Пришло время ERP-системы в государственном секторе

Российское бизнес-сообщество довольно рано, по отечественным меркам, осознало необходимость применения подобных систем для повышения собственной конкурентоспособности в условиях рынка. Статистика показывает, что более всего ERP-системы востребованы в компаниях, работающих в сферах страхования и финансов. Однако вопросы взаимоотношений с клиентами, грамотного бюджетирования и общей оптимизации структуры становятся всё более актуальными и для организаций и учреждений государственного сектора.

С точки зрения причин и мотивов, побуждающих госорганизации прибегать к использованию ERP-систем,  их можно разделить на две основные категории.

Первую составляют учреждения культуры, здравоохранения и образовательного профиля, перед которыми маячит перспектива перевода на частичное или даже полное самофинансирование. Это означает, что государственные субсидии станут лишь одним из источников пополнения бюджета учреждения, причём, не обязательно самым значительным. Дополнительные, необходимые для полноценной работы учреждения, средства, а, следовательно, и клиентов, придётся искать самостоятельно. Это неизбежно ведёт к необходимости борьбы за повышение конкурентоспособности предоставляемых услуг.

В данном случае хорошим стартовым шагом по решению проблемы станет информатизация рабочих процессов, позволяющая подобным государственным организациям адаптироваться к жёстким условиям рынка. Важной составляющей такого перехода является внедрение CRM – системы управления взаимоотношениями с клиентами. Она может быть как частью полноценной ERP-системы, так и отдельным модулем, который будет интегрирован в систему позднее. Это свойство позволяет гибко подойти к соотношению потребностей и ресурсов заказчика. Такие возможности предоставляет, например, система Microsoft Dynamics AX.

Вторую группу составляют предприятия, полностью дотирующиеся из госбюджета и выполняющие конкретные целевые заказы государства. В эту категорию входят, главным образом, органы федеральной власти и местного управления: федеральные министерства, службы, агентства, государственные фонды, республиканские, городские и областные администрации и т.п. Они, как правило, не зависят в своей деятельности от непосредственного взаимодействия с клиентами, так что в этом случае решающим становится другой фактор – оптимизация рабочих процессов и имеющихся ресурсов, а также их распределения. Это особенно актуально для излишне бюрократизированных учреждений, с громоздкой сложносочиненной структурой. Именно информатизация часто является единственным выходом в условиях вынужденного сокращения штатов или требований ускорения рабочих процессов.

Кроме того, к организациям госсектора, в том числе под влиянием антикоррупционной кампании, развернувшейся в нашей стране в последние годы, были существенно ужесточены требования по финансовой отчётности и общей эффективности расходования целевых средств. Соответствовать этим требованиям также помогает внедрение ERP-системы.

На первый план здесь выходит грамотное бюджетирование, ориентированное на результат, а также оперативное и качественное составление регламентированной отчётности для контролирующих органов. Ведь именно это, вкупе с такими факторами, как целевое финансирование, сметное расходование денежных средств и вертикальная структура бюджетной системы, составляет специфику таких учреждений и в корне отличает их от бизнес-структур. Фактически, в данном случае имеет место обратная ситуация, когда главным стимулом для совершенствования рабочих процессов в организации является не конкурентоспособность на рынке, а ответственность перед непосредственным и единственным заказчиком услуг – государством.

Внедрение ERP-системы позволяет добиться продуктивного и грамотно организованного процесса управления, позволяет обеспечить бюджетирование в полном соответствии с законодательством РФ, упростить процедуры подготовки отчётности, усилить контроль за работой подведомственных учреждений, эффективнее использовать существующую инфраструктуру в учреждениях госсектора.

Такие системы информатизации работы предприятия, как Microsoft Dynamics AXпроверены временем и представляют собой пошаговую и максимально проработанную эволюцию программных продуктов мирового уровня по управлению ресурсами предприятия. Важным преимуществом является возможность бесшовной интеграции с большим количеством других приложений и модулей, а также простой в использовании и привычный многим пользователям интерфейс – весьма немаловажный факт, если учесть, что определённую часть сотрудников учреждений госсектора составляют люди консервативных взглядов, которым непросто адаптироваться к переменам.

Каковы же результаты внедрения ERP-систем в госучреждениях?

В организациях и органах государственной власти разного уровня, где первостепенное значение имеет процесс формирования и исполнения бюджета в соответствии с государственными заказами, внедрение ERP-системы позволяет оптимизировать и существенно ускорить работу со сметами. В частности, внедрить механизм быстрого создания сметы, сбора, согласования, утверждения и изменения смет. Система автоматизирует учёт государственных и муниципальных контрактов, а также учёт и распределение бюджетных обязательств и лимитов по ним. Всё это непосредственным образом влияет на увеличение скорости и улучшение качества отчётности по расходованию бюджетных средств.

Из ключевых преимуществ также стоит особенно выделить автоматизацию механизма взаимодействия с подведомственными учреждениями, в рамках которой создаётся портал для обмена информацией (сметы, отчетность, НСИ), механизм автоматизированного приема отчетности от подведомственных учреждений, хранение и актуализация полученной информации.

Если в бизнесе система планирования ресурсов предприятия позволяет быстро адаптироваться к изменениям на рынке без ущерба для производительности, то в случае с госсектором это свойство оказывается весьма полезным, когда речь идёт об изменениях в соответствующем законодательстве, регламентирующем его деятельность. В российских реалиях быстрое и адекватное реагирование на подобные изменения часто является залогом успешного выполнения учреждением госсектора поставленных перед ним задач. Вкупе с другими факторами это обстоятельство сегодня всё чаще стимулирует госорганизации к внедрению ERP-систем.

Лучшая практика

Microsoft Dynamics AX с успехом применяется администрацией одного крупного города в США. При внедрении системы основной упор делался на введение функций аналитики и автоматизации в бюджетной сфере, переход на безбумажный документооборот, аккумуляцию и хранение больших объемов информации. Благодаря ERP городу удалось значительно улучшить эффективность работы своих финансовых подразделений, при этом сократив их численность на 25%. Также значительно увеличилась скорость согласования и утверждения счетов, теперь на это требуется в среднем 5-6 дней, а не 60 как раньше.

Андрей Тимошин
©Компания НОРБИТ
Для 12NEWS

© НОРБИТ, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013