В настоящее время мы настраиваем механизмы оперативного сбора фактических данных».

«Волховец» и Columbus продолжают сотрудничество в рамках проекта внедрения корпоративной информационной системы на платформе Microsoft Dynamics AX. После запуска ERP-системы в промышленную эксплуатацию ведение и контроль бюджетов на разных уровнях управления группы компании приобретет сквозной характер, что способствует повышению её финансовой устойчивости.